物業(yè)檔案管理制度優(yōu)選[15篇]

　　在日新月異的現代社會(huì )中，我們每個(gè)人都可能會(huì )接觸到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的物業(yè)檔案管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

物業(yè)檔案管理制度1

　　為使公司顧問(wèn)管理工作有效進(jìn)行，加強公司顧問(wèn)資料和檔案的管理，確保公司顧問(wèn)資料、檔案的保密性，現制定以下管理制度：

　　一、顧問(wèn)咨詢(xún)資料分為共用資料與項目資料兩大類(lèi)。共用資料包括：專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、法規、技術(shù)規范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶(hù)型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個(gè)項目咨詢(xún)服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的`全部資料的集合。如該項目來(lái)往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢(xún)規劃、物業(yè)管理策劃與設計、顧問(wèn)建議書(shū)、咨詢(xún)實(shí)施細則、物業(yè)管理過(guò)程實(shí)施方案、項目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數據庫，以方便查找。項目資料應按項目分類(lèi)歸檔，需用電子文檔和書(shū)面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專(zhuān)人進(jìn)行管理。

　　三、項目資料的電子文檔需建立專(zhuān)門(mén)的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類(lèi)劃分，每個(gè)項目?jì)任募�按性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)存檔。

　　四、書(shū)面顧問(wèn)資料的借閱，需在顧問(wèn)咨詢(xún)部辦理借閱手續。重要、保密資料需經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導批準后方可借閱。

　　五、對顧問(wèn)咨詢(xún)資料電子文檔或數據庫由咨詢(xún)部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢(xún)部主管同意后方可進(jìn)入該文件。

　　六、同一項目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。

　　七、顧問(wèn)項目結束，該項目所有顧問(wèn)資料轉移至歷史資料目錄統一進(jìn)行管理。

　　八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執，更應注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問(wèn)資料進(jìn)行拷貝和復印。

物業(yè)檔案管理制度2

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實(shí)行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線(xiàn)路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì )決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡(jiǎn)歷、身份證復印件、上崗證、學(xué)歷證復印件、職稱(chēng)證復印件、工作變動(dòng)記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì )計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會(huì )批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的`損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴密管理，并保存復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標準化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內容分類(lèi)，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度3

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專(zhuān)職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。

　　5.人事檔案內裝材料禁止單頁(yè)借出。

物業(yè)檔案管理制度4

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的.書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

　　6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等

　　7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等

　　9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等

　　10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

物業(yè)檔案管理制度5

　　一、背景介紹

　　隨著(zhù)經(jīng)濟的不斷發(fā)展和城市化的進(jìn)程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著(zhù)重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶(hù)，建立一套健全的物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意義

　　確保物業(yè)客戶(hù)信息的統一、完整和準確；

　　2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；

　　3 、為物業(yè)決策提供可靠的數據參考；

　　4 、加強與物業(yè)客戶(hù)的溝通和合作。

　　三、檔案建立與管理

　　1 、檔案建立

　�。�1）在客戶(hù)入住物業(yè)前，要求客戶(hù)提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶(hù)檔案；

　�。�2）對于企事業(yè)單位客戶(hù)，還應建立組織機構代碼、稅務(wù)登記號等信息，并提供相關(guān)證明文件；

　�。�3）對于租賃客戶(hù)，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。

　　2 、檔案管理

　�。�1）分類(lèi)管理：根據檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶(hù)檔案、企事業(yè)單位客戶(hù)檔案、租賃客戶(hù)檔案等；

　�。�2）檔案編號：為每個(gè)客戶(hù)檔案分配唯一的檔案編號，并進(jìn)行標識和記錄；

　�。�3）檔案整理：定期對客戶(hù)檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的完整和準確；

　�。�4）檔案存儲：建立專(zhuān)門(mén)的檔案室進(jìn)行存儲，對檔案進(jìn)行保密、防火、防潮等處理；

　�。�5）檔案查閱：保障客戶(hù)合法權益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。

　　四、檔案內容和更新

　　1 、基本信息

　�。�1）個(gè)人住戶(hù)檔案：包括客戶(hù)姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、住址等；

　�。�2）企事業(yè)單位客戶(hù)檔案：包括單位名稱(chēng)、組織機構代碼、稅務(wù)登記號、聯(lián)系方式、辦公地址等；

　�。�3）租賃客戶(hù)檔案：包括租賃合同、租戶(hù)姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。

　　2 、動(dòng)態(tài)信息更新

　�。�1）客戶(hù)遷入、遷出信息；

　�。�2）客戶(hù)家庭成員變動(dòng)信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；

　�。�3）客戶(hù)單位經(jīng)營(yíng)情況、稅務(wù)信息等。

　　五、檔案保密與安全

　　1 、保密措施

　�。�1）對客戶(hù)檔案中的個(gè)人隱私信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式等進(jìn)行嚴格保密；

　�。�2）嚴格限制檔案查閱權限，只允許授權人員進(jìn)行查閱和使用；

　�。�3）加強信息系統的安全保護，防止未經(jīng)授權的人員獲取檔案信息。

　　2 、檔案安全措施

　�。�1）檔案室要求嚴格控制出入口，防止非法人員進(jìn)入；

　�。�2）檔案室配備專(zhuān)門(mén)的監控設備，保證檔案安全；

　�。�3）定期備份檔案數據，防止檔案丟失或損壞。

　　六、檔案利用與管理

　　1 、信息查詢(xún)和報表

　�。�1）客戶(hù)檔案應提供方便快捷的查詢(xún)和統計功能，以滿(mǎn)足物業(yè)日常工作的需要；

　�。�2）定期生成客戶(hù)檔案報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　2 、客戶(hù)服務(wù)與管理

　�。�1）根據客戶(hù)檔案提供個(gè)性化的服務(wù)和管理；

　�。�2）定期與客戶(hù)進(jìn)行溝通和聯(lián)系，了解客戶(hù)需求和意見(jiàn)；

　�。�3）在重要事項變化時(shí)及時(shí)更新客戶(hù)檔案。

　　七、改進(jìn)措施與建議

　　1 、不斷優(yōu)化客戶(hù)檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實(shí)現客戶(hù)檔案的電子化管理；

　　3 、定期組織員工培訓，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

　　綜上所述，物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度的建立和實(shí)施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強與客戶(hù)的溝通和合作具有重要意義。只有通過(guò)完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶(hù)，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程

　　為了確保物業(yè)客戶(hù)檔案管理的規范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。

　　1 、檔案建立流程

　�。�1）接收客戶(hù)信息：物業(yè)管理人員應在客戶(hù)入住物業(yè)前，要求客戶(hù)提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。

　�。�2）檔案登記：將客戶(hù)提供的信息進(jìn)行歸檔，并為每個(gè)客戶(hù)分配唯一的檔案編號。

　�。�3）信息核實(shí)：核實(shí)客戶(hù)提供的信息的真實(shí)性和準確性，確保檔案信息的可靠性。

　�。�4）檔案歸類(lèi)：根據檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶(hù)檔案、企事業(yè)單位客戶(hù)檔案、租賃客戶(hù)檔案等。

　�。�5）檔案存儲：將客戶(hù)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。

　　2 、檔案更新流程

　�。�1）定期更新：根據客戶(hù)提供的個(gè)人住戶(hù)或單位信息的變更情況，對客戶(hù)檔案進(jìn)行定期更新。

　�。�2）動(dòng)態(tài)信息更新：包括客戶(hù)遷入、遷出信息、家庭成員變動(dòng)信息等，及時(shí)更新到客戶(hù)檔案中。

　�。�3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶(hù)檔案的人員，需要經(jīng)過(guò)授權，并按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱，避免檔案信息泄露。

　　3 、檔案整理和清理流程

　�。�1）定期整理：定期對客戶(hù)檔案進(jìn)行整理和清理，刪除過(guò)期和無(wú)效的檔案信息，保持檔案的完整和準確性。

　�。�2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進(jìn)行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。

　�。�3）檔案歸檔：將整理好的客戶(hù)檔案按照規定的流程和標準進(jìn)行歸檔，確保每個(gè)檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見(jiàn)。

　　4 、檔案保密和安全流程

　�。�1）保密措施：對客戶(hù)檔案中的個(gè)人隱私信息進(jìn)行嚴格保密，不得泄露和濫用。

　�。�2）權限控制：對于需要查閱和使用檔案的員工，進(jìn)行權限控制，確保檔案信息的安全。

　�。�3）檔案安全：加強檔案室的安全防護，限制非授權人員的進(jìn)入，定期檢查檔案室的安全設施和防護措施。

　　九、檔案管理系統引入

　　為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實(shí)現客戶(hù)檔案的電子化管理。

　　1 、電子檔案建立：建立客戶(hù)檔案的電子數據庫，并將所有客戶(hù)檔案中的信息進(jìn)行電子化處理，提高信息存儲和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現對客戶(hù)檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。

　　3 、檔案安全措施：對電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。

　　4 、電子檔案查詢(xún)和報表：通過(guò)電子檔案管理系統，可以方便快捷地進(jìn)行客戶(hù)檔案的查詢(xún)和生成報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　十、員工培訓和質(zhì)量管理

　　為了提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進(jìn)行定期的`員工培訓和質(zhì)量管理。

　　1 、培訓內容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓。

　　2 、質(zhì)量評估：定期評估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并進(jìn)行改進(jìn)。

　　3 、績(jì)效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績(jì)效考核體系，激勵和獎勵優(yōu)秀表現的人員。

　　十一、總結和建議

　　物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度的建立和實(shí)施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強與客戶(hù)的溝通和合作具有重要意義。通過(guò)健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶(hù)信息的統一、完整和準確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數據參考，加強與物業(yè)客戶(hù)的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實(shí)現客戶(hù)檔案的電子化管理，可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。同時(shí)，通過(guò)員工培訓和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)施檔案管理制度的過(guò)程中，還應不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時(shí)保障檔案的保密和安全性。

　　綜上所述，只有通過(guò)完善的物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶(hù)，提升物業(yè)管理水平。在未來(lái)的工作中，我們應不斷總結經(jīng)驗，改進(jìn)工作方法，進(jìn)一步提高物業(yè)客戶(hù)檔案管理的水平和質(zhì)量。

物業(yè)檔案管理制度6

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的'資料，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。

物業(yè)檔案管理制度7

　　為了系統完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書(shū)信、日記、會(huì )議材料等,由行政部負責歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負責歸檔。

　　c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項檔案,如:會(huì )議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績(jì)、有關(guān)證書(shū)復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

　　e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

　　3.歸檔時(shí)間

　　a.文書(shū)檔案在第二年上半年內歸檔。

　　b.員工檔案及時(shí)歸檔。

　　c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數

　　a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

　　b.上級單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會(huì )議討論和領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì )議,不需貫徹執行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門(mén)主任要對本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導、監督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。

　　2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應有專(zhuān)用硬盤(pán)分區或專(zhuān)用文件夾;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的`下級文件夾中。文件夾名稱(chēng)應能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標簽,以方便查詢(xún)。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時(shí)采取復制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門(mén)主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

　　3.在借閱檔案時(shí)應做到以下幾點(diǎn):

　　a.辦理登記手續,定期歸還。

　　b.要愛(ài)護檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

　　4.借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

　　7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

　　2.鑒定的主要項目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門(mén)有長(cháng)遠利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(cháng)期或短期保存。

　　4.鑒定工作應該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過(guò)鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質(zhì)量達到標準規定。鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,部門(mén)主任應及時(shí)責成有關(guān)人員負責修改、補充。

　　6.銷(xiāo)毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。

　　b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。

　　c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴格執行保密規定,對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對部門(mén)造成損失的,將根據國家有關(guān)規定進(jìn)行處理。

物業(yè)檔案管理制度8

　　第一章總則

　　第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

　　4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實(shí)現員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門(mén)的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規定，互相配合，認真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。

　　3、考核材料(如試用期滿(mǎn)考核鑒定、見(jiàn)習期滿(mǎn)考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。

　　4、各類(lèi)證書(shū)復印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書(shū)復印件;②各類(lèi)資格證書(shū)復印件;③身份證復印件;④職務(wù)聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會(huì )職務(wù)情況<原件或復印件>等)。

　　7、承諾書(shū)、勞動(dòng)合同(應做到文本齊全完整，時(shí)間連續及時(shí))、各類(lèi)因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書(shū)等。

　　8、各類(lèi)審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個(gè)人年度工作總結或述職報告、各類(lèi)培訓總結、培訓成績(jì)、出國培訓總結等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，在形成正式材料后的一個(gè)月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

　　第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，要及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補送材料或補辦手續。形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應歸檔的材料。同時(shí)，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關(guān)，及時(shí)入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔，則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的.短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設專(zhuān)人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進(jìn)行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現丟失或問(wèn)題，應及時(shí)查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫(xiě)清單，交接雙方應共同清點(diǎn)并簽字留據。

　　第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實(shí)到位。

　　第十九條檔案庫房是機要重地，無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

　　第二十條逐步實(shí)現員工檔案管理工作的科學(xué)化、現代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時(shí)，應寫(xiě)明原因并經(jīng)執行總裁批準同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無(wú)誤后，寫(xiě)明材料出處和時(shí)間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。

　　第五章人事檔案的轉遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過(guò)程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現絲毫的差錯。

　　第二十五條人員內部調動(dòng)，檔案轉遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉遞必須填寫(xiě)《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過(guò)機要轉遞或由檔案管理員專(zhuān)程送取，嚴禁個(gè)人攜帶。對個(gè)人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應拒絕接收。

　　第二十七條轉遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。

　　第二十八條對轉進(jìn)的檔案在核對無(wú)誤后，及時(shí)將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。

　　第二十九條對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問(wèn)題的要追究、當事人和有關(guān)管理人員的責任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責解釋。

物業(yè)檔案管理制度9

　　物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專(zhuān)人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類(lèi)

　　一、綜合類(lèi)

　�。ㄒ唬┕�司發(fā)起人協(xié)議書(shū)、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見(jiàn)書(shū)、認股書(shū)等；

　�。ǘ�）公司編文號的全部文件；

　�。ㄈ�）公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、專(zhuān)業(yè)委員會(huì )、總裁辦公會(huì )、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì )等會(huì )議文件；

　�。ㄋ模┕�司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；

　�。ㄎ澹┕�司的各種請示報告及上級部門(mén)的批復；

　�。�六）集團內各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件；

　�。ㄆ撸┱�府各級部門(mén)發(fā)送的文件；

　�。ò耍┕�司領(lǐng)導班子會(huì )議紀錄，辦公會(huì )議記錄，黨委會(huì )議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì )議記錄；

　�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報底稿；

　�。ㄊ�）公司檔案的交接清冊和銷(xiāo)毀清冊；

　�。ㄊ�一）各職能部門(mén)、綜合類(lèi)檔案目錄。

　　二、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)

　�。ㄒ唬└髀毮懿块T(mén)管理文件、重要資料目錄；

　�。ǘ�）公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況；

　�。ㄈ�）公司各部經(jīng)濟考核指標；

　�。ㄋ模┕�司和業(yè)務(wù)部門(mén)對外簽訂的協(xié)議、合同；

　�。ㄎ澹┥霞壊块T(mén)制定的政策、規定等指導性文件。

　　三、財務(wù)類(lèi)

　�。ㄒ唬┠甓葘徲媹蟾�；

　�。ǘ�）年初預算報告；

　�。ㄈ�）財務(wù)分析報告；

　�。ㄋ模┴攧�(wù)存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類(lèi)

　�。ㄒ唬┕�司領(lǐng)導成員的任免申報及上級批復；

　�。ǘ�）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　�。ㄈ�）職工獎懲情況記錄；

　�。ㄋ模┞毠さ霓D正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；

　�。ㄎ澹﹦趧�(dòng)工資報表（年報）；

　�。�六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開(kāi)支情況資料

　　五、行政類(lèi)

　�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權移交、清冊報表和資料；

　�。ǘ�）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；

　�。ㄈ�）購買(mǎi)固定資產(chǎn)計劃、資料。

　　六、工程類(lèi)

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門(mén)或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類(lèi)大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門(mén)和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門(mén)窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現生蟲(chóng)、破損、被盜、失泄密現象，應及時(shí)向分管領(lǐng)導匯報，采取有效措施進(jìn)行處理。

　　六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的.機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺(jué)辦理借閱手續，認真填寫(xiě)檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實(shí)行部門(mén)立卷，各職能部門(mén)、二級公司、控股公司按照檔案分類(lèi)大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時(shí)間：各部門(mén)、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì )計檔案資料由財務(wù)部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規定各職能部門(mén)和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門(mén)和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

物業(yè)檔案管理制度10

　　一、總則

　�。ㄒ唬�為全面增強本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶(hù)服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶(hù)資料以及音像、圖表等檔案資料。

　�。ㄈ�）檔案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶(hù)服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶(hù)服務(wù)中心詳細負責管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心均需建立獨立的檔案室。

　�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專(zhuān)責人員，部下的各客戶(hù)服務(wù)中心依據自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專(zhuān)人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　�。�六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來(lái)文以及國家與當地有關(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負有關(guān)責任并需要執行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類(lèi)檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護完好性。

　　7.榮譽(yù)類(lèi)檔案等其余各樣檔案資料。

　�。ㄆ撸└骺蛻�(hù)服務(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和

　　資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區基本狀況資料。

　�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設備及其附著(zhù)物清單及表格等。

　�。�2）接收資料包含查收合格憑據、物業(yè)完滿(mǎn)狀況、接收文件。

　�。�3）技術(shù)資料包含工程預決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會(huì )審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶(hù)家庭狀況登記表、房子交接單、住戶(hù)入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶(hù)資料一定妥當保留并實(shí)時(shí)更新。

　　4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內容。

　�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻�(hù)服務(wù)中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。

　�。�2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內部通啟等文書(shū)資料。

　�。�3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　�。�4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶(hù)服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。

　�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報告、分戶(hù)圖等。

　�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。

　�。�7）各客戶(hù)服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。

　　5.小區創(chuàng )優(yōu)檔案資料及社區文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　�。ò耍┵Y料移交前管理。

　　1.各客戶(hù)服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶(hù)服務(wù)中心一定將檔案資料分類(lèi)寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿(mǎn)。

　　3.各客戶(hù)服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類(lèi)寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執行移交鋒續。

　　2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認真查對移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶(hù)服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認，方可辦理調離手續。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心需依據本管理方法的.歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類(lèi)擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊備完好。

　　5.實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　�。ㄊ�一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負責檢查、督查、指導并查核各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶(hù)服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶(hù)服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關(guān)規定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶(hù)手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進(jìn)行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線(xiàn)、標記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護業(yè)主和住戶(hù)的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶(hù)服務(wù)中心的檔案庫中，如需調用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心負責人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷(xiāo)毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　�。ㄊ�五）物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心依據自己實(shí)質(zhì)狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫房?jì)群蛶旆苦徑鼑澜麛R置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房?jì)热�力按分�?lèi)設置，檔案資料按類(lèi)型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶(hù)垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點(diǎn)索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統計，詳細要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統計。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統計結果報物業(yè)企業(yè)負責人，部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案員將統計結果報給客戶(hù)服務(wù)部負責人。

　　3.統計工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應狀況，務(wù)必保證供給的數據正確，切合客觀(guān)實(shí)質(zhì)。

　�。ㄊ�八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導判定和贊同，任何人不得私自銷(xiāo)毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應持續保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷(xiāo)毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷(xiāo)售。

　　2.銷(xiāo)毀檔案資料須有起碼兩名監銷(xiāo)人，監銷(xiāo)人應認真復核要銷(xiāo)毀的檔案資料。銷(xiāo)毀完成須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　�。ǘ�十）企業(yè)依據每年查核結果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應表彰或獎賞等。

　�。ǘ�十一）關(guān)于工作不負責，未認真貫徹執行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細工作人員和有關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。

　　八、附則

　�。ǘ�十三）本管理制度由企業(yè)客戶(hù)服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。

物業(yè)檔案管理制度11

　　第一章擬建立的規章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務(wù)管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。

　　三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件

　　包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設計開(kāi)發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊

　　包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場(chǎng)地工作手冊、營(yíng)業(yè)文娛場(chǎng)所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶(hù)入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶(hù)意見(jiàn)的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪(fǎng)工作手冊、住戶(hù)檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門(mén)衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng )物業(yè)優(yōu)秀規劃等。詳細內容此處略。

　　五、擬建立的質(zhì)量記錄文件

　　因數量達幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業(yè)檔案建立的內容

　　檔案建立的內容包括:業(yè)主入伙資料;客戶(hù)家庭資料;客戶(hù)聯(lián)系電話(huà):包括:正常情況下的聯(lián)系電話(huà)和緊急情況下的聯(lián)系電話(huà),如家庭電話(huà)、單位電話(huà)、手機、呼機、e-mail地址等;客戶(hù)室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過(guò)程情況記錄、管線(xiàn)變動(dòng)情況等;客戶(hù)日常維修資料包括:維修、維修回訪(fǎng)等記錄情況;客戶(hù)反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、客戶(hù)投訴及處理記錄、客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統計記錄等。

　　二、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　客戶(hù)檔案資料是在客戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內容包括客戶(hù)的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養維修情況等。

　　1、客戶(hù)檔案的收集

　　設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶(hù)檔案進(jìn)行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的.原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行客戶(hù)一戶(hù)一檔。

　　2、客戶(hù)權籍資料管理

　　從客戶(hù)入伙開(kāi)始,應著(zhù)手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶(hù)權籍狀況,為客戶(hù)需求提供服務(wù)。

　　3、客戶(hù)檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據資料內容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶(hù)檔案的歸檔

　　鳳凰城小區管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶(hù)管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　6、客戶(hù)檔案的管理

　　客戶(hù)檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時(shí)追究有關(guān)人員的責任�？蛻�(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時(shí)應防止電腦病毒侵入。

　　第二節房屋管理與維修養護

　　1.主出入口設有小區平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶(hù)門(mén)標號標志明顯。

　　2.無(wú)違反規劃亂搭亂建,無(wú)擅自改變房屋用途現象。

　　3.房屋外觀(guān)完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無(wú)脫落、無(wú)污跡。

　　4.戶(hù)外招牌、廣告牌、霓虹燈按規定設置,保持整潔、統一、美觀(guān),無(wú)安全隱患或破損。

　　5.封閉陽(yáng)臺統一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

　　戶(hù)外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽(yáng)蓬等。

　　6.空調安裝位置統一,冷凝水集中收集,支架無(wú)銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線(xiàn)和損害他人利益的現象。

　　1)住戶(hù)裝修申請表、裝修責任書(shū)(見(jiàn)業(yè)主分戶(hù)檔案)

　　2)裝修現場(chǎng)巡查記錄表(見(jiàn)工程巡查記錄)

　　第三節共用設施設備管理

　　1.共用配套設施完好,無(wú)隨意改變用途。

　　2.共用設施設備運行、使用及維護按規定要求有記錄,無(wú)事故隱患,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和維護人員嚴格遵守操作規程與保養規范。

　　1)設備運行維修工作程序

　　2)設備巡查記錄

　　3)設備保養記錄

　　3.室外共用管線(xiàn)統一入地或公共管道,無(wú)架空管線(xiàn),無(wú)礙觀(guān)瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無(wú)堵塞、外溢現象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無(wú)缺塊,無(wú)丟失,路面井蓋不影響車(chē)輛行人通行。

　　6.制定供電系統管理措施并嚴格執行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規定

　　2)配電系統工作內容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設備完好

　　第四節安防、消防、車(chē)輛管理

　　1.小區基本實(shí)行封閉式管理

　　1)小區實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料

　　2)治安管理規定

　　3)門(mén)衛管理規定

　　2.有專(zhuān)業(yè)護衛隊實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護衛熟悉小區的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語(yǔ)規范、認真負責。

　　1)護衛部工作、內務(wù)條令

　　2)護衛崗位職責

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o衛值班記錄

　�、谱o衛訓練記錄

　�、且归g巡查記錄

　�、葋�(lái)訪(fǎng)登記表

　�、勺o衛培訓日程、訓練記錄及資料

　�、首o衛工作考核、巡查、評分統計資料

　�、俗o衛基礎知識考核答卷

　�、套o衛文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

　　1)警示牌標識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見(jiàn)治安刑事案件及處理措施

　　4)常見(jiàn)的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設備設施完好無(wú)損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災應急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

　　5)護衛隨時(shí)巡查營(yíng)業(yè)房消防設施

　　6)義務(wù)消防隊員消防演練

　　5.機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度完善,管理責任明確,車(chē)輛進(jìn)出有登記。

　　1)機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理規定

　　2)機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)登記

　　3)護衛巡邏記錄

　　4)護衛工作考核標準

　　5)交通指揮管理規范有序

　　6.非機動(dòng)車(chē)輛管理制度完善,按規定位置停放,管理有序。

　　1)非機動(dòng)車(chē)管理規定

　　2)按規定位置停放、管理有序

　　3)護衛工作考核標準

　　第五節環(huán)境衛生管理

　　1.環(huán)衛設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

　　1)環(huán)衛設備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區環(huán)境衛生資料

　　2.清潔衛生實(shí)行責任制,有專(zhuān)職的清潔人員明確的責任范圍,實(shí)行標準化保潔。

　　1)清潔衛生工作標準及考核辦法

　　2)清潔衛生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設施設備無(wú)蟻害。

　　5.小區內道路等共用場(chǎng)地無(wú)紙屑、煙頭等廢棄物,小區內衛生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無(wú)亂貼、亂畫(huà)、無(wú)擅自占用和堆放雜物現象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛生標準,無(wú)亂設攤點(diǎn)、廣告牌和無(wú)亂貼、亂畫(huà)現象。

　　8.無(wú)違反規定飼養寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無(wú)污染。

　　第六節綠化管理

　　1.小區內綠地布局合理,花草樹(shù)木與建筑小品配置恰當。

　　2.綠地無(wú)改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現象。

　　3.花草樹(shù)木長(cháng)勢良好,修繕整齊美觀(guān),無(wú)病蟲(chóng)害,無(wú)折損現象、無(wú)斑禿。

　　4.綠地無(wú)紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節精神文明建設

　　1.意義,健康向上的社區文化活動(dòng),創(chuàng )造條件,積極配合,支持并參與社區文化建設。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權區域建設,愛(ài)護小區公共設施資料

　　b小區安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區住戶(hù)參與文化娛樂(lè )活動(dòng)資料

　　d培訓護衛消防安全知識,培訓資料

　　第八節管理效益

　　1.管理服務(wù)費收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務(wù),開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng),便民服務(wù)項目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財務(wù)報告

　　3.本小區物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)狀況。向小區住戶(hù)公布物管費收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件

　　2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內裝修管理協(xié)議書(shū)

　　5]消防安全責任書(shū)

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線(xiàn)圖等

　　9]裝修違規的整改通知書(shū)

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書(shū)面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過(guò)程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

物業(yè)檔案管理制度12

　　檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。

　　1.所有文檔實(shí)行統一管理，并指派專(zhuān)人負責;

　　2.所有收、發(fā)文件由專(zhuān)人統一登記，文件傳閱后應及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質(zhì)不同的'文件，實(shí)行分類(lèi)立卷保管，以便日后查找;

　　4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經(jīng)上級領(lǐng)導同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對欲銷(xiāo)毀文件必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理批準后進(jìn)行銷(xiāo)毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。

物業(yè)檔案管理制度13

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的'溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設施設備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執行;

　　2、專(zhuān)人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實(shí)現智能化管理，計時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度14

　　美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實(shí)記錄，計算機系統對原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專(zhuān)職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進(jìn)行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理。

　　(一)檔案制度建立與管理

　　1、主要思路

　　檔案資料分類(lèi):依據美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側重。在管理過(guò)程中，注重對原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類(lèi)和補充，使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。

　　檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶(hù)全面的原始資料，并對陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶(hù)管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。

　　檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤(pán)儲存系統;做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò )。

　　區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的'規范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。

　　2、建立檔案、資料的分類(lèi)檢索

　　1)業(yè)主提供的資料

　　a、項目批準文件

　　b、用地批準文件

　　c、建筑執照

　　d、拆遷安置資料

　　2)技術(shù)資料

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結構、設備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　d.地質(zhì)勘測報告

　　e.工程合同開(kāi)

　　f.竣工報告

　　g.工程預決算

　　h.圖紙會(huì )審記錄

　　i.工程設計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　j.隱蔽工程驗收簽證

　　k.沉降觀(guān)察記錄

　　l.竣工驗收證明書(shū)

　　m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)

　　n/新材料、構配件的鑒定合格證書(shū)

　　o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書(shū)

　　p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　q.供水的試壓報告

　　r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

　　s.其他技術(shù)資料

　　3)管理處建立的資料

　　a.住宅區基本資料

　　b.住宅區分區資料

　　c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

　　d.娛樂(lè )設施資料

　　4)住戶(hù)資料

　　a.住戶(hù)入住資料

　　入住通知書(shū)

　　入住協(xié)議書(shū)

　　b.家庭人員檔案

　　住戶(hù)情況登記表

　　(二)管理處各項管理制度目錄

　　序號文件名稱(chēng)文件編碼

　　1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01

　　2職業(yè)安全健康職責xx.00.02

　　3物料管理辦法xx.00.03

　　4停電停水應急預案xx.00.04

　　5水浸應急預案xx.00.05

　　6治安應急預案xx.00.06

　　7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07

　　8犬類(lèi)管理辦法xx.00.08

　　9保安崗位架構圖xx.01.01

　　10保安運作規程xx.01.02

　　11人員出入管理辦法xx.01.03

　　12監控中心管理辦法xx.01.04

　　13車(chē)輛管理辦法xx.01.05

　　14保安崗位操作規程xx.01.06

　　15安保崗位標準xx.01.07

　　16燃放煙花爆竹管理規定xx.01.08

　　17保潔崗位監管規程xx.02.01

　　18綠化(地)養護監管規程xx.03.01

　　19消防安全管理辦法xx.04.01

　　20火警應急預案xx.04.02

　　21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03

　　22消防設備(設施)操作規程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防設備(設施)維修保養規程xx.04.06

　　25弱電設備(設施)運行管理規定xx.04.07

　　26弱電設備(設施)操作規程xx.04.08

　　27弱電設備(設施)維修保養規程xx.04.09

　　28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10

　　29電梯設備監管辦法xx.05.01

　　30電梯故障緊急預案xx.05.02

　　31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配電設備(設施)運行管理規程xx.06.02

　　33供配電設備(設施)操作規程xx.06.03

　　34供配電設備(設施)維修保養規程xx.06.04

　　35電工安全操作守則xx.06.05

　　36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01

　　37給排水設備(設施)運行管理規程xx.07.02

　　38給排水設備(設施)操作規程xx.07.03

　　39給排水設備(設施)維修保養規程xx.07.04

　　40管道維修工作規程xx.07.05

　　41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋設備(設施)運行管理規程xx.09.02

　　43房屋設備(設施)操作規程xx.09.03

　　44房屋設備(設施)維修保養規程xx.09.04

　　45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05

　　46設備完好率標準xx.09.06

　　47房屋、設施維修保養規程xx.09.07

　　48服務(wù)供方質(zhì)量監管規程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理辦法xx.10.02

　　50業(yè)戶(hù)管理辦法xx.11.01

物業(yè)檔案管理制度15

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規定:

　　1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的`權利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規定:

　　1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專(zhuān)人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權人士，方可代為執行以上事務(wù)

　　4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告，應限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規定從重處罰，并由當事人個(gè)人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

　　2)設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗收合格文件;

　　3)機電設備保養合約;

　　4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

　　2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續;

　　2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;

　　3、業(yè)戶(hù)資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊等統一裝訂成冊;

　　2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規章制度及裝修規定等;

　　3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設備維修保養類(lèi):

　　1)各類(lèi)設施設備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養制度及應急措施;

　　2)各類(lèi)設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單，維修后應有回訪(fǎng)記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類(lèi):

　　1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門(mén)水質(zhì)檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類(lèi):

　　1)正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況

　　3)物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì )議記錄(包括內部會(huì )議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì )的會(huì )議)

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計劃與報告

　　x工程設備管理計劃與報告

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函

　　x用戶(hù)報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養工作情況記錄

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