公司文件管理規定

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

　　1、文件的發(fā)放：

　�。�1）財務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義形成且在本部門(mén)管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專(zhuān)人統一發(fā)放和回收。

　�。�2）各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，必須將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

　�。�3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件，由部門(mén)負責人簽字接收。如部門(mén)負責人不在，由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負責及時(shí)將文件轉給部門(mén)負責人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。

　�。�4）需發(fā)放到正科長(cháng)以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(cháng)級管理人員，再由正科長(cháng)級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

　　2、文件的更改：

　�。�1）任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀(guān)，由原編制形成的部門(mén)負責人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可），連同編制形成部門(mén)負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

　�。�2）文件發(fā)放人根據更改字數多少和繁簡(jiǎn)情況，可到現場(chǎng)為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線(xiàn)劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫(xiě)上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門(mén)負責人的私章。

　　3、文件的換頁(yè)：

　�。�1）任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打英復印好，由其部門(mén)負責人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)情況（屬數據性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

　�。�2）所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統一換頁(yè)并注明執行時(shí)間，將原頁(yè)銷(xiāo)毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　�。�1）因公司制度匯總、部門(mén)調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門(mén)或新文件編制形成部門(mén)負責人，安排原發(fā)放人予以回收。

　�。�2）文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內簽名后回交。

　�。�3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門(mén)，對本年度平時(shí)未統一回收的文件、報表等無(wú)效材料清理回收一次。

　�。�4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷(xiāo)毀。

　　5、其它規定：

　�。�1）任何部門(mén)以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長(cháng)兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負責人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進(jìn)行修改，確保接口部門(mén)的相互配合。

　�。�2）無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

　�。�3）任何文件相關(guān)部門(mén)負責人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門(mén)提出申請，由原發(fā)放部門(mén)復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。

　�。�4）所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存備查證明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

　�。�5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時(shí)交文件編制形成部門(mén)。

　�。�6）文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

　　6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

　　7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導開(kāi)通用罰款單收繳。

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