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（通用）物業(yè)檔案管理制度15篇
在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，很多情況下我們都會(huì )接觸到制度，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編為大家整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
物業(yè)檔案管理制度1
檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。
1.所有文檔實(shí)行統一管理，并指派專(zhuān)人負責;
2.所有收、發(fā)文件由專(zhuān)人統一登記，文件傳閱后應及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;
3.對性質(zhì)不同的.文件，實(shí)行分類(lèi)立卷保管，以便日后查找;
4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經(jīng)上級領(lǐng)導同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;
6.對欲銷(xiāo)毀文件必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理批準后進(jìn)行銷(xiāo)毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。
物業(yè)檔案管理制度2
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的'由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
物業(yè)檔案管理制度3
提要:
檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規律體系為指導，導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規和業(yè)主需求為基礎，建立科學(xué)、規范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規范化、技術(shù)化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學(xué)化、規范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學(xué)化、規范化的檔案管理是提供專(zhuān)業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎，能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導和服務(wù)。
本公司素以嚴格規范的管理而著(zhù)稱(chēng)，在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中，我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結合的路線(xiàn)。常言道:'沒(méi)有規矩，不成方圓'，必要的`規章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區域的管理與服務(wù)走上正軌，實(shí)現標準化、規范化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據，并在多年的實(shí)踐運作中反復補充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地說(shuō)，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準則和依據，其總體涵蓋:公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規范。二是專(zhuān)門(mén)針對某某區行政中心物業(yè)服務(wù)項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責描述、各類(lèi)人員職能規范、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項目完善內部機制，造就一支高素質(zhì)、高績(jì)效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率，提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關(guān)的法律法規，所有管理制度的建立，均以法律法規及物業(yè)管理委托合同為基礎，物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務(wù)進(jìn)行細化，并使之制度化、規范化，以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規定的義務(wù)。
2、在建立某某區行政中心物業(yè)管理內部管理制度時(shí)，以我公司現有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎，結合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求，并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對整個(gè)規章制度體系作適當的修訂和整合，使整套規章制度體系更切合實(shí)際，操作性更強。
3、規章制度注重服務(wù)、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務(wù)各項責任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績(jì)效考核評估具有標準尺度和依據，又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個(gè)環(huán)節，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規范的運作，協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行，需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現。某某區行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進(jìn)行的，對相關(guān)記錄進(jìn)行規范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員，對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、系統的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)
1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據，做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過(guò)適應性修改，形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關(guān)規章制度的各種現場(chǎng)記錄補充到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。
3、xx區行政中心是某某區政府的首腦機關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進(jìn)行。
物業(yè)檔案管理制度4
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機關(guān)或本系統單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現或已經(jīng)出現了問(wèn)題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現行政法規和規章,轉發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì )議通知'、'任免通知'。
(4)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)等用'報告'。
(5)請示:請求上級機關(guān)對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時(shí)用'請示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規及信息
(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì )會(huì )刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專(zhuān)業(yè)信息、刊物及法規匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)書(shū)籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門(mén)的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規;
(7)可從報刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應統一領(lǐng)導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導和檢查,各職能部門(mén)分層管理本部門(mén)的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門(mén)的.利用;
(6)必須按檔案分類(lèi)項目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類(lèi)方法主要有:部門(mén)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法、材料性質(zhì)分類(lèi)法、人物分類(lèi)法和時(shí)間分類(lèi)法。各部門(mén)應根據自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類(lèi)方法。
b、檔案分類(lèi)項目一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對歸類(lèi)界限不明確的材料,可根據材料與類(lèi)目的密切程度進(jìn)行歸類(lèi)。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對無(wú)主題的材料應擬定確切的標題;
b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進(jìn)行先后排列;
c、填寫(xiě)材料目錄表,其主要內容有:順序號、發(fā)文部門(mén)、標題、文號和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(cháng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點(diǎn)保存,并按類(lèi)上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應保存的基本材料有:會(huì )議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶(hù)/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財務(wù)憑證、帳冊、報表;財產(chǎn)和物資單據;各類(lèi)經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
物業(yè)檔案管理制度5
一、物業(yè)管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及設備設施及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專(zhuān)人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權人士,方可代為執行以上事務(wù)4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時(shí)一周。
實(shí)行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規定從重處罰,并由當事人個(gè)人承擔導致的全部法律責任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗收合格文件;3.)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續;2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;3、業(yè)戶(hù)資料:
1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊等統一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規章制度及裝修規定等;
3.)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設備維修保養類(lèi):
1)各類(lèi)設施設備要有專(zhuān)門(mén)的`維修保養制度及應急措施;2)各類(lèi)設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單,維修后應有回訪(fǎng)記錄;
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門(mén)水質(zhì)檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類(lèi):
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì )議記錄(包括內部會(huì )議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì )的會(huì )議)
(八)依據《中華人民共和國國檔案法》,結合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門(mén)管理,專(zhuān)人負責檔案管理工作。
公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負責將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應有部門(mén)主管領(lǐng)導的簽認。
3、文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規定程序符合立卷標準要求,及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取補救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次,已到保管期限,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱。
確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度6
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負責。
2.客戶(hù)資料按單元號一戶(hù)一檔建立，按樓層統一存放在客戶(hù)檔案文件柜內。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話(huà)、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的標牌須與檔案內現客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設置客戶(hù)檔案管理系統，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度
一。制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三。適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的'工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項
1. 及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
物業(yè)檔案管理制度7
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設備、設施的現狀,確保物業(yè)、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類(lèi)物業(yè)、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門(mén)主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規則(見(jiàn)附件1)
7部門(mén)檔案內容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務(wù)部:財務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車(chē)輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專(zhuān)人負責,任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門(mén)主管以上人員,只能借閱本部門(mén)資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復印資料的只可復印本部門(mén)資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的'完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號規則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監督。
10.2本規定修訂權在公司。
10.3本規定從二零零四年六月一日實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度8
為了加強物業(yè)檔案科學(xué)化、規范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規、規章特指定檔案管理制度。
1、公司應加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內容。
2、設立相應的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職人員和必要的專(zhuān)用庫房、裝具設備等，對物業(yè)檔案實(shí)行集中統一管理。
3、按規定整理、保管本單位本部門(mén)形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統。
5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來(lái)源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門(mén)負責整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應建立各類(lèi)檔案總目錄、分類(lèi)目錄和微機查詢(xún)目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門(mén)要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等情況的統計。
9、凡需銷(xiāo)毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)物業(yè)檔案所有權人，物業(yè)檔案管理人員的`鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊，提出銷(xiāo)毀報告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專(zhuān)用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時(shí)修復，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門(mén)或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷(xiāo)毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導批準并填寫(xiě)借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。
物業(yè)檔案管理制度9
第一章擬建立的規章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括xxxx
二、擬建立的內部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務(wù)管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件
包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設計開(kāi)發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場(chǎng)地工作手冊、營(yíng)業(yè)文娛場(chǎng)所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶(hù)入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶(hù)意見(jiàn)的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪(fǎng)工作手冊、住戶(hù)檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門(mén)衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng )物業(yè)優(yōu)秀規劃等。詳細內容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件
因數量達幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內容
檔案建立的內容包括:業(yè)主入伙資料;客戶(hù)家庭資料;客戶(hù)聯(lián)系電話(huà):包括:正常情況下的聯(lián)系電話(huà)和緊急情況下的聯(lián)系電話(huà),如家庭電話(huà)、單位電話(huà)、手機、呼機、e-mail地址等;客戶(hù)室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過(guò)程情況記錄、管線(xiàn)變動(dòng)情況等;客戶(hù)日常維修資料包括:維修、維修回訪(fǎng)等記錄情況;客戶(hù)反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、客戶(hù)投訴及處理記錄、客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統計記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施
客戶(hù)檔案資料是在客戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內容包括客戶(hù)的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養維修情況等。
1、客戶(hù)檔案的收集
設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶(hù)檔案進(jìn)行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行客戶(hù)一戶(hù)一檔。
2、客戶(hù)權籍資料管理
從客戶(hù)入伙開(kāi)始,應著(zhù)手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶(hù)權籍狀況,為客戶(hù)需求提供服務(wù)。
3、客戶(hù)檔案的`整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據資料內容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶(hù)檔案的歸檔
鳳凰城小區管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶(hù)管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶(hù)檔案的管理
客戶(hù)檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時(shí)追究有關(guān)人員的責任�？蛻�(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時(shí)應防止電腦病毒侵入。
第二節房屋管理與維修養護
1.主出入口設有小區平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶(hù)門(mén)標號標志明顯。
2.無(wú)違反規劃亂搭亂建,無(wú)擅自改變房屋用途現象。
3.房屋外觀(guān)完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無(wú)脫落、無(wú)污跡。
4.戶(hù)外招牌、廣告牌、霓虹燈按規定設置,保持整潔、統一、美觀(guān),無(wú)安全隱患或破損。
5.封閉陽(yáng)臺統一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝
戶(hù)外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽(yáng)蓬等。
6.空調安裝位置統一,冷凝水集中收集,支架無(wú)銹蝕。
7.房屋裝飾裝修符合規定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線(xiàn)和損害他人利益的現象。
1)住戶(hù)裝修申請表、裝修責任書(shū)(見(jiàn)業(yè)主分戶(hù)檔案)
2)裝修現場(chǎng)巡查記錄表(見(jiàn)工程巡查記錄)
第三節共用設施設備管理
1.共用配套設施完好,無(wú)隨意改變用途。
2.共用設施設備運行、使用及維護按規定要求有記錄,無(wú)事故隱患,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和維護人員嚴格遵守操作規程與保養規范。
1)設備運行維修工作程序
2)設備巡查記錄
3)設備保養記錄
3.室外共用管線(xiàn)統一入地或公共管道,無(wú)架空管線(xiàn),無(wú)礙觀(guān)瞻。
4.排水、排污管道通暢,無(wú)堵塞、外溢現象。
5.道路通暢,路面平整,井蓋無(wú)缺塊,無(wú)丟失,路面井蓋不影響車(chē)輛行人通行。
6.制定供電系統管理措施并嚴格執行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規定,路燈、樓道等公共照明完好。
1)電室管理規定
2)配電系統工作內容及操作程序
3)路燈、樓道等公共照明設備完好
第四節安防、消防、車(chē)輛管理
1.小區基本實(shí)行封閉式管理
1)小區實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料
2)治安管理規定
3)門(mén)衛管理規定
2.有專(zhuān)業(yè)護衛隊實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護衛熟悉小區的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語(yǔ)規范、認真負責。
1)護衛部工作、內務(wù)條令
2)護衛崗位職責
3)各種工作記錄、資料照片
�、抛o衛值班記錄
�、谱o衛訓練記錄
�、且归g巡查記錄
�、葋�(lái)訪(fǎng)登記表
�、勺o衛培訓日程、訓練記錄及資料
�、首o衛工作考核、巡查、評分統計資料
�、俗o衛基礎知識考核答卷
�、套o衛文明值勤,裝修巡查等資料
3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施
1)警示牌標識卡等
2)突發(fā)事件及異常情況處理措施
3)常見(jiàn)治安刑事案件及處理措施
4)常見(jiàn)的幾種可疑情況及處理措施
5)緊急情況記錄表
4.消防設備設施完好無(wú)損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應急方案
1)消防管理制度
2)火警、火災應急方案
3)消防通道暢通
4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料
5)護衛隨時(shí)巡查營(yíng)業(yè)房消防設施
6)義務(wù)消防隊員消防演練
5.機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度完善,管理責任明確,車(chē)輛進(jìn)出有登記。
1)機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理規定
2)機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)登記
3)護衛巡邏記錄
4)護衛工作考核標準
5)交通指揮管理規范有序
6.非機動(dòng)車(chē)輛管理制度完善,按規定位置停放,管理有序。
1)非機動(dòng)車(chē)管理規定
2)按規定位置停放、管理有序
3)護衛工作考核標準
第五節環(huán)境衛生管理
1.環(huán)衛設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。
1)環(huán)衛設備臺帳
2)垃圾箱、果皮箱
3)清潔工作清潔小區環(huán)境衛生資料
2.清潔衛生實(shí)行責任制,有專(zhuān)職的清潔人員明確的責任范圍,實(shí)行標準化保潔。
1)清潔衛生工作標準及考核辦法
2)清潔衛生工作考核表
3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛生消毒滅殺
1)消毒滅蠅工作資料
2)定期投鼠藥資料
4.房屋共用部位共用設施設備無(wú)蟻害。
5.小區內道路等共用場(chǎng)地無(wú)紙屑、煙頭等廢棄物,小區內衛生照片等資料。
6.房屋共用部位保持清潔,無(wú)亂貼、亂畫(huà)、無(wú)擅自占用和堆放雜物現象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。
7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛生標準,無(wú)亂設攤點(diǎn)、廣告牌和無(wú)亂貼、亂畫(huà)現象。
8.無(wú)違反規定飼養寵物、家禽、家畜。
9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無(wú)污染。
第六節綠化管理
1.小區內綠地布局合理,花草樹(shù)木與建筑小品配置恰當。
2.綠地無(wú)改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現象。
3.花草樹(shù)木長(cháng)勢良好,修繕整齊美觀(guān),無(wú)病蟲(chóng)害,無(wú)折損現象、無(wú)斑禿。
4.綠地無(wú)紙屑、煙頭、石塊等雜物。
第七節精神文明建設
1.意義,健康向上的社區文化活動(dòng),創(chuàng )造條件,積極配合,支持并參與社區文化建設。
a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料
1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規宣傳教育資料
2)建立業(yè)主產(chǎn)權區域建設,愛(ài)護小區公共設施資料
b小區安全文明消防宣傳欄告示檔案資料
c小區住戶(hù)參與文化娛樂(lè )活動(dòng)資料
d培訓護衛消防安全知識,培訓資料
第八節管理效益
1.管理服務(wù)費收繳率為98%以上
1)20xx年xx月至,收費報表
2.提供便民有償服務(wù),開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng),便民服務(wù)項目資料及照片。
1)20xx年xx月--20xx年月的財務(wù)報告
3.本小區物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)狀況。向小區住戶(hù)公布物管費收支報告
資料
a業(yè)主檔案資料的內容
1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件
2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件
3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議
4]室內裝修管理協(xié)議書(shū)
5]消防安全責任書(shū)
6]業(yè)主裝修檢查記錄表
7]室內裝修申報表
8]裝修申報所提供的平面圖、管線(xiàn)圖等
9]裝修違規的整改通知書(shū)
10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書(shū)面協(xié)議
11]業(yè)主在物業(yè)使用過(guò)程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄
12]其它
物業(yè)檔案管理制度10
第一章總則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;
4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責。
第二章人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門(mén)的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規定，互相配合，認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。
3、考核材料(如試用期滿(mǎn)考核鑒定、見(jiàn)習期滿(mǎn)考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。
4、各類(lèi)證書(shū)復印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書(shū)復印件;②各類(lèi)資格證書(shū)復印件;③身份證復印件;④職務(wù)聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會(huì )職務(wù)情況<原件或復印件>等)。
7、承諾書(shū)、勞動(dòng)合同(應做到文本齊全完整，時(shí)間連續及時(shí))、各類(lèi)因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書(shū)等。
8、各類(lèi)審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內的`員工個(gè)人年度工作總結或述職報告、各類(lèi)培訓總結、培訓成績(jì)、出國培訓總結等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第九條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，在形成正式材料后的一個(gè)月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，要及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補送材料或補辦手續。形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理。
第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應歸檔的材料。同時(shí)，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關(guān)，及時(shí)入卷歸檔。
第十二條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔，則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章人事檔案的保管
第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設專(zhuān)人妥善保管，不得泄密。
第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進(jìn)行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現丟失或問(wèn)題，應及時(shí)查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩
第十五條檔案移交要填寫(xiě)清單，交接雙方應共同清點(diǎn)并簽字留據。
第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。
第十七條檔案管理人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。
第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實(shí)到位。
第十九條檔案庫房是機要重地，無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。
第二十條逐步實(shí)現員工檔案管理工作的科學(xué)化、現代化。
第四章人事檔案的查閱和借用
第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時(shí)，應寫(xiě)明原因并經(jīng)執行總裁批準同意方可。
第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無(wú)誤后，寫(xiě)明材料出處和時(shí)間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。
第五章人事檔案的轉遞
第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過(guò)程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現絲毫的差錯。
第二十五條人員內部調動(dòng)，檔案轉遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。
第二十六條檔案轉遞必須填寫(xiě)《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過(guò)機要轉遞或由檔案管理員專(zhuān)程送取，嚴禁個(gè)人攜帶。對個(gè)人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應拒絕接收。
第二十七條轉遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。
第二十八條對轉進(jìn)的檔案在核對無(wú)誤后，及時(shí)將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。
第二十九條對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問(wèn)題的要追究、當事人和有關(guān)管理人員的責任。
第六章
附則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責解釋。
物業(yè)檔案管理制度11
一、物業(yè)管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專(zhuān)人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權人士，方可代為執行以上事務(wù)
4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的'各類(lèi)物業(yè)管理公司規章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告，應限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規定從重處罰，并由當事人個(gè)人承擔導致的全部法律責任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗收合格文件;
3)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續;
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;
3、業(yè)戶(hù)資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊等統一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規章制度及裝修規定等;
3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設備維修保養類(lèi):
1)各類(lèi)設施設備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養制度及應急措施;
2)各類(lèi)設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單，維修后應有回訪(fǎng)記錄;
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門(mén)水質(zhì)檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類(lèi):
1)正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì )議記錄(包括內部會(huì )議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì )的會(huì )議)
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設備值班與巡檢記錄
x管理工作計劃與報告
x工程設備管理計劃與報告
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函
x用戶(hù)報修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養工作情況記錄
物業(yè)檔案管理制度12
第一條總則
1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括:國家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實(shí)行集中統一管理。
第二條檔案管理架構
1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類(lèi):
1.文書(shū)類(lèi)檔案
1)政府部門(mén)各類(lèi)文件
2)公司對外、對內各類(lèi)正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類(lèi)
1)設備設施檔案
2)招投標檔案
3.財務(wù)類(lèi)檔案
4.合同類(lèi)檔案
5.公司各類(lèi)證照
6.影音類(lèi)文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負責人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規定分類(lèi)、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項目)部門(mén)或管理處+案卷號
如:20xx/市場(chǎng)/001
2)工程類(lèi)檔案:年度+項目+檔案分類(lèi)+案卷號
如:20xx/百事可樂(lè )/項目/001
3)財務(wù)類(lèi)檔案:會(huì )計年度設置
4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計算機軟盤(pán)、光盤(pán)要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤(pán)數、序號等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負責人批準。
4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的'檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密?chē)栏駡绦袡n案保密制度，采取相應保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監銷(xiāo)，防止泄密。
4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門(mén)另行制定。
物業(yè)檔案管理制度13
1)管理好物業(yè)工程設施時(shí)關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設備的使用價(jià)值。
2)物業(yè)工程設施須實(shí)行檔案管理制度,對設備的'原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設備系統的資料,如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統原始發(fā)票、收據、用戶(hù)手冊以及售后服務(wù)卡等。
c)設備系統中重點(diǎn)部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動(dòng)員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設備管理水平。
5)對于住宅小區物業(yè)工程設施管理在做到“三好、四會(huì )、五定”。
a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會(huì ):即是對設施使用、會(huì )保養、會(huì )檢查、會(huì )排除故障。
c)五定:即對設施進(jìn)行潤滑、通風(fēng)、清潔、檢修時(shí),做到定點(diǎn)、定人、定崗、定時(shí)和定責。
6)住宅小區工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟、;合理、實(shí)用”的原則。
b)盡可能采用節能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養管理隊伍的創(chuàng )新精神,維護業(yè)主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開(kāi)展工作,做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶(hù)使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養職業(yè)道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專(zhuān)業(yè)操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進(jìn)行現場(chǎng)操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應崗位要求。
物業(yè)檔案管理制度14
●檔案管理規定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監督保管,內務(wù)管理員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調職時(shí),應向接任者辦理移交手續,經(jīng)認可后方可離開(kāi)。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書(shū)面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實(shí)情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的,公司將視情節追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
●小區管理保密規定
1、公司、物業(yè)內部資料,業(yè)主、住戶(hù)單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話(huà)、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業(yè)主/住戶(hù)個(gè)人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶(hù)及員工資料統一存放在辦公室文件柜內,由內務(wù)管理員專(zhuān)人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業(yè)主/住戶(hù)的聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類(lèi)規章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動(dòng)為公司和小區住戶(hù)保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執行保密規定不當,致使公司、業(yè)主/住戶(hù)或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個(gè)人承擔導致的全部法律責任。
●小區檔案資料
1、小區驗收檔案:
1)小區土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區各類(lèi)設備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門(mén)驗收合格文件。
3)小區機電設備保養合約。
4)小區公共區域設施設備驗收記錄。
5)小區公共區域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區二次裝修檔案:
1)住戶(hù)二次裝修圖紙及審批手續。
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料。
3、住戶(hù)資料:
1)小區住戶(hù)入伙資料。
2)小區住戶(hù)情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。
4、小區管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶(hù)手冊。
2)小區各類(lèi)管理規章制度及裝修管理規定。
3)小區各項管理分包合約。
5、小區設備維修保養資料:
1)各類(lèi)設施設備專(zhuān)門(mén)的維修保養制度和應急措施。
2)各類(lèi)設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶(hù)維修報修單及維修后的'回訪(fǎng)記錄。
6、小區設施設備檢測:
1)電梯有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區避雷系統有定期檢測報告。
4)小區其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區管理費收繳情況。
3)公司管理費財務(wù)報告。
4)會(huì )議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤(pán)、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當的保管、儲存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專(zhuān)人按照規定設置子目錄進(jìn)行分類(lèi)管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類(lèi),并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應及時(shí)調整目錄的有關(guān)數據,以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定,其他未經(jīng)授權者無(wú)權決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以?xún)热莘诸?lèi),逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專(zhuān)人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類(lèi)明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
物業(yè)檔案管理制度15
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實(shí)記錄，計算機系統對原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專(zhuān)職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類(lèi):依據美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側重。在管理過(guò)程中，注重對原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類(lèi)和補充，使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶(hù)全面的.原始資料，并對陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶(hù)管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。
檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤(pán)儲存系統;做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò )。
區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類(lèi)檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報告
e.工程合同開(kāi)
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會(huì )審記錄
i.工程設計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀(guān)察記錄
l.竣工驗收證明書(shū)
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)
n/新材料、構配件的鑒定合格證書(shū)
o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書(shū)
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區基本資料
b.住宅區分區資料
c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料
d.娛樂(lè )設施資料
4)住戶(hù)資料
a.住戶(hù)入住資料
入住通知書(shū)
入住協(xié)議書(shū)
b.家庭人員檔案
住戶(hù)情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱(chēng)文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01
2職業(yè)安全健康職責xx.00.02
3物料管理辦法xx.00.03
4停電停水應急預案xx.00.04
5水浸應急預案xx.00.05
6治安應急預案xx.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07
8犬類(lèi)管理辦法xx.00.08
9保安崗位架構圖xx.01.01
10保安運作規程xx.01.02
11人員出入管理辦法xx.01.03
12監控中心管理辦法xx.01.04
13車(chē)輛管理辦法xx.01.05
14保安崗位操作規程xx.01.06
15安保崗位標準xx.01.07
16燃放煙花爆竹管理規定xx.01.08
17保潔崗位監管規程xx.02.01
18綠化(地)養護監管規程xx.03.01
19消防安全管理辦法xx.04.01
20火警應急預案xx.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03
22消防設備(設施)操作規程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防設備(設施)維修保養規程xx.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規定xx.04.07
26弱電設備(設施)操作規程xx.04.08
27弱電設備(設施)維修保養規程xx.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10
29電梯設備監管辦法xx.05.01
30電梯故障緊急預案xx.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規程xx.06.02
33供配電設備(設施)操作規程xx.06.03
34供配電設備(設施)維修保養規程xx.06.04
35電工安全操作守則xx.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規程xx.07.02
38給排水設備(設施)操作規程xx.07.03
39給排水設備(設施)維修保養規程xx.07.04
40管道維修工作規程xx.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規程xx.09.02
43房屋設備(設施)操作規程xx.09.03
44房屋設備(設施)維修保養規程xx.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05
46設備完好率標準xx.09.06
47房屋、設施維修保養規程xx.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監管規程xx.10.01
49雨
天防滑管理辦法xx.10.02
50業(yè)戶(hù)管理辦法xx.11.01
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