廣告公司設計部文件管理制度
文件管理制度的內涵
管理制度文件,指企業(yè)已通過(guò)質(zhì)量體系認證的,可提供有效的質(zhì)管理制度文件量體系認證證書(shū),未獲得認證的提供企業(yè)質(zhì)量管理制度文件;企業(yè)的技術(shù)、財務(wù)、經(jīng)營(yíng)、安全、人事、檔案方面的管理文件,只需提供有文件名稱(chēng)和文號及企業(yè)公章的頁(yè)面,管理制度原件由初審部門(mén)在受理和初審時(shí)負責核查。
廣告公司設計部文件管理制度(通用8篇)
隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步,我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多,制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。想學(xué)習擬定制度卻不知道該請教誰(shuí)?下面是小編為大家整理的廣告公司設計部文件管理制度(通用8篇),希望能夠幫助到大家。
廣告公司設計部文件管理制度1
1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規范化、科學(xué)化、制度化,對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定,實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3、職責
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén),負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文(通知、通告)等文件。
3.4.2財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件,并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件(設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試)等文件。
3.4.7工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件(由打樣工廠(chǎng)負責)。
3.4.8公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制,公司副總或部門(mén)負責人審核,總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前,應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布,依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4、定義
4.1文件:公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū),是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
4.2受控文件:需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件。
4.3非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來(lái)文件:指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)
5、工作程序
5.1文件的分類(lèi)
5.1.1文件屬性分類(lèi)
。1)質(zhì)量體系文件:質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
。2)行政性文件:公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
。3)管理性文件:公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等,如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
。4)技術(shù)性文件:產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
。5)外來(lái)文件:國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類(lèi)
。1)一階文件:公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
。2)二階文件:公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
。3)三階文件:管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
。4)四階文件:各記錄表單、報表等。
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一、目的
為加強公司文件、檔案管理,增強文件、檔案安全性和保密性,規范公司文件、檔案格式,統一文件、檔案程序,特制定公司文件、檔案管理辦法。
二、格式的規范
公司文件、檔案的格式包括:臺頭、字體、編碼,要做到統一、規范,公司對外聯(lián)系、內部行文按照統一的格式,一律要求計算機打印后發(fā)送,不得手寫(xiě)。
三、文檔分類(lèi)管理
公司建立各類(lèi)文檔的目的,一是通過(guò)文檔可了解公司整個(gè)發(fā)展情況,二是便于查找、使用。根據公司經(jīng)營(yíng)范圍,文檔可分為幾類(lèi),如下:
1、行政類(lèi)
1)公司內部管理制度、交流文件、會(huì )議紀要、重要函件;
2)機要文件:股東會(huì )/董事會(huì )會(huì )議紀要、決議等材料;審計報告、商業(yè)密件以及不可隨意復印的文件或傳閱的文件等;
3)公司的宣傳材料、簡(jiǎn)介、刊物等;
4)公司人事檔案,各項人事記錄;
5)行政產(chǎn)生的各項記錄,資產(chǎn)、設備說(shuō)明書(shū)、驅動(dòng)盤(pán)等。
2、技術(shù)類(lèi)
1)技術(shù)文檔/產(chǎn)品代碼/產(chǎn)品研發(fā)測試過(guò)程文檔和記錄;
2)技術(shù)資料:與工作有關(guān)的開(kāi)發(fā)工具及技術(shù)參考、學(xué)習資料。
3、商務(wù)類(lèi)
1)非經(jīng)營(yíng)協(xié)議:公司之間合作、協(xié)作協(xié)議;
2)經(jīng)營(yíng)合同:用于公司的租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議;商務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合同,包括正式合同、內部合同、采購合同及合同執行過(guò)程記錄等;客戶(hù)檔案,以客戶(hù)為單位,自與該客戶(hù)建立聯(lián)系開(kāi)始,除基本情況外,記錄每一次活動(dòng)及每一項合同執行情況。媒介檔案:每一家媒介建立獨立檔案,除基本情況外,記錄每次合作或采購活動(dòng)情況。
4、項目文檔
從銷(xiāo)售立項到完成全過(guò)程的項目正式文件和溝通備忘文件,全部獨立存檔。
四、文檔編號規則
1、常規文件編號規則:
公司名稱(chēng)縮寫(xiě)(CF)+科目名稱(chēng)+具體類(lèi)別+年份+順序號(3位)
如:公司行政管理會(huì )議紀要一份:CF-AM-會(huì )議紀要-2021-005
2、項目文檔編號規則:
項目編號+具體類(lèi)別+順序號(3位)
如:xx項目溝通會(huì )議紀要一份:20211009-XS-溝通會(huì )議紀要-003
3、公司運營(yíng)管控文檔編號規則:
公司名稱(chēng)縮寫(xiě)+科目+順序號(3位)+版本號
如:考勤管理制度:CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司,“HR”代表所屬科目-人力資源管理,“005”代表序號,“1.0”代表版本號。
五、本規定自制定之日起執行,人事行政部負責修訂和解釋。
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一、目的
為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度,并負責綜合監督管理。
2、各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核;
3、各部門(mén)安全員負責本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管,并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門(mén)備案。
四、內容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內容如下:
。1)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其它要求;
。2)上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等;
。3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等;
。4)安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等;、
。5)各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等;
。6)供應商、承包商、施工單位相關(guān)材料等;
。7)安全設施檢測、檢驗報告、記錄等;
。8)食品安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告等。
2、立卷歸檔
。1)、文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用;
。2)、應根據文件資料的重要性,立案時(shí)間分永久、長(cháng)期和短期三種,進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔;
。3)、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統一保存;
。4)、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化,應層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標定卷內文件資料目錄;
。5)、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3、檔案保管
。1)、檔案應入架、科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放;
。2)、應采取防潮、防蟲(chóng)措施,防止檔案損壞。
4、檔案借閱
。1)、文件資料檔案借閱,必須履行借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,并辦理續借手續;
。2)、借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人;
。3)、歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷(xiāo)。
5、檔案銷(xiāo)毀
對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導批準,可以定期銷(xiāo)毀,必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄。
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
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1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規范化、科學(xué)化、制度化,對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定,實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。
3、定義
3.1文件:公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū),是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
3.2受控文件:需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件:指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。
4、職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén),負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén),負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5、文件分級分類(lèi)
5.1文件分級
5.1.1一級文件:公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。
5.1.2二級文件:規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件:各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等,包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件:表格、表單類(lèi)文件,凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
6、文件編號、標識與控制
6.1文件編號:[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間
注:各部門(mén)代號
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的`文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件,不作標識;
長(cháng)期有效的文件予以編號和標識,控制其發(fā)放,回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效,以其標題、日期作為標識,不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7、文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件:公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告,由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件:如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度,由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門(mén)行政性文件:各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告,由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》,部門(mén)負責人審核,常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》,部門(mén)負責人審核,常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件,人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”,并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新,并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放:
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本,人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量,填寫(xiě)發(fā)放編號,并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件,收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管:所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén),文件持有者使用有效版本,并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續,各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”,管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份,并作出版本標識,采用密碼進(jìn)行保護,限定查閱及使用范圍,由授權使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職,應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時(shí),由文件歸口部門(mén)提出,并實(shí)施具體更改工作,文件更改必須符合統一性、協(xié)調性,必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內容較少時(shí),可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為:每版文件同一版本內可以允許修改10次,即修改狀態(tài)號最高是10,當超過(guò)10次時(shí),文件換版,即由A版升為B版,以此類(lèi)推。特殊情況下,換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所,對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查,并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題,提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí),原文件應作廢收回,作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收,并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí),對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀,并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中,若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件,由人事行政部統一收集管理,并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后,交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行,履行完畢后,由執行部門(mén)記錄執行情況,交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理,秘密信息以載體形式歸檔后,交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則:
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門(mén)的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象。
機密公司部門(mén)負責人以上人員,機密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象。
秘密公司部門(mén)主管級以上人員,秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認為需要讓其知悉的對象。
廣告公司設計部文件管理制度5
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預算單、決算單的完整性,避免混亂,特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術(shù)文件的種類(lèi)
。1)技術(shù)類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的圖紙及各類(lèi)工藝規程、工藝卡片、作業(yè)指導書(shū)。
。2)管理類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的項目的合同;項目資料;項目預算單、決算單等。
2.文件登記
。1)技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》,掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應包括:編號、名稱(chēng)、數量、文件編制時(shí)間。
。2)文件接收后,技術(shù)員應及時(shí)對文件進(jìn)行分類(lèi)編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類(lèi)型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
。1)文件的借閱應開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準,方可借閱。
5.文件的修改與審批
。1)當某專(zhuān)業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí),由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)的工程師(或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人)分析確定是否需要修改。
。2)技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)工程師(或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人)填寫(xiě)《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容:
。╝)技術(shù)文件名稱(chēng)、編號、或圖紙名稱(chēng)、圖號;
。╞)更改理由;
。╟)會(huì )審意見(jiàn)、會(huì )審簽名;
。╠)設計、工藝負責人簽名;
。╡)修改內容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現)。
。3)技術(shù)文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術(shù)部負責人進(jìn)行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會(huì )議通過(guò)審定后,由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
。4)技術(shù)員接到《設計更改單》后,應立即著(zhù)手工作,更改時(shí),必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統一性(圖紙更改后的發(fā)放除執行發(fā)放規定外,應同時(shí)將舊圖紙收回并登記)。
。5)技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時(shí)應作出標記)。
廣告公司設計部文件管理制度6
。ㄒ唬┠康
為規范管理本企業(yè)的安全生產(chǎn)規章制度,確保符合國家相關(guān)法律法規、標準和規范,符合本企業(yè)的特點(diǎn),具有實(shí)際的指導意義,制訂本制度。
。ǘ┻m用范圍
本制度適用于xx水泥有限公司安全生產(chǎn)規章制度,安全操作規程及其他安全生產(chǎn)文件的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等管理。
。ㄈ┮幏缎砸梦募
《文件控制程序》
。ㄋ模┞氊
1.總經(jīng)理負責組織制定、審核、簽發(fā)并落實(shí)本單位安全生產(chǎn)規章制度和、崗位安全操作規程和崗位生產(chǎn)責任制。
2.生產(chǎn)技術(shù)處負責實(shí)施對安全規章制度、崗位安全操作規程和崗位生產(chǎn)責任制文件的編制組織、審核修訂,包括與安全標準化有關(guān)的外來(lái)文件。
3.各分廠(chǎng)、處室在職權范圍內分工負責本單位的安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程和崗位生產(chǎn)責任制的編制和管理。
(五)管理要求
1.安全標準化文件的分類(lèi)、編號
1.1本企業(yè)的安全標準化文件主要包括:安全生產(chǎn)規章制度、安全操作規程、崗位安全生產(chǎn)責任制、事故應急救援預案等。
1.2安全標準化文件的受控狀態(tài)
安全標準化文件分“受控”和“非受控”兩種形式!笆芸亍蔽募陌l(fā)放對象為本公司與標準化運行有關(guān)的部門(mén)或個(gè)人!笆芸亍蔽募l(fā)放時(shí)其封面加蓋“受控”章,進(jìn)行統一編號,并對持有者進(jìn)行登記,必要時(shí)蓋xx水泥有限公司專(zhuān)用章!胺鞘芸亍蔽募贿M(jìn)行編號和記錄,可作為一次性文件提供給顧客,發(fā)出后不再進(jìn)行管理。
1.3安全標準化文件的編號規則:
1.3.1公司自行編制的安全標準化文件的編號規則:
注:
“WNXN”,是“xx水泥有限公司”的代碼
“WN”是,“威寧”的拼音第一個(gè)字母縮寫(xiě);
“XN”,指公司名稱(chēng)“西南”;
“R”是指“記錄”;
“AQ”,指各安全文件的編號,安全生產(chǎn)規章制度WNXN-AQZD,操作規程WNXN-CZGC,安全責任制WNXN-AQZRZ等開(kāi)始編,需保留文件控制的相關(guān)記錄。
1.3.2國家行業(yè)地方等標準采用原編號。
2.安全標準化文件的編制
2.1生產(chǎn)技術(shù)處負責組織編寫(xiě)《安全生產(chǎn)管理制度匯編》,包括《應急救援預案》《崗位安全操作規程》《崗位安全生產(chǎn)責任制》等文件的編寫(xiě),按照安全標準化的13個(gè)要素進(jìn)行分解,各分廠(chǎng)、處室按照職權范圍負責本部門(mén)所涉及的安全標準化要素進(jìn)行安全文件的編寫(xiě)。
2.2《安全生產(chǎn)管理制度匯編》至少包含下列內容:安全目標管理、安全生產(chǎn)責任制管理、法律法規標準規范管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風(fēng)險評估和控制管理、安全教育培訓管理、特種作業(yè)人員管理、設備設施安全管理、建設項目安全“三同時(shí)”管理、生產(chǎn)設備設施驗收管理、生產(chǎn)設備設施報廢管理、施工和檢維修安全管理、危險物品及重大危險源管理、作業(yè)安全管理、相關(guān)方及外用工(單位)管理、職業(yè)健康管理、勞動(dòng)防護用品(具)和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應急管理、事故管理、安全績(jì)效評定管理等。
2.3制度內容要符合國家相關(guān)法律、法規,標準和規范,應符合本企業(yè)的實(shí)際,不能照抄照搬。
2.4制度的編寫(xiě)人員應了解國家相關(guān)法律、法規,標準和規范,熟悉本企業(yè)的組織架構和管理特點(diǎn),確保合規性。制度的格式建議包括以下內容:目的、適用范圍、規范性引用文件、職責、管理要求、記錄等。
2.5《崗位安全操作規程》要涵蓋本企業(yè)的所有崗位(或設備),內容要基于特定的危險源(危害因素)辨識和風(fēng)險分析評價(jià)和控制。其格式建議包括以下內容:目的、范圍、主要風(fēng)險及控制措施、操作規程、安全注意事項、應急處置、附件等。
2.6應急預案的編寫(xiě)應符合《生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位安全生產(chǎn)事故應急預案編制導則》的要求,應按規定評審,并報安監部門(mén)備案。
3.安全標準化文件的會(huì )簽
3.1安全標準化文件草稿編制結束后,生產(chǎn)技術(shù)處應將草稿發(fā)放到相關(guān)部門(mén),或組織相關(guān)部門(mén)、人員討論,廣泛征求各部門(mén)人員的意見(jiàn)。
3.2各部門(mén)人員提出的意見(jiàn),生產(chǎn)技術(shù)處應做好記錄,斟酌采納后融入到其中。
4.安全標準化文件的審批
4.1《安全生產(chǎn)管理制度匯編》由生產(chǎn)技術(shù)處組織編寫(xiě),生產(chǎn)技術(shù)處負責人審核后報請主管領(lǐng)導,由總經(jīng)理批準。
4.2各部門(mén)負責編制的安全標準化文件由各單位自行起草,生產(chǎn)技術(shù)處負責人審核后報請主管領(lǐng)導,公司總經(jīng)理批準。
4.3安全標準化文件在發(fā)布前,審核時(shí)規定發(fā)放范圍。
4.4各分廠(chǎng)、處室負責人負責審核部門(mén)起草的文件,報公司總經(jīng)理批準。
5.安全標準化文件的發(fā)布
5.1受控文件由行政人事處根據文件的發(fā)放范圍統一發(fā)放。
5.1.1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發(fā)放程序發(fā)放,發(fā)放途徑通過(guò)公司OA或ERP管理信息平臺發(fā)放到相關(guān)部門(mén),相關(guān)部門(mén)應及時(shí)查閱,獲取存檔。
5.1.2一般的安全文件,由擬定文件部門(mén),按文件發(fā)放程序發(fā)放,發(fā)放途徑通過(guò)公司OA或ERP管理信息平臺發(fā)放到相關(guān)部門(mén)或本部門(mén),相關(guān)部門(mén)或本部門(mén)應及時(shí)查閱,獲取存檔。
5.2安全標準化文件發(fā)放應在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記,受控文件應記錄發(fā)放號,并有文件接收人簽名,保留發(fā)放記錄。
5.3各分廠(chǎng)編制的安全生產(chǎn)管理制度及崗位安全操作規程應由行政人事處發(fā)放到相關(guān)崗位,并組織培訓考核,保留記錄資料。
5.4安全標準化文件應以公司正式文件發(fā)布。
5.5各分廠(chǎng)、處室應嚴格按照安全標準化文件的要求執行。
6.安全標準化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破損嚴重影響使用時(shí),應向辦公室辦理更換手續,交回破損文件,補發(fā)新文件。補發(fā)新文件,分發(fā)號不變。
6.2文件使用人丟失受控文件應向行政人事處報告,說(shuō)明丟失原因,經(jīng)原批準人批準后補發(fā)新文件。
6.3行政人事處保存相關(guān)《受控文件目錄》。
7.安全標準化文件的評審
7.1公司每年至少組織一次對安全生產(chǎn)法律法規、標準規范、規章制度和操作規程、崗位安全生產(chǎn)責任制的執行情況及適用情況進(jìn)行全面檢查和評估,并編寫(xiě)評估報告。
7.2個(gè)別文件因可操作性等原因需要臨時(shí)評審的,由使用單位提出,生產(chǎn)技術(shù)處負責組織安全標準化文件評審,以確定是否需要修改。
7.3出現下列情況時(shí),評審工作可以立即開(kāi)展,確保安全規章制度和安全操作規程的適用性和有效性:
7.3.1國家安全生產(chǎn)新的法律法規標準及其他要求在官方媒體公布或通過(guò)文件精神下達時(shí)。
7.3.2省市等上級部門(mén)安全生產(chǎn)行政管理部門(mén)新下發(fā)的安全管理相關(guān)文件通知時(shí)。
7.3.3公司新工藝新技術(shù)、新裝置、新產(chǎn)品和新方法的投入使用時(shí)。
7.3.4當發(fā)生事故時(shí),工藝技術(shù)材料等發(fā)生變更時(shí)。
7.3.5企業(yè)發(fā)生并購重組時(shí)。
8.安全標準化文件的修訂
8.1制定文件修訂的計劃,并根據文件評審結果、安全檢查反饋的問(wèn)題、生產(chǎn)安全事故案例和績(jì)效評定結果等,對安全生產(chǎn)規章制度及崗位安全操作規程進(jìn)行修訂,確保其有效和適用;
8.2安全標準化文件需要更改時(shí),應有文件更改人書(shū)面說(shuō)明原因及更改內容;重大更改(如技術(shù)等)還應附有充分的理由和依據,經(jīng)單位負責人簽字,文件主管部門(mén)審核后,報原文件批準人批準。原批準人發(fā)生變化或其職能發(fā)生變化時(shí),應報接替其職能的人員批準。
8.3安全標準化文件經(jīng)修改后應注明修改狀態(tài),自0開(kāi)始順序編號,修改頁(yè)超過(guò)2/3時(shí)應換版。
8.4安全標準化文件的換版和文件的作廢及銷(xiāo)毀要進(jìn)行登記。
9.安全標準化文件的管理
9.1經(jīng)批準的文件應按文件的編號規則予以編號登記。文件起草部門(mén)應將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應加密/將磁盤(pán)標識存檔。
9.2需臨時(shí)借閱安全標準化文件時(shí),應經(jīng)安全文件管理部門(mén)負責人批準并予以登記,借閱者應在規定的日期時(shí)間內歸還文件。文件原稿不對外借閱。
9.3文件復印和拷貝需填寫(xiě)申請單,由行政人事處負責人批準后執行。未經(jīng)批準任何人不得擅自打印復印和拷貝。
廣告公司設計部文件管理制度7
一、總則
第一條為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據有關(guān)規定,結合企業(yè)實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén),在簽收和拆封時(shí),秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告有關(guān)部門(mén),并登記差錯文件的文號。
第四條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等,由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉,秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天。
第五條文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書(shū),切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄,原件應及時(shí)周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條,對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條文件的歸檔范圍
凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔:
1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等;
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果;
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
六、附則
第十二條本制度解釋權歸行政部。
第十三條本制度自公布之日起執行。
廣告公司設計部文件管理制度8
第一章總則
第一條為加強公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本規定。
第二條負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷,各系統和部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。
第三條堅持部門(mén)收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門(mén)負責人均應指定專(zhuān)人負責收集保管本系統或部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報檔案室備案,如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第二章文書(shū)檔案立卷歸檔方法
第一節文件資料的收集管理
第四條凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統一收集保管。
第五條一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料,由主辦部門(mén)收集保管。會(huì )議文件由會(huì )議召集部門(mén)收集保管。
第六條公司員工外出培訓、學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)在核報差旅費時(shí),必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門(mén)檔案員辦理交接手續,檔案員簽字認可后會(huì )計部才給予核報差旅費。
第七條各系統、部門(mén)檔案員的職責:
。ㄒ唬┝私獗静块T(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件資料的歸檔范圍,收集保管本部門(mén)的文件資料。
。ǘ┱J真執行定期歸檔制度。對本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢,并向檔案員辦好交接簽收手續。
。ㄈ┏修k人員借用文件資料時(shí),應積極地做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續。
第二節歸檔范圍
第八條重要的會(huì )議資料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要等。
第九條上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。
第十條公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條公司的請示與上級機關(guān)的批復;公司反映主要工作活動(dòng)的報告、總結。
第十二條公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄(表單)及工作簡(jiǎn)報。
第十三條信訪(fǎng)工作資料。
第十四條公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。
第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條公司的各種規章制度、實(shí)施細則、程序文件。
第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條公司保密制度中規定的保密范圍材料。
第十九條公司重要設備檔案、財會(huì )檔案材料。
第三節平時(shí)歸卷
第二十條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料,由檔案員集中統一保管。
第二十一條各部門(mén)應根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸卷使用的"案卷類(lèi)目"。"案卷類(lèi)目"的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號。
第二十二條公文承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)檔案員歸卷。
第二十三條檔案員應及時(shí)將已歸卷的文件資料,按照"案卷類(lèi)目"條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內"對號入座",并在文件處理登記薄上注明。
第四節立卷
第二十四條立卷工作由相關(guān)部門(mén)檔案員配合,檔案員負責組卷、編目。
第二十五條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十六條歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
第二十七條在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi)。文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒(méi)有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規定執行。
第二十九條卷內文件資料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;其它文件資料依其形成規律或特點(diǎn),應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
第三十條卷內文件資料應按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號。
第三十一條永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十二條有關(guān)卷內文件資料的情況說(shuō)明,都應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十四條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:
。ㄒ唬┌妇硌b訂。裝訂前,卷內文件資料要去掉金屬物,對破壞的文件資料應按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結的方法裝訂。
。ǘ┌妇砀鞑糠值呐帕懈袷剑很浘矸饷妫ê韮任募夸洠┮晃募环獾祝ê瑐淇急恚,以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
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