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物業(yè)檔案管理制度15篇(實(shí)用)
在現實(shí)社會(huì )中，各種制度頻頻出現，制度就是在人類(lèi)社會(huì )當中人們行為的準則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編為大家整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)檔案管理制度1
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的.檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
物業(yè)檔案管理制度2
第一章總則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;
4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責。
第二章人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門(mén)的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規定，互相配合，認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。
3、考核材料(如試用期滿(mǎn)考核鑒定、見(jiàn)習期滿(mǎn)考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。
4、各類(lèi)證書(shū)復印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書(shū)復印件;②各類(lèi)資格證書(shū)復印件;③身份證復印件;④職務(wù)聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會(huì )職務(wù)情況<原件或復印件>等)。
7、承諾書(shū)、勞動(dòng)合同(應做到文本齊全完整，時(shí)間連續及時(shí))、各類(lèi)因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書(shū)等。
8、各類(lèi)審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個(gè)人年度工作總結或述職報告、各類(lèi)培訓總結、培訓成績(jì)、出國培訓總結等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第九條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，在形成正式材料后的一個(gè)月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，要及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補送材料或補辦手續。形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理。
第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應歸檔的材料。同時(shí)，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關(guān)，及時(shí)入卷歸檔。
第十二條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔，則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章人事檔案的保管
第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設專(zhuān)人妥善保管，不得泄密。
第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進(jìn)行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現丟失或問(wèn)題，應及時(shí)查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩
第十五條檔案移交要填寫(xiě)清單，交接雙方應共同清點(diǎn)并簽字留據。
第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的`檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。
第十七條檔案管理人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。
第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實(shí)到位。
第十九條檔案庫房是機要重地，無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。
第二十條逐步實(shí)現員工檔案管理工作的科學(xué)化、現代化。
第四章人事檔案的查閱和借用
第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時(shí)，應寫(xiě)明原因并經(jīng)執行總裁批準同意方可。
第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無(wú)誤后，寫(xiě)明材料出處和時(shí)間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。
第五章人事檔案的轉遞
第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過(guò)程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現絲毫的差錯。
第二十五條人員內部調動(dòng)，檔案轉遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。
第二十六條檔案轉遞必須填寫(xiě)《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過(guò)機要轉遞或由檔案管理員專(zhuān)程送取，嚴禁個(gè)人攜帶。對個(gè)人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應拒絕接收。
第二十七條轉遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。
第二十八條對轉進(jìn)的檔案在核對無(wú)誤后，及時(shí)將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。
第二十九條對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問(wèn)題的要追究、當事人和有關(guān)管理人員的責任。
第六章
附則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責解釋。
物業(yè)檔案管理制度3
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實(shí)記錄，計算機系統對原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的`生活檔案，配備專(zhuān)職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類(lèi):依據美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側重。在管理過(guò)程中，注重對原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類(lèi)和補充，使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶(hù)全面的原始資料，并對陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶(hù)管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。
檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤(pán)儲存系統;做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò )。
區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類(lèi)檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報告
e.工程合同開(kāi)
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會(huì )審記錄
i.工程設計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀(guān)察記錄
l.竣工驗收證明書(shū)
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)
n/新材料、構配件的鑒定合格證書(shū)
o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書(shū)
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區基本資料
b.住宅區分區資料
c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料
d.娛樂(lè )設施資料
4)住戶(hù)資料
a.住戶(hù)入住資料
入住通知書(shū)
入住協(xié)議書(shū)
b.家庭人員檔案
住戶(hù)情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱(chēng)文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01
2職業(yè)安全健康職責xx.00.02
3物料管理辦法xx.00.03
4停電停水應急預案xx.00.04
5水浸應急預案xx.00.05
6治安應急預案xx.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07
8犬類(lèi)管理辦法xx.00.08
9保安崗位架構圖xx.01.01
10保安運作規程xx.01.02
11人員出入管理辦法xx.01.03
12監控中心管理辦法xx.01.04
13車(chē)輛管理辦法xx.01.05
14保安崗位操作規程xx.01.06
15安保崗位標準xx.01.07
16燃放煙花爆竹管理規定xx.01.08
17保潔崗位監管規程xx.02.01
18綠化(地)養護監管規程xx.03.01
19消防安全管理辦法xx.04.01
20火警應急預案xx.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03
22消防設備(設施)操作規程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防設備(設施)維修保養規程xx.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規定xx.04.07
26弱電設備(設施)操作規程xx.04.08
27弱電設備(設施)維修保養規程xx.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10
29電梯設備監管辦法xx.05.01
30電梯故障緊急預案xx.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規程xx.06.02
33供配電設備(設施)操作規程xx.06.03
34供配電設備(設施)維修保養規程xx.06.04
35電工安全操作守則xx.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規程xx.07.02
38給排水設備(設施)操作規程xx.07.03
39給排水設備(設施)維修保養規程xx.07.04
40管道維修工作規程xx.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規程xx.09.02
43房屋設備(設施)操作規程xx.09.03
44房屋設備(設施)維修保養規程xx.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05
46設備完好率標準xx.09.06
47房屋、設施維修保養規程xx.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監管規程xx.10.01
49雨
天防滑管理辦法xx.10.02
50業(yè)戶(hù)管理辦法xx.11.01
物業(yè)檔案管理制度4
檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的`有序正常進(jìn)行。
1.所有文檔實(shí)行統一管理，并指派專(zhuān)人負責;
2.所有收、發(fā)文件由專(zhuān)人統一登記，文件傳閱后應及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;
3.對性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類(lèi)立卷保管，以便日后查找;
4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經(jīng)上級領(lǐng)導同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;
6.對欲銷(xiāo)毀文件必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理批準后進(jìn)行銷(xiāo)毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。
物業(yè)檔案管理制度5
為了系統完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書(shū)信、日記、會(huì )議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負責歸檔。
c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項檔案,如:會(huì )議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績(jì)、有關(guān)證書(shū)復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書(shū)檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數
a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì )議討論和領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì )議,不需貫徹執行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報、情況反映和不應抄報不必備案的'文件材料。
6.各部門(mén)主任要對本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導、監督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。
2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應有專(zhuān)用硬盤(pán)分區或專(zhuān)用文件夾;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級文件夾中。文件夾名稱(chēng)應能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標簽,以方便查詢(xún)。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時(shí)采取復制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門(mén)主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時(shí)應做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續,定期歸還。
b.要愛(ài)護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
4.借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門(mén)有長(cháng)遠利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(cháng)期或短期保存。
4.鑒定工作應該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質(zhì)量達到標準規定。鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,部門(mén)主任應及時(shí)責成有關(guān)人員負責修改、補充。
6.銷(xiāo)毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。
b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。
c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴格執行保密規定,對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對部門(mén)造成損失的,將根據國家有關(guān)規定進(jìn)行處理。
物業(yè)檔案管理制度6
為了加強物業(yè)檔案科學(xué)化、規范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規、規章特指定檔案管理制度。
1、公司應加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內容。
2、設立相應的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職人員和必要的專(zhuān)用庫房、裝具設備等，對物業(yè)檔案實(shí)行集中統一管理。
3、按規定整理、保管本單位本部門(mén)形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統。
5、歸檔的.文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來(lái)源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門(mén)負責整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應建立各類(lèi)檔案總目錄、分類(lèi)目錄和微機查詢(xún)目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門(mén)要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等情況的統計。
9、凡需銷(xiāo)毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)物業(yè)檔案所有權人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊，提出銷(xiāo)毀報告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專(zhuān)用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時(shí)修復，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門(mén)或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷(xiāo)毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導批準并填寫(xiě)借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。
物業(yè)檔案管理制度7
一、總則
1.1 本制度是為了規范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿(mǎn)足業(yè)主、員工和相關(guān)部門(mén)的需求。
1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項目。
二、檔案室的設立和管理
2.1 物業(yè)檔案室應設在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業(yè)檔案室的.設立應由物業(yè)管理公司提出申請，報公司領(lǐng)導審批后實(shí)施。
2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負責，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業(yè)檔案室的人員應具備一定的檔案管理和計算機操作知識，定期進(jìn)行培訓和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業(yè)檔案室應及時(shí)收集各類(lèi)檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業(yè)檔案室應對收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業(yè)檔案室應定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業(yè)檔案室應采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的安全保存。
4.2 物業(yè)檔案室應建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應按照規定的程序辦理借閱手續。
4.3 物業(yè)檔案室應積極為業(yè)主提供查詢(xún)服務(wù)，滿(mǎn)足其了解和使用物業(yè)信息的需求。
五、檔案的銷(xiāo)毀
5.1 物業(yè)檔案室應根據國家有關(guān)法律法規和公司的規定，定期對過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
5.2 物業(yè)檔案室在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應進(jìn)行登記，并采取相應措施，確保銷(xiāo)毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發(fā)布之日起執行。
6.2 對本制度的修改和解釋權歸物業(yè)管理公司所有。
物業(yè)檔案管理制度8
提要:
檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規律體系為指導，導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規和業(yè)主需求為基礎，建立科學(xué)、規范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規范化、技術(shù)化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學(xué)化、規范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學(xué)化、規范化的檔案管理是提供專(zhuān)業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎，能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導和服務(wù)。
本公司素以嚴格規范的管理而著(zhù)稱(chēng)，在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中，我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結合的路線(xiàn)。常言道:'沒(méi)有規矩，不成方圓'，必要的規章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區域的管理與服務(wù)走上正軌，實(shí)現標準化、規范化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據，并在多年的實(shí)踐運作中反復補充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地說(shuō)，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準則和依據，其總體涵蓋:公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規范。二是專(zhuān)門(mén)針對某某區行政中心物業(yè)服務(wù)項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責描述、各類(lèi)人員職能規范、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項目完善內部機制，造就一支高素質(zhì)、高績(jì)效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率，提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關(guān)的法律法規，所有管理制度的建立，均以法律法規及物業(yè)管理委托合同為基礎，物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務(wù)進(jìn)行細化，并使之制度化、規范化，以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規定的義務(wù)。
2、在建立某某區行政中心物業(yè)管理內部管理制度時(shí)，以我公司現有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎，結合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求，并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對整個(gè)規章制度體系作適當的修訂和整合，使整套規章制度體系更切合實(shí)際，操作性更強。
3、規章制度注重服務(wù)、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務(wù)各項責任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績(jì)效考核評估具有標準尺度和依據，又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個(gè)環(huán)節，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規范的運作，協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的`執行，需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現。某某區行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進(jìn)行的，對相關(guān)記錄進(jìn)行規范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員，對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、系統的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)
1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據，做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過(guò)適應性修改，形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關(guān)規章制度的各種現場(chǎng)記錄補充到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。
3、xx區行政中心是某某區政府的首腦機關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進(jìn)行。
物業(yè)檔案管理制度9
加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的'連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設施設備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴格執行;
2、專(zhuān)人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實(shí)現智能化管理，計時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)檔案管理制度10
檔案室管理規定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數:各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專(zhuān)用柜架。檔案上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當的'溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;
2、要愛(ài)護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。
物業(yè)檔案管理制度11
一、物業(yè)管理企業(yè)檔案管理規定：
1．企業(yè)各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理企業(yè)主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專(zhuān)職文獻存檔、注記工作。
2．有關(guān)物業(yè)管理企業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務(wù)匯報、員工人事資料等檔案規定集中存檔，文獻柜規定上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料必須按企業(yè)規定規定存檔，做到圖有袋、文有夾，匯報類(lèi)文獻編目錄索引，檔案類(lèi)文獻有存檔文獻清單及編號目錄。
4．物業(yè)管理企業(yè)檔案目錄及存檔文獻清單每季度上報企業(yè)立案。
5．物業(yè)管理企業(yè)檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向企業(yè)或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。
6．物業(yè)管理企業(yè)檔案平常需常常使用部分應復印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。
7．因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認，如有違反的作泄密處理。
8．企業(yè)將定期巡查上述規定所提及之規定貫徹狀況，對不符規定的保管負責人將作合適處分。
9．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料因保管不妥而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理企業(yè)有重大影響及損害物業(yè)管理企業(yè)企業(yè)利益的，企業(yè)將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理企業(yè)管理保密規定：
1．在工作范圍獲有關(guān)的企業(yè)、物業(yè)管理企業(yè)內部資料，業(yè)主、顧客單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)絡(luò ) 、購/租合約及金額、尤其條款、物業(yè)管理企業(yè)及企業(yè)內部狀況、業(yè)主及顧客個(gè)人狀況等均屬工作保密范圍。
2．業(yè)主、顧客及員工資料統一寄存在辦公室文獻柜中，由專(zhuān)人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理企業(yè)主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可嚴禁查閱。
3．物業(yè)管理企業(yè)物業(yè)管理處文獻柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權人士，方可代為執行以上事務(wù)
4．應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)絡(luò ) 、員工個(gè)人聯(lián)絡(luò ) 、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5．企業(yè)制定的各類(lèi)物業(yè)管理企業(yè)規章制度及工作指導，由物業(yè)管理處統一保管，高級管理員以上級他人員可借閱（須辦理借閱手續），每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指導員工培訓，嚴禁任何形式的`抄襲及復印。
6．公布的各類(lèi)告知通告，應限定期效，過(guò)時(shí)收回。
7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，積極為企業(yè)及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向企業(yè)匯報。
8．員工因執行保密規定不妥，致使企業(yè)、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的，企業(yè)將按員工守則有關(guān)規定從重懲罰，并由當事人個(gè)人承擔導致的所有法律責任。
三．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料：
1、物業(yè)管理企業(yè)驗收檔案：
1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；
2）設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗收合格文獻；
3）機電設備保養合約；
4）公共區域設施設備驗收記錄（管理企業(yè)）；
5）公共區域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理企業(yè)）；
6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理企業(yè)）；
2、物業(yè)管理企業(yè)二次裝修檔案：
1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續；
2）二次裝修期間管理處監督檢查資料；
3、業(yè)戶(hù)資料：
1）入伙狀況記錄；
2）業(yè)主（租戶(hù)）狀況登記（包括名稱(chēng)、單元號、聯(lián)絡(luò )人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等）；
4、物業(yè)管理企業(yè)管理文本匯編：
1）管理協(xié)議、管理公約、顧客手冊等統一裝訂成冊；
2）物業(yè)管理企業(yè)各類(lèi)管理規章制度及裝修規定等；
3）物業(yè)管理企業(yè)各項管理分包合約；
5、物業(yè)管理企業(yè)設備維修保養類(lèi)：
1）各類(lèi)設施設備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養制度及應急措施；
2）各類(lèi)設施設備有獨立的維修檔案，及平常巡檢維修記錄；
3）重要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；
4）物業(yè)管理處有顧客維修保修單，維修后應有回訪(fǎng)記錄；
6、物業(yè)管理企業(yè)設施設備檢測類(lèi)：
1）變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測試匯報記錄；
2）電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢匯報；
3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門(mén)水質(zhì)檢測匯報，清洗工
物業(yè)檔案管理制度12
第一條總則
1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括:國家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實(shí)行集中統一管理。
第二條檔案管理架構
1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的`管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類(lèi):
1.文書(shū)類(lèi)檔案
1)政府部門(mén)各類(lèi)文件
2)公司對外、對內各類(lèi)正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類(lèi)
1)設備設施檔案
2)招投標檔案
3.財務(wù)類(lèi)檔案
4.合同類(lèi)檔案
5.公司各類(lèi)證照
6.影音類(lèi)文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負責人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規定分類(lèi)、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項目)部門(mén)或管理處+案卷號
如:20xx/市場(chǎng)/001
2)工程類(lèi)檔案:年度+項目+檔案分類(lèi)+案卷號
如:20xx/百事可樂(lè )/項目/001
3)財務(wù)類(lèi)檔案:會(huì )計年度設置
4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計算機軟盤(pán)、光盤(pán)要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤(pán)數、序號等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負責人批準。
4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密?chē)栏駡绦袡n案保密制度，采取相應保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監銷(xiāo)，防止泄密。
4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門(mén)另行制定。
物業(yè)檔案管理制度13
依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門(mén)管理，專(zhuān)人負責檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負責將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應有部門(mén)主管領(lǐng)導的'簽認。
3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取補救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊登記，經(jīng)領(lǐng)導審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度14
1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負責。
2.客戶(hù)資料按單元號一戶(hù)一檔建立，按樓層統一存放在客戶(hù)檔案文件柜內。
3.每個(gè)客戶(hù)檔案內由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話(huà)、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶(hù)檔案的標牌須與檔案內現客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設置客戶(hù)檔案管理系統，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度
一。制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三。適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的`資料：
1. 收集客戶(hù)單位資料
2. 客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶(hù)裝修工程文件
4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶(hù)資料補充
6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9. 客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10. 客戶(hù)維修記錄
11. 客戶(hù)投訴記錄
12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項
1. 及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
物業(yè)檔案管理制度15
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保存，建立統一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶(hù)信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪(fǎng)處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認真填寫(xiě)各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的'準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準確性。
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