總經(jīng)理文秘崗位職責

　　職場(chǎng)上的每個(gè)工作崗位都有其相應的職責，那么，總經(jīng)理文秘的崗位職責是什么呢?一起來(lái)了解吧。

　　總經(jīng)理文秘崗位職責

　　1、協(xié)助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報告、工作計劃、備忘錄、規章制度等；

　　2、參加由總經(jīng)理組織召開(kāi)的行政例會(huì )（有的酒店也稱(chēng)之為早會(huì )或例會(huì )）、財務(wù)會(huì )議以及其它會(huì )議，做好會(huì )議記錄，了解各項決定的執行情況并及時(shí)反饋信息；

　　3、協(xié)助總經(jīng)理做好日常來(lái)訪(fǎng)接待、來(lái)函等情況處理；

　　4、負責總經(jīng)理的日常電話(huà)轉接，盡可能地減少外界對總經(jīng)理工作不必要的打擾；

　　5、負責各種會(huì )議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作；負責酒店內其它部門(mén)或者外界報送總經(jīng)理的各種會(huì )議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作；

　　6、負責酒店介紹信、印章的保管和監督使用，負責與外單位聯(lián)系，辦理各類(lèi)許可證和歸檔保管工作；

　　7、負責搞好總經(jīng)理的日常工作安排，如會(huì )議、工作約會(huì )、宴請等；

　　8、負責總經(jīng)理辦公室設備保管、維護正常運行等；

　　9、負責總經(jīng)理出差前以及出差后的工作處理（借款、日程安排、酒店預定、車(chē)輛接送、禮品準備、電話(huà)聯(lián)系、車(chē)旅費報銷(xiāo)等）；

　　10、完成總經(jīng)理臨時(shí)交給的其它工作。

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　　總經(jīng)理秘書(shū)要勝任其工作職責，需要具備知識、技能和素質(zhì)：

　　1、應具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問(wèn)題，處理問(wèn)題時(shí)會(huì )更加理性和全面，同時(shí)具有較強的學(xué)習新知識的能力；

　　2、熟悉酒店各部門(mén)及其運作程序，掌握酒店的各項規章制度，對酒店的經(jīng)營(yíng)（如客房數量、房?jì)r(jià)、餐廳營(yíng)業(yè)時(shí)間和電腦信息系統等）以及軟件（酒店的目標、經(jīng)營(yíng)思想、服務(wù)理念等）情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經(jīng)理完成各部門(mén)的協(xié)調管理以及對外聯(lián)絡(luò )溝通的工作，使工作更有效率；

　　3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動(dòng)化設備，如計算機、打印機、傳真機、復印機等；

　　4、具備較強的對內、對外的溝通能力，使總經(jīng)理的各項指示、計劃、意愿得以貫徹和執行；

　　5、能?chē)朗貦C密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實(shí)于自己所服務(wù)的組織，與各部門(mén)的管理人員以及酒店相關(guān)的企業(yè)、團體和政府職能部門(mén)保持良好的.合作關(guān)系。

　　如何做好總經(jīng)理秘書(shū)的工作并搞其效率呢？專(zhuān)家指出有五種方法，值得借鑒：

　　1、工作標準化，即把工作慣例化或日�；�。也就是說(shuō)，如果沒(méi)有特殊情況，盡量在每個(gè)工作日的同一時(shí)間段內，做同樣或同樣性質(zhì)的工作。如果秘書(shū)能把自己更多的工作任務(wù)標準化，就能在有限的時(shí)間內完成更多的工作，或者有更多的剩余時(shí)間完成其它臨時(shí)性工作。

　　2、在同一時(shí)間段內做類(lèi)似的工作。如在同一時(shí)間段內往撥打電話(huà)，把需要復印的文件積攢在一起，然后去復印等，這樣，既可以節約時(shí)間，也可以提高工作效率或質(zhì)量。

　　3、重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時(shí)間做，或者找他人做；自己不擅長(cháng)的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來(lái)做等。

　　4、預測�？偨�(jīng)理秘書(shū)可用預測的辦法來(lái)減輕工作壓力、舒緩工作節奏，把工作做到前面，如明天14點(diǎn)總經(jīng)理要召開(kāi)財務(wù)會(huì )議，作為秘書(shū)，可在明天10點(diǎn)左右把上次會(huì )議的記錄以及其它財務(wù)報表等從檔案柜內找出來(lái)，放在總經(jīng)理的辦公桌上。如果任職者能更好地預測明天會(huì )做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當然，也不能把第二天的工作日程根據預測，安排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，因為不管你的預測能力如何強，第二天總是會(huì )有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時(shí)間來(lái)處理這些突發(fā)事件。

　　5、平衡精力，分清工作主次。一個(gè)人的工作時(shí)間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時(shí)間內完成更多的工作是對每個(gè)工作者提出的挑戰。因此，總經(jīng)理秘書(shū)在做任何一項工作時(shí)，都要具備權衡輕重緩急的意識。如上文所說(shuō)，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來(lái)做，但是，如果酒店集團的總部人員正在與總經(jīng)理商討工作，而此時(shí)，總經(jīng)理需要秘書(shū)去復印一份文件，那么你還會(huì )等到與其它的文件放在一起復印嗎？答案是：當然不會(huì )，而且你需要放下手頭的工作，立即去復印。

　　有些總經(jīng)理秘書(shū)不具備職業(yè)態(tài)度或者對該職位認識不清，容易在工作中犯一些錯誤。常見(jiàn)的錯誤有：

　　1、對于酒店其它部門(mén)或者外界報送給總經(jīng)理的備忘錄、報告、申請以衣其它信息文件等，不及時(shí)呈送或報告給總經(jīng)理，影響了酒店對內、外的溝通，甚至嚴重影響了酒店的經(jīng)營(yíng)和管理工作。

　　2、由于工作的性質(zhì)等原因，總經(jīng)理秘書(shū)幾乎在第一時(shí)間就知道了總經(jīng)理對組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能?chē)朗貦C密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機密泄露給有關(guān)人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。

　　3、在總經(jīng)理的日常工作安排中，事前不征得總經(jīng)理的同意，代替總經(jīng)理作出某些工作約會(huì )的決定等，這些都嚴重影響了總經(jīng)理的工作，給總經(jīng)理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協(xié)助而不是代替總經(jīng)理工作。

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