公司檔案管理制度（精選15篇）
在現實(shí)社會(huì )中，很多場(chǎng)合都離不了制度，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
公司檔案管理制度1
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，依據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規，訂立本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保管價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、精準和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監督和引導。中央管理的企業(yè)訂立本企業(yè)檔案管理制度和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責：
貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策，訂立本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度； 統籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和供應利用工作；引導本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、引導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)問(wèn)和業(yè)務(wù)本領(lǐng)。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、精準、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保管。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保管。
第九條企業(yè)依據有關(guān)規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)實(shí)行有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強對學(xué)問(wèn)產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)隱秘檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對確無(wú)保管價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)行監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保管價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步進(jìn)展，不絕提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的供應利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)供應適時(shí)、有效的'服務(wù)。
第十五條企業(yè)必需為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)供應真實(shí)、精準的檔案。
第十六條企業(yè)供應利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵害他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變更，應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變更檔案處置方法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應妥當處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員予以表?yè)P和嘉獎。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案管理制度2
為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。
第一條 公司檔案工作的基本原則是：
集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文件、文書(shū)檔案由檔案室集中統一管理，維護檔案的完整與安全。各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的只具有參考價(jià)值的文件，材料，沒(méi)有存檔意義的文件、文書(shū)可由承辦單位保管。
第二條 檔案作為公司發(fā)展的見(jiàn)證，是在創(chuàng )辦、規劃、開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)及其管理工作中形成的，并作為歷史記錄保存，以備查考的文字、圖表、聲像等載體的材料，建立檔案管理具有重要性。
第三條 公司檔案室的檔案工作接受上級領(lǐng)導的業(yè)務(wù)指導、監督和檢查，負責管理公司的文書(shū)、文件（部分）檔案，其任務(wù)是：
1、搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書(shū)檔案。
2、積極開(kāi)展檔案的提供利用工作。
3、進(jìn)行檔案統計。
第四條 公司各部門(mén)必須做好有關(guān)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)管理等業(yè)務(wù)檔案材料的收集、整理工作，并及時(shí)交檔案室檔案管理員歸檔。
歸檔的文書(shū)包括：
1、政府行政單位發(fā)送給公司的文件、批文、技術(shù)、審核資料。
2、企業(yè)來(lái)往文件、協(xié)議、報告和會(huì )談紀要文件材料。
3、公司主持召開(kāi)的各種專(zhuān)業(yè)會(huì )議形成的領(lǐng)導講話(huà)、文件和會(huì )議總結紀要。
4、其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。
5、公司各部門(mén)的與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書(shū)、合同等。
6、公司會(huì )議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及全公司的規章制度）。
7、公司制定的計劃書(shū)、統計、預決算書(shū)、工作總結。
第五條 歸檔要求
a)歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內容進(jìn)行歸檔。
b)在一個(gè)卷內要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統地排列。
c)案卷標題要簡(jiǎn)明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，檔案資料應明確長(cháng)、中、短保管期限，銷(xiāo)毀檔案資料要按保密程序辦理，嚴格執行報批后，方可銷(xiāo)毀資料。
d)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號，填寫(xiě)卷內目錄備查。
e)全部案卷組成后，要對檔案做統一排列并編寫(xiě)檔號，然后逐卷登記，填寫(xiě)案卷目錄。
第六條 檔案借閱
a)借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出。必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理核對，公司領(lǐng)導批準。
b)借閱時(shí)間一般檔案最長(cháng)不超過(guò)10天，保密級檔案最長(cháng)不超過(guò)一周。
c)借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。
d)借檔人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，須經(jīng)部門(mén)主管批準。
第七條 檔案管理人員對各部門(mén)移交的檔案材料應及時(shí)記錄整理，進(jìn)行分類(lèi)、編目，并做好檔案的檢查和保管工作，對破損或變質(zhì)的檔案應及時(shí)采取補救措施。
第八條 檔案管理人員必須謹防檔案散失、泄密，做好保密及安全管理工作。
第九條 員工借閱文件資料時(shí)，應簽名登記，必要時(shí)應經(jīng)公司領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續。借閱時(shí)不得涂改，損毀檔案，并按時(shí)在借閱期限內歸還。
第十條 財務(wù)憑證檔案由財務(wù)部門(mén)按崗位分工及憑證種類(lèi)進(jìn)行歸檔管理。
第十一條 本規定由檔案室制定。
第十二條 本規定自下發(fā)之日起執行。
公司的檔案管理制度怎么做？
公司檔案管理制度
第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的'文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行（或簽訂）部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
公司檔案管理制度3
為保證公司各項規章制度的貫徹執行,充分調動(dòng)員工工作的積極性、創(chuàng )造性,實(shí)行獎勤罰懶的用人機制,特制定員工獎懲制度:
一、獎勵
(一)獎勵種類(lèi)
1、頒發(fā)獎狀;
2、通報表?yè)P:
3、物質(zhì)獎勵;
4、晉升工資或晉級;
5、發(fā)放獎金。
(二)獎勵條件
1、對改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻者;
2、為用戶(hù)提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶(hù)表?yè)P者;
3、在發(fā)明創(chuàng )造、技術(shù)改進(jìn)、節能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟效益者;
4、在各類(lèi)報紙、雜志或學(xué)術(shù)研討會(huì )發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;
5、發(fā)現事故苗頭、及時(shí)采取措施,防止重大事故發(fā)生者;
6、控制開(kāi)支、節約費用有顯著(zhù)成績(jì)者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;
8、見(jiàn)義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動(dòng)上交者;
10、敬業(yè)愛(ài)崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規章制度者。
(三)獎勵程序
凡符合獎勵條件者,由所在部門(mén)將員工事跡以書(shū)面形式報告并填寫(xiě)獎勵建議書(shū)呈報人力資源部,由人力資源部核實(shí)無(wú)誤后報公司領(lǐng)導批準后實(shí)施。
二、處分
(一)甲類(lèi)過(guò)失,有下列行為者屬甲類(lèi)過(guò)失:
1、不按公司規定著(zhù)裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語(yǔ);
5、不認真填寫(xiě)交接班記錄;
6、當班時(shí)間吃東西、收聽(tīng)廣播、看報紙;
7、在當值崗位使用公司電話(huà)辦理私事;
8、在當值崗位上吸煙;
9、丟失公司財物;
10、私自使用公司打長(cháng)途電話(huà);
11、無(wú)特殊原因不按時(shí)完成上級交辦任務(wù);
12、工作時(shí)間接待私人來(lái)訪(fǎng);
13、工作散漫,粗心大意;
14、無(wú)幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓和活動(dòng);
15、一月內無(wú)幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過(guò)10分鐘。
(二)乙類(lèi)過(guò)失、有下列行為者屬乙類(lèi)過(guò)失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當班時(shí)間睡覺(jué);
3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達3次);
4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶(hù)投訴時(shí),與用戶(hù)爭辨、吵鬧;
5、在社區內變相賭博或從事不道德活動(dòng);
6、未經(jīng)批準私自配制社區內房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據、證明、記錄、報假學(xué)歷;
8、私自向外界泄露公司機密資料;
9、故意損壞公司或業(yè)主財物;
10、不服從領(lǐng)導的正確命令并在公共場(chǎng)合頂撞領(lǐng)導;
11、超越職權范圍或違章操作,造成一定的`經(jīng)濟損失;
12、工作時(shí)間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類(lèi)過(guò)失、有下列行為者屬丙類(lèi)過(guò)失:
1、以權謀私,敲詐勒索用戶(hù)或下屬;
2、組織及煽動(dòng)罷工、聚眾鬧事;
3、工作時(shí)間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶(hù)吵架,或一年累計被用戶(hù)有效投訴達3次以上;
6、偷竊公司或用戶(hù)財物;
7、玩忽職守,違反操作規程,造成重大事故或嚴重后果;
8、惡意破壞公物或他人財物,造成公司或他人重大損失;
9、當月曠工3次或季度累計曠工7次以上;
10、不服從正常工作調動(dòng);
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴重違反公司規定及國家法律行為。
三、處罰種類(lèi)及執行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類(lèi)過(guò)失的行為,由部門(mén)主管簽發(fā)并報人事資源部審核備案;
2、書(shū)面警告:員工重復觸犯甲類(lèi)過(guò)失或首次觸犯乙類(lèi)過(guò)失,將給予書(shū)警告,并扣除當月基本工資的50%;
3、最后書(shū)面警告:員工重復觸犯乙類(lèi)過(guò)失將給予最后書(shū)面警告處分,扣除當月基本工資;
4、降級、撤職、罰款:員工違規給予書(shū)面警告外,還可以給予降級、撤職、罰款處分;
5、辭退或開(kāi)除:員工觸犯丙類(lèi)過(guò)失,公司有權給予辭退或開(kāi)除處理,公司也有權對重復觸犯乙類(lèi)過(guò)失、情節嚴重的員工給予辭退處分;被辭退或開(kāi)除的員工工作滿(mǎn)三個(gè)月的方能退還崗位培訓押金(先處罰后補各種費用);
6、經(jīng)公司領(lǐng)導批準,人力資源部可直接對違規員工簽發(fā)'警告通知書(shū)'
四、處罰程序
1、員工有違紀行為,由所在部門(mén)填寫(xiě)《員工違紀警告書(shū)》,列明違紀事實(shí),提出處理意見(jiàn),經(jīng)見(jiàn)證人或違紀人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的違紀處罰,由人力資源部領(lǐng)導審批并通報部門(mén);
3、領(lǐng)班級以下的員工違紀處罰,由部門(mén)主任、經(jīng)理審批;
4、主管級以上的員工違紀處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書(shū)'后,如能認真改過(guò),積極工作,連續兩次考評為'優(yōu)',或因工作成績(jì)突出受到公司的通報表?yè)P,經(jīng)所在部門(mén)主管提出,公司領(lǐng)導批準后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對所受的處分不服,應在三日內書(shū)面向人力資源部或公司領(lǐng)導提出申訴(員工亦可向公司工會(huì )申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導將對員工的申訴進(jìn)行認真核查,并做出相應的處理決定。
公司檔案管理制度4
1、目的：
為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門(mén)人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財務(wù)等各種檔案。
3、職責
檔案工作，設立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內的檔案資料實(shí)行統一管理，各部門(mén)設立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調，監督和指導。
行政辦公室負責組織各部門(mén)做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進(jìn)行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導和監督。
各部門(mén)負責職責范圍內檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。
人事檔案、財務(wù)檔案、銷(xiāo)售檔案分別由人力資源部、財務(wù)管理部和營(yíng)銷(xiāo)管理部設專(zhuān)人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。
各部門(mén)應明確規定檔案責任人（檔案員）。檔案責任人（檔案員）對本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。
歸檔
各部門(mén)應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行移交手續，重要資料應隨時(shí)移交，集中管理，任何單位及個(gè)人不得據為己有。
歸檔范圍及管理：
各類(lèi)資質(zhì)文件、各類(lèi)規章制度、人事檔案、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級來(lái)文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結、設備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。
各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門(mén)批文、復函、證件等前期技術(shù)資料由前期開(kāi)發(fā)部負責整理及歸檔，并按規定及時(shí)向檔案室移交。
各工程項目設計方案、施工圖，設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來(lái)資料，會(huì )議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負責整理及歸檔。
工程進(jìn)度計劃，施工總包、分包、監理、設備廠(chǎng)家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì )議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負責整理及歸檔。
各類(lèi)合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷(xiāo)售、借貸、擔保、轉讓等）的正本原件、工程預結算書(shū)等資料由合同管理部負責整理及歸檔。
各類(lèi)證件（營(yíng)業(yè)執照正、副本；組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開(kāi)戶(hù)許可證等）及各類(lèi)財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)管理部負責歸檔。
公司采購的設備、材料說(shuō)明書(shū)、檢驗報告、質(zhì)量保證書(shū)等資料由材料采購部負責整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門(mén)二級檔案員按規定進(jìn)行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求：
文件材料齊全完整，真實(shí)有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的`字跡。
根據檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷；
根據檔案內容的歷史關(guān)系，區別保存價(jià)值，進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，并填寫(xiě)檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見(jiàn)，經(jīng)企管辦主任批準后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理（或常務(wù)副總）批準，外借的檔案一般在一周內歸還，所借檔案達到規定借閱期限，如需繼續使用，若無(wú)他人預約可辦理續借手續。借出的檔案，檔案室有權根據工作需要隨時(shí)催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續，所借閱的檔案，只能在本檔案室內查閱，不準外借，檔案管理負責人并對摘抄的材料進(jìn)行審查。
借閱檔案要注意愛(ài)護和保管，不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈畫(huà)、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規行為，要追究當事人責任。
查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時(shí)，檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現檔案缺損的情況要嚴肅查處。
借閱者未按本規定辦理借閱手續，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責任。
職工臨時(shí)離開(kāi)公司（出國、借調、外出學(xué)習等）、調動(dòng)工作或解聘辦理手續之前，人力資源部門(mén)要及時(shí)通知檔案部門(mén)，經(jīng)檔案部門(mén)簽字確認已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續。
本公司保管的人事、財務(wù)、車(chē)輛等檔案只供本公司和主管政府機關(guān)查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
財務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財務(wù)副總同意后，由財務(wù)部指定專(zhuān)人陪同查閱，財務(wù)賬目不予復制，財務(wù)憑證如確實(shí)需要復制，必須在財務(wù)人員和檔案管理人員監督下進(jìn)行復制。
檔案保存期限及銷(xiāo)毀
工程項目竣工資料、開(kāi)發(fā)文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價(jià)值定期銷(xiāo)毀。
檔案每三年鑒定一次，對超過(guò)保存期限的進(jìn)行下架、分類(lèi)。
由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據有關(guān)規定酌情處置。銷(xiāo)毀檔案須填寫(xiě)檔案鑒定與銷(xiāo)毀審批表。
銷(xiāo)毀檔案由檔案室負責執行，同時(shí)由主管領(lǐng)導指派監銷(xiāo)人，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽名。經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，不得當廢紙出售或作其他用。
檔案統計及管理要求
為了給分析、研究工作提供數據，要認真做好檔案統計工作，建立健全各種統計臺帳。
年終進(jìn)行當年歸檔文件匯總，并統計當年檔案借閱人次，分析利用率，總結檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。
公司職工要嚴格遵守保密規定，若有泄密應追究責任，有嚴重泄密或竊密行為者，視其情節進(jìn)行處理，并追究其刑事責任。
加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度5
一、概述
公司人事檔案管理制度是為規范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過(guò)程，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性而制定的。
二、檔案建立
1. 人事檔案的范圍和內容
人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績(jì)效考核、培訓等所有與員工相關(guān)的資料。人事檔案的內容應包括員工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、合同協(xié)議、績(jì)效考核記錄、晉升、獎懲等有關(guān)信息。
2. 檔案管理責任及流程
人事部門(mén)負責公司全體員工的檔案管理工作，其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節。人事部門(mén)應建立嚴格的流程，確保檔案的準確性和時(shí)效性。
3. 檔案建立的流程和要求
員工入職后，人事部門(mén)應在規定時(shí)間內收集并建立員工檔案。員工個(gè)人應提供真實(shí)、完整和準確的個(gè)人資料，包括身份證、畢業(yè)證、工作經(jīng)歷等證明文件。人事部門(mén)應按照流程對這些材料進(jìn)行核實(shí)，并將其歸檔。
三、檔案整理
1. 檔案整理的原則和方法
檔案整理的原則是按照時(shí)間順序和相關(guān)性對檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理。人事部門(mén)應制定檔案整理的具體方法和步驟，并保持檔案的完整性和準確性。
2. 檔案整理的任務(wù)分工和流程
人事部門(mén)應根據公司規模和人數確定檔案整理的任務(wù)分工和流程�？梢詫n案分為不同的類(lèi)別，由不同的人員負責整理和歸檔。
四、檔案保管
1. 檔案保管的目的和要求
檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應妥善保管，防止遺失、損壞或泄露，并按照規定的時(shí)間保留期限進(jìn)行保存。人事部門(mén)應制定檔案保管的要求和措施，確保檔案的安全性。
2. 檔案保管的責任和措施
人事部門(mén)及相關(guān)人員對檔案的保管負有責任。保管人員應按照規定的要求和措施進(jìn)行檔案的保管，包括使用鎖柜、防潮、防火等措施，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
五、檔案使用
1. 檔案使用的范圍和條件
檔案的使用范圍限定于有關(guān)人事、勞動(dòng)合同、績(jì)效等與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。其他部門(mén)和人員需提出申請，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的批準后方可使用檔案。
2. 檔案使用的權限和流程
人事部門(mén)應制定檔案使用的權限和流程，明確各級別人員的檔案使用權限，并規定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。
六、檔案銷(xiāo)毀
1. 檔案銷(xiāo)毀的原則和方式
檔案銷(xiāo)毀的原則是按照規定的時(shí)間保留期限，一經(jīng)到期即予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式應包括物理銷(xiāo)毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。
2. 檔案銷(xiāo)毀的程序和流程
人事部門(mén)應根據檔案銷(xiāo)毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統一銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀記錄應詳細記錄，包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式和銷(xiāo)毀人員等信息。
七、違紀違法處理
1. 違反制度的處理措施
對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員，一經(jīng)查實(shí)將根據公司相關(guān)規定進(jìn)行相應的處罰。
2. 違反法律法規的處理措施
對于違反法律法規規定和侵犯員工隱私等行為，將按照公司相關(guān)規定和國家有關(guān)法律法規進(jìn)行處理，必要時(shí)將追究相應的法律責任。
綜上所述，公司人事檔案管理制度是公司規范人事檔案工作的`基本規定，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，保障員工和公司的權益。制度的執行需要全體員工的共同配合，確保制度的有效落實(shí)。八、檔案管理的監督與評估
1. 監督責任及流程
人事部門(mén)和相關(guān)部門(mén)應建立定期監督檔案管理工作的機制，確保檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節的合規性和規范性。監督部門(mén)應制定具體的監督流程和責任分工，并對檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和評估。
2. 檔案管理的評估指標
檔案管理的評估指標應包括檔案的完整性、準確性、及時(shí)性和安全性等方面。評估指標應根據公司的實(shí)際情況進(jìn)行具體的制定，并根據評估結果進(jìn)行相應的改進(jìn)和優(yōu)化。
九、問(wèn)題處理與糾正措施
1. 檔案管理中可能出現的問(wèn)題
在檔案管理過(guò)程中可能出現的問(wèn)題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當等情況。人事部門(mén)應及時(shí)發(fā)現并處理這些問(wèn)題，采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
2. 問(wèn)題處理的程序和措施
當發(fā)現檔案管理中存在問(wèn)題時(shí)，人事部門(mén)應立即采取相關(guān)措施進(jìn)行處理。處理程序應包括問(wèn)題的確認、原因的分析、責任的追究和糾正措施的制定，并進(jìn)行相應的記錄和整改。
十、制度宣導與培訓
1. 制度宣導的目的和方式
人事部門(mén)應定期對人事檔案管理制度進(jìn)行宣導，以提高員工對制度的了解和認知度。宣導方式可以包括員工大會(huì )、培訓課程、內部通知等形式，以確保制度能夠全面、深入地落實(shí)在員工中。
2. 培訓與教育的內容和方法
人事部門(mén)應對各級員工進(jìn)行相關(guān)檔案管理的培訓與教育。培訓的內容應包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓方法可以采用現場(chǎng)培訓、在線(xiàn)培訓、培訓材料等形式，以確保培訓的有效性和實(shí)效性。
十一、附則
1. 本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、勞務(wù)派遣人員和合同工等。
2. 人事部門(mén)應根據公司實(shí)際情況，結合相關(guān)法律法規和政策，制定相應的操作細則和補充說(shuō)明，并及時(shí)進(jìn)行更新和調整。
3. 公司領(lǐng)導對檔案管理工作具有重要的指導作用，應支持和監督檔案管理工作的開(kāi)展，并及時(shí)解決檔案管理中的問(wèn)題和困難。
4. 本制度自發(fā)布之日起生效，并逐步推行。
人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分，對于維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性具有重要意義。通過(guò)制定和執行人事檔案管理制度，可以規范和優(yōu)化公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，從而為公司的發(fā)展和員工的成長(cháng)提供有力的支持和保障。
通過(guò)建立嚴格的檔案建立、整理、保管和使用等流程，可以確保檔案的準確性和時(shí)效性。檔案整理應按照時(shí)間順序和相關(guān)性進(jìn)行分類(lèi)和整理，明確責任人和流程，保持檔案的完整性和準確性。
檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關(guān)鍵環(huán)節。人事部門(mén)及相關(guān)人員應對檔案的保管負有責任，通過(guò)使用鎖柜、防潮、防火等措施，保證檔案的安全和保密，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
檔案的使用應在相關(guān)部門(mén)的批準下進(jìn)行，限定于與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。人事部門(mén)應制定檔案使用的權限和流程，明確檔案的使用范圍和條件，并記錄檔案的使用情況。
檔案的銷(xiāo)毀應按照規定的時(shí)間保留期限進(jìn)行，一經(jīng)到期即予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式包括物理銷(xiāo)毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。人事部門(mén)應根據檔案銷(xiāo)毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統一銷(xiāo)毀，記錄銷(xiāo)毀的情況。
對于違反制度和法律法規的行為，應按照規定和相關(guān)法律法規進(jìn)行處理，包括相應的處罰和追究法律責任。人事部門(mén)應及時(shí)發(fā)現和處理檔案管理中的問(wèn)題，并采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
制度的有效實(shí)施需要全體員工的共同配合和支持，人事部門(mén)應定期進(jìn)行制度的宣導與培訓，提高員工的意識和行為規范。通過(guò)制度的有效落實(shí)和監督評估，可以不斷完善檔案管理工作，提高管理的科學(xué)性和效率，為公司的發(fā)展和員工的成長(cháng)提供有力的支持和保障。
公司檔案管理制度6
第一章總則
一、目的
為規范公司客戶(hù)檔案管理，增強公司客戶(hù)檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷(xiāo)售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶(hù)，即企業(yè)的過(guò)去、現在和未來(lái)的直接客戶(hù)與間接客戶(hù)，都是本制度的管理范圍。
三、職責
公司銷(xiāo)售檔案管理由營(yíng)銷(xiāo)總監總負責；各部門(mén)經(jīng)理負責本部門(mén)客戶(hù)檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門(mén)。
第二章檔案的內容和建檔方法
一、客戶(hù)檔案的內容包括以下四項資料：
1、客戶(hù)基礎資料�？蛻�(hù)基礎資料主要包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話(huà)；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項應包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng )業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶(hù)特征。服務(wù)區域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展潛力、經(jīng)營(yíng)觀(guān)念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規模（職工人數、銷(xiāo)售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jì)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的'素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動(dòng)現狀。主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢、未來(lái)的對策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問(wèn)題等。
二、建立客戶(hù)檔案卡。檔案的分別為兩類(lèi)，一是經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案，區域提供，二是終端客戶(hù)檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內容見(jiàn)《經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案卡》和《終端客戶(hù)檔案卡》。
三、建檔方法
銷(xiāo)售人員接待或拜訪(fǎng)客戶(hù)后，當天登陸客戶(hù)管理系統填寫(xiě)或完善客戶(hù)檔案。不全面的客戶(hù)檔案，銷(xiāo)售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻�(hù)檔案不及時(shí)更新，銷(xiāo)售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規定
一、公司客戶(hù)檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營(yíng)銷(xiāo)總監負責管理，營(yíng)銷(xiāo)總監、營(yíng)銷(xiāo)副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)總監批準；部門(mén)級客戶(hù)檔案由部門(mén)經(jīng)理負責管理，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)副總批準部門(mén)經(jīng)理批準；個(gè)人級客戶(hù)檔案由銷(xiāo)售人員負責管理，他人查閱需部門(mén)經(jīng)理批準。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶(hù)檔案管理系統進(jìn)行管理，營(yíng)銷(xiāo)總監為系統管理員，每月1日對數據進(jìn)行備份，以防止數據丟失。
三、客戶(hù)檔案的查閱
1、查閱公司的客戶(hù)檔案必須經(jīng)過(guò)審批。填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶(hù)檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶(hù)檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度7
第一章總則
第一條為加強公司XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”或“本公司”）檔案管理工作，根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關(guān)監管要求制定本制度。
第二條檔案是公司及各部門(mén)在各項工作中形成的文件材料。
第三條加強檔案管理工作，是規范公司內部管理的重要內容，對亍提高公司管理水平具有重要意義。
第二章歸檔范圍
第四條公司檔案分為以下幾種：
�。ㄒ唬┕炯壸C件
營(yíng)業(yè)執照正副本；組織機構代碼證正副本；稅務(wù)登記證正副本；開(kāi)戶(hù)許可證；機構信用代碼證、會(huì )員證等其他證件。
�。ǘ┓ㄈ酥卫斫Y構
1、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )等決議及會(huì )議材料；
2、高管人員資料檔案；
3、股東情況相關(guān)資料
4、其他相關(guān)資料。
�。ㄈ┕疚臅�(shū)檔案
1、外發(fā)文件：外發(fā)紅頭文件等；
2、外收文件：
�。�1）監管部門(mén)的批文、批復、通知等；
�。�2）上級管理部門(mén)、股東單位頒發(fā)的需要公司執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等；
�。�3）其他金融機構的`往來(lái)文件；
�。�4）社會(huì )有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函；
�。�5）其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。
3、內部文件：各部門(mén)通知、通報、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。
�。ㄋ模┗鸾灰准盎鹎逅�
包括不限于：投資決策委員會(huì )會(huì )議記、風(fēng)控委員會(huì )議記、清算指令等。
�。ㄎ澹┖弦帣n案
各種風(fēng)控合規報告及提示函等。
�。┬姓飿I(yè)
1、辦公樓相關(guān)文檔：裝修工程招標、工程報批、監理、投標書(shū)、工程合同、竣工驗收、辦公物業(yè)租賃文檔，財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等；
2、辦公家具類(lèi)文檔；
3、電話(huà)、安保、音視頻相關(guān)文檔；
4、物業(yè)管理相關(guān)文檔；
5、空調、電梯相關(guān)資料；
6、辦公樓消防、水系統圖紙等等；
7、購置各類(lèi)設備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等；
8、其他需要歸檔的文件。
�。ㄆ撸┬畔⑾到y
信息系統工程建設等資料。
公司檔案管理制度8
第一章總則
第一條為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統稱(chēng)機關(guān))檔案工作，推進(jìn)機關(guān)檔案科學(xué)、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì )有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個(gè)人合法權益、維護機關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
第四條機關(guān)檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理。
國家檔案行政管理部門(mén)負責全國機關(guān)檔案工作的統籌規劃、組織協(xié)調、統一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門(mén)在上級檔案行政管理部門(mén)指導下，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的統籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。
檔案行政管理部門(mén)履行檢查職責時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。
中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)應當根據本專(zhuān)業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門(mén)指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、指導。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)進(jìn)行監督、指導時(shí)，應當遵循統一領(lǐng)導、分級管理原則。
第五條機關(guān)的全部檔案應當集中、統一管理。
機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。
第六條機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信
息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。
第二章機構和人員
第七條機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關(guān)部門(mén)負責人組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關(guān)、本系統檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條機關(guān)應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門(mén)。檔案工作負責部門(mén)的名稱(chēng)應當反映檔案工作屬性。
經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)同意，辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個(gè)機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條機關(guān)檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)機關(guān)檔案部門(mén))應當配備與工作量相匹配的專(zhuān)職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當指定人員，承擔相應部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門(mén)為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò )。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(zhuān)(兼)職檔案工作人員。
第十條機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門(mén)備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規劃或計劃;
(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進(jìn)行監督和指導;
(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開(kāi)工作;
(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統籌機關(guān)及所屬機構檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;
(六)接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開(kāi)展檔案宣傳、教育活動(dòng);
(八)對檔案工作中取得突出成績(jì)的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出處理建議。
第十一條機關(guān)通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現檔案工作基本任務(wù)的，應當嚴格限定社會(huì )化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查。
機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質(zhì)檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì )化服務(wù)應當符合《檔案服務(wù)外包工作規范》(DA/T68)規定。
第十二條檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。
檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓。
不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識和技能培訓。
第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的.調離應當按照國家有關(guān)保密法律法規執行。
第三章基礎設施
第十四條機關(guān)應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等。
檔案庫房應當根據載體類(lèi)型分別設置，不具備條件的應當根據載體類(lèi)型分區設置。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)設置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設標準》執行。
閱覽用房面積應當滿(mǎn)足不同類(lèi)型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。
檔案庫房面積應當滿(mǎn)足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(cháng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。
整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應當滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。
檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽(yáng)光直射，利于檔案保護。
檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房?jì)炔坏迷O置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門(mén)窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
第十八條檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿(mǎn)足工作需要。
檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。
保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設備。
第二十條檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門(mén)，配備火災自動(dòng)報警設備。
第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門(mén)禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。
第二十二條機關(guān)應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿(mǎn)足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿(mǎn)足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿(mǎn)足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
第四章管理要求
第一節一般規定
第二十三條機關(guān)檔案包括：
(一)文書(shū)、科技(科研、基建、設備)、人事、會(huì )計檔案;
(二)機關(guān)履行行業(yè)特有職責形成的專(zhuān)業(yè)檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業(yè)務(wù)數據、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎牌、獎?wù)�、證書(shū)、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;
(六)其他檔案。
前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。
第二十四條機關(guān)全部檔案構成一個(gè)全宗。機關(guān)隸屬關(guān)系、名稱(chēng)發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。
機關(guān)應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》(DA/T12)執行。
第二十五條機關(guān)檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時(shí)，利用簡(jiǎn)捷方便，開(kāi)發(fā)實(shí)用有效。
涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關(guān)規定。
第二節形成與收集
第二十六條機關(guān)履行職責過(guò)程中應當按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。
文件材料形成時(shí)，應當采用耐久、可靠、滿(mǎn)足長(cháng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。
歸檔文件材料應當真實(shí)、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。
第二十七條機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門(mén)指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。
機關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料;機關(guān)設立臨時(shí)機構處理專(zhuān)項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料;機關(guān)承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)形成的歸檔文件材料;機關(guān)向社會(huì )和個(gè)人征集的、與機關(guān)有關(guān)文件材料等。
第二十八條機關(guān)應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)審查同意后施行。機關(guān)內部機構或工作職能發(fā)生變化時(shí)應當及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì )計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專(zhuān)門(mén)規定。
機關(guān)所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關(guān)審查同意后施行。
第二十九條文書(shū)檔案的收集范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》制定執行。
會(huì )計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會(huì )計檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。
照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50)規定。
其他門(mén)類(lèi)檔案收集范圍按照國家相關(guān)規定執行。
第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類(lèi)電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。
第三節整理與歸檔
第三十一條機關(guān)應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類(lèi)方案。不同門(mén)類(lèi)、載體或形式的檔案的分類(lèi)方法應當協(xié)調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類(lèi)方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動(dòng)。
機關(guān)檔案分類(lèi)方案一般采用年度、機構(問(wèn)題)、保管期限等分類(lèi)項進(jìn)行復式分類(lèi)，有專(zhuān)門(mén)規定的，從其規定。
第三十二條機關(guān)檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。
文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理�？萍紮n案、人事檔案、會(huì )計檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門(mén)類(lèi)檔案根據需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應要求執行。
第三十三條機關(guān)檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來(lái)源、檔案門(mén)類(lèi)、整理分類(lèi)體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調呼應。
機關(guān)檔案門(mén)類(lèi)宜按照文書(shū)(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會(huì )計(KU)、專(zhuān)業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數據(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁(yè)信息(WY)、社交媒體(MT)、實(shí)物檔案(SW)設置一級門(mén)類(lèi)代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門(mén)類(lèi)代碼。專(zhuān)業(yè)檔案按照相關(guān)規定設置二級門(mén)類(lèi)代碼。
第三十四條機關(guān)檔案應當編制檢索工具，滿(mǎn)足手工檢索和計算機檢索需要。
機關(guān)檔案應當按照《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T18)進(jìn)行著(zhù)錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應當詳細著(zhù)錄背景、人物、來(lái)源等信息。檔案著(zhù)錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協(xié)調對應。
第三十五條機關(guān)檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關(guān)檔案部門(mén)歸檔;采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規定的，從其規定。
歸檔時(shí)交接雙方根據歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續。機關(guān)檔案實(shí)現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過(guò)程元數據。任何部門(mén)和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。
滿(mǎn)足本規定第五章規定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無(wú)法轉換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以?xún)H以電子形式進(jìn)行歸檔。
第四節保管與保護
第三十七條機關(guān)應當根據檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實(shí)體安全和信息安全。
機關(guān)應當制定檔案管理并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關(guān)總體應急預案。
第三十八條機關(guān)應當做好檔案防火、防盜、防紫外線(xiàn)、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無(wú)關(guān)的物品。
第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲(chóng)霉等。
第四十條機關(guān)檔案部門(mén)應當定期組織人員對檔案數量進(jìn)行清點(diǎn)、對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題應當及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條檔案工作人員應當及時(shí)對受損、易損檔案進(jìn)行修復、復制或作其他技術(shù)處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復制備份，做出修復說(shuō)明。
第四十二條機關(guān)應當為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護用品，避免檔案管理過(guò)程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第五節鑒定與銷(xiāo)毀
第四十三條機關(guān)應當定期對已達到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調機制下進(jìn)行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門(mén)會(huì )同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組共同開(kāi)展，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域專(zhuān)家參與。
鑒定結束后，應當形成鑒定。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應當按規定予以銷(xiāo)毀。
第四十四條經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應當按照以下程序銷(xiāo)毀。
(一)機關(guān)檔案部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊，列明擬銷(xiāo)毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時(shí)間、應保管期限、已保管時(shí)間和銷(xiāo)毀時(shí)間等內容，按檔案工作協(xié)調機制報請審核批準;
(二)機關(guān)分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門(mén)負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人、檔案部門(mén)經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn);
(三)機關(guān)檔案部門(mén)組織檔案銷(xiāo)毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監銷(xiāo)。監銷(xiāo)人在檔案銷(xiāo)毀前，應當按照檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在檔案銷(xiāo)毀后，應當在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名或蓋章。銷(xiāo)毀清冊應當永久保存。
第四十五條檔案銷(xiāo)毀應當在指定場(chǎng)所進(jìn)行。
電子檔案和檔案數字復制件需要銷(xiāo)毀的，除在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線(xiàn)存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過(guò)程元數據、審計日志中自動(dòng)記錄銷(xiāo)毀活動(dòng)。
涉密檔案的銷(xiāo)毀應當符合《國家秘密載體銷(xiāo)毀管理規定》。
第六節利用與開(kāi)發(fā)
第四十六條機關(guān)應當積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。
利用檔案應當履行查閱手續，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監督。
第四十七條機關(guān)應當按照《中華人民共和國政府信息公開(kāi)條例》等有關(guān)規定，及時(shí)向同級國家綜合檔案館提供主動(dòng)公開(kāi)的政府信息文件資料。
第四十八條機關(guān)應當積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專(zhuān)題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專(zhuān)題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。
全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。
第四十九條機關(guān)應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度。
第七節統計與移交
第五十條機關(guān)應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷(xiāo)毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)等情況定期統計并建立完備的臺賬。
統計結果應當真實(shí)、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。
第五十一條機關(guān)應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門(mén)、上級檔案部門(mén)。
機關(guān)應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機關(guān)應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應當同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。
機關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關(guān)規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。
電子檔案移交可以采用在線(xiàn)移交或離線(xiàn)移交。在線(xiàn)移交應當通過(guò)檔案行政管理部門(mén)指定的電子檔案接收系統和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )，不得通過(guò)未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。
電子檔案移交后，機關(guān)繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。
第五十四條機關(guān)撤銷(xiāo)或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。
(一)撤銷(xiāo)機關(guān)的檔案，應當由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)撤銷(xiāo)機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(三)一個(gè)機關(guān)并入另一個(gè)機關(guān)或幾個(gè)機關(guān)合并為一個(gè)新的機關(guān)，其檔案應當移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(四)機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)的，其檔案由主管機關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設
第五十五條機關(guān)應當加強檔案信息化工作，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規劃。
機關(guān)檔案信息化工作應當與機關(guān)信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調配合，實(shí)現系統互聯(lián)互通，資源共享共用。
第五十六條機關(guān)應當開(kāi)展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。
第五十七條機關(guān)應當建立檔案數字化常態(tài)機制，有序開(kāi)展檔案數字化工作。
檔案數字化應當符合真實(shí)性管理要求，數字化過(guò)程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。
第五十八條紙質(zhì)檔案數字化按照《紙質(zhì)檔案數字化規范》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關(guān)規定執行。
機關(guān)應當積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開(kāi)發(fā)利用。
第五十九條機關(guān)應當開(kāi)展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質(zhì)量符合《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。
各門(mén)類(lèi)傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。
第六十條機關(guān)應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職責與分工開(kāi)展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò )基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿(mǎn)足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。
機關(guān)檔案部門(mén)應當配置獨立的專(zhuān)業(yè)服務(wù)器和專(zhuān)用存儲設備。服務(wù)器和存儲設備應當滿(mǎn)足高效、可用、可擴展等要求。
機關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿(mǎn)足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機關(guān)辦公自動(dòng)化系統和其他業(yè)務(wù)系統應當嵌入電子文件分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開(kāi)展鑒定、整理工作，實(shí)施預歸檔。
電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿(mǎn)足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價(jià)辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執行。
電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應當與電子政務(wù)云管理機構明確安全管理責任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿(mǎn)足長(cháng)期保存和同級國家綜合檔案館進(jìn)館要求。
第六十四條機關(guān)應當為電子檔案安全存儲配置在線(xiàn)存儲系統。在線(xiàn)存儲系統應當實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設備。
第六十五條機關(guān)應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤(pán)、硬磁盤(pán)等離線(xiàn)存儲介質(zhì)對電子檔案實(shí)行離線(xiàn)備份。具備條件的，應當對電子檔案進(jìn)行近線(xiàn)備份和容災備份。
機關(guān)應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動(dòng)應當記入電子檔案管理過(guò)程元數據。
第六十六條機關(guān)應當統籌開(kāi)展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。
第六章獎勵與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)單獨或聯(lián)合有關(guān)部門(mén)，或由本單位給予表彰獎勵。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(三)檔案利用、開(kāi)發(fā)取得突出效果的;
(四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;
(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的;
(六)從事專(zhuān)(兼)職檔案工作滿(mǎn)15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)責令限期改正;情節嚴重的，由有關(guān)主管部門(mén)對機關(guān)直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
(一)機關(guān)未統一管理機關(guān)檔案或未按規定形成、收集檔案的;
(二)機關(guān)未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門(mén)，未按要求配備專(zhuān)(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機關(guān)應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關(guān)檔案部門(mén)的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會(huì )團體登記管理條例》界定的社會(huì )團體可參照執行。
第七十條本規定自20xx年1月1日起施行.
公司檔案管理制度9
第一條
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條
歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的'文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行（或簽訂）部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條
檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
第五條
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條
二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條
本制度從二O一一年十月一日起執行。
公司檔案管理制度10
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作效勞，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）和有關(guān)法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和平安。
第四條企業(yè)檔案工作承受檔案行政管理部門(mén)的監視和指導。 中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行以下職責：
�。ㄒ唬┴瀼貓绦小稒n案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度；
�。ǘ┙y籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
�。ㄈ┲笇П酒髽I(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、和歸檔工作；
�。ㄋ模┍O視、指導本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得回絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關(guān)規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)展平安保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)展鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)展監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的檔案的`登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建立同步開(kāi)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的效勞。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng)，應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置方法》做好檔案的處置工作。 國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者，依法進(jìn)展處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案管理制度11
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案緊要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內資料等內容。
1.2公司各部門(mén)負責本部門(mén)歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必需完整、精準、系統，文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必需耐保管，文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特別情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必需由總經(jīng)理審批，屬隱秘文件的必需由公司主管領(lǐng)導審批，各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(cháng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成，手寫(xiě)方式必需使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準，特別類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達到210mmx297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了緊要文件的緊要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應被保存。當正式文件是紙質(zhì)時(shí)，假如保管部門(mén)已開(kāi)始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保存，否則可依據實(shí)際條件或需要，確定是否保存。
■保管與紙質(zhì)等文件內容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互保證精準、牢靠的標識關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計算機辦公或事物系統中產(chǎn)生的電子文件，應實(shí)行更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必需隨時(shí)備份，存儲于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機保管的載體上，并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保存。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，假如接受非標準壓縮方法，則應將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機輔佑襄助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)必需保證其對設備的倚靠性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)必需保證收集其壓縮
方法和軟件；用音頻設備獲得的.文件，收集時(shí)必需保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)必需保證參數精準、數據完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必需連同專(zhuān)用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法: ■適時(shí)依照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保管。
■電子文件登記表假如制成電子表格，應與備份文件一同保管，并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必需時(shí)，復制第三套，異地保管。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。
■本標準推舉接受的載體按優(yōu)先次序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保管的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必需貼有標簽，標簽內填寫(xiě)編號、日期、名稱(chēng)、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(cháng)期保管的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，假如是自行開(kāi)發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保存時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理，原則上要保管聲像資料原件負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促引導部門(mén)檔案管理； 2）建立健全公司檔案管理制度，引導、監督和檢查執行情況； 3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料； 4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；引導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通； 6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理方法、使用學(xué)問(wèn)。 2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變更時(shí)，做好或幫忙移交工作，并適時(shí)通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
1）負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人
1）批準對本身部門(mén)資料或合同復印件的處置； 2）負責對本部門(mén)檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
公司檔案管理制度12
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責，本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專(zhuān)職檔案員負責，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務(wù)檔案的日常管理由財務(wù)審計部負責。
2、歸檔范圍：公司正式的'收文、發(fā)文（除公文正文外，還應包括它的）、公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、年度會(huì )計報表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。
3、對本公司規定的立卷歸檔材料，必須按規定定期移交給辦公室專(zhuān)職檔案員集中管理，任何人不得據為已有。
4、辦公室專(zhuān)職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、歸檔時(shí)間和份數
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔，并注明份數做好記錄。
三、查（借）閱
1、公司部門(mén)經(jīng)理以上員工（含部門(mén)經(jīng)理）查閱非密級檔案，副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續；
2、公司部門(mén)經(jīng)理以下員工查閱密級檔案，需經(jīng)辦公室主任核準，并辦理查閱手續；
3、查閱檔案時(shí)必須愛(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復制，須經(jīng)辦公室主任批準。
公司檔案管理制度13
第一章總則
第一條為加強投資管理中心（有限合伙）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）檔案管理工作,根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關(guān)監管要求制定本制度。
第二條檔案是中心及各部門(mén)在各項工作中形成,具有參考利用價(jià)值、進(jìn)行分類(lèi)集中保管的文件材料。
第三條加強檔案管理工作,是規范中心內部管理的重要內容,對于提高中心管理水平具有重要意義。
第二章歸檔范圍
第四條中心檔案分為以下幾種:
(一)中心級證件
營(yíng)業(yè)執照正副本;組織機構代碼證正副本;稅務(wù)登記證正副本;開(kāi)戶(hù)許可證;機構信用代碼證、會(huì )員證等其他證件。
(二)企業(yè)治理結構
1．合伙人、投資決策委員會(huì )、總經(jīng)理、各部門(mén)決議及會(huì )議材料;
2．高管人員資料檔案;
3．合伙人情況相關(guān)材料
4．其他相關(guān)資料。
(三)中心文書(shū)檔案
1．外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等
2．外收文件:
�。�1）監管部門(mén)的批文、批復、通知等;
�。�2）上級管理部門(mén)、股東單位頒發(fā)的需要中心執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等;
�。�3）其他金融機構的往來(lái)文件;
�。�4）社會(huì )有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函;
�。�5）其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。
3.內部文件:各部分告訴、轉達、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。
(四)基金交易及基金清算
包括不限于：合伙人會(huì )議記錄、投資決策委員會(huì )會(huì )議記彔、監察委員會(huì )會(huì )議記彔、清算指令等。
(五)合規檔案
各種風(fēng)控合規報告及提示函等。
(六)行政物業(yè)
1．辦公樓相關(guān)文檔:辦公物業(yè)租賃文檔，財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等;
2．辦公家具類(lèi)文檔;
3．電話(huà)、安保、音視頻相關(guān)文檔;
4．物業(yè)管理相關(guān)文檔;
5．空調、電梯相關(guān)資料;
6．辦公樓消防、水系統圖紙等等;
7．購置各類(lèi)設備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等;
8．其他需要歸檔的文件。
(七)信息系統
信息系統工程建設等資料。
(八)合同類(lèi)
中心對外簽訂簽訂的協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等。
(九)基金業(yè)務(wù)
1．基金發(fā)行過(guò)程中形成的文件,如申報材料、宣傳資料等；
2．基金合同、托管協(xié)議及其他有關(guān)文件;
3．基金年度報告等;
4．其他。
(十)會(huì )計檔案
1．會(huì )計憑證包括:記帳憑證、原始憑證、涉及外事的會(huì )計憑證；
2．帳簿包括:會(huì )計總帳、明細帳、輔劣帳,現金和銀行存款日記帳,涉及外事活動(dòng)的會(huì )計帳簿；
3．報表:年度會(huì )計報表(決算)及附注,會(huì )計月報表及附注；
4．審計報告、驗資報告等。
(十一)人事檔案
1．經(jīng)驗材料
2．自傳材料
3．鑒定材料
4．考核材料
5．勞動(dòng)合同
6．參加黨團組織的材料
7．英雄模范先進(jìn)古跡材料
8．處分、取消處分以及復查材料
9．反映職務(wù)、職稱(chēng)、工資等方面的材料
10．其他材料
(十二)聲像檔案
1．本單位各種會(huì )議的照片、底片、錄音帶、錄像帶
2．重要的合同、協(xié)議簽字儀式的照片、底片、錄音帶、錄像帶
3．重大節日、晚會(huì )活動(dòng)的照片、底片、錄音帶、錄像帶
4．本單位歷屆主要領(lǐng)導的照片
5．其他重要的照片、底片、錄音帶、錄像帶
6．各類(lèi)紈念品、榮譽(yù)證書(shū)、獎杯、獎牉、獎品、出版刊物等。
第三章檔案管理的組織和分工
第五條行政人事部是賣(mài)力中央檔案管理工作的部分,職責是:
(一)負責收集、整理、保管和統計中心的檔案資料
(二)督促指導中心各部門(mén)和有關(guān)人員把應歸檔的文件材料正確整理立卷,按規定時(shí)間向檔案室移交歸檔,幵檢查其落實(shí)情況;
(三)辦理檔案的借閱,做好檔案利用服務(wù)工作和日常管理工作;
(四)中心應該妥善保存私募基金投資決策、交易和投資者適當性管理等方面的記錄集其他相關(guān)資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少于10年。進(jìn)行檔案的`鑒定工作,對已超過(guò)保管期限的檔案,提出存毀意見(jiàn)。
(五)各部門(mén)要配備兼職檔案(文書(shū))管理員,負責部門(mén)檔案材料的收集、整理和保管,按規定時(shí)間及時(shí)向檔案室移交歸檔。
(六)中央財務(wù)會(huì )計檔案和統計檔案由財務(wù)部賣(mài)力保管。
(七)基金交易及基金清算的材料屬與項機密檔案，機密材料采用密封歸檔方式。
第四章整理歸檔方法和要求
第六條文書(shū)檔案的分類(lèi)可采用多種方式,可根據實(shí)際情況靈活掌握:
第五章保管和查閱
第七條負責集中保管檔案的部門(mén)應明確與人進(jìn)行管理,與柜存放,定期檢查,防止損壞和丟失,發(fā)現因信息載體而影響檔案壽命時(shí),要及時(shí)搶救復制,有條件時(shí)應劃出與用房間存放檔案。
第八條嚴格檔案調閱的管理
(一)外單位查閱、摘抄、復印檔案資料,須憑單位介紹信,經(jīng)中心領(lǐng)導批準,按查閱規定辦理。
(二)本中央人員因工作需要,履行規定的審批手續后,可以調閱檔案材料。
1．查閱本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準;
2．查閱中心的檔案資料,由各線(xiàn)部門(mén)負責人審批。
(三)查閱檔案時(shí),應辦理有關(guān)登記手續,在指定地址查閱。查閱時(shí),不得在檔案材料上標記、涂改、折疊和拆散。清償檔案時(shí),管理人員要仔細檢查清點(diǎn),發(fā)現丟失、損壞應及時(shí)報告和處理。
第六章附則
第九條本制度由行政人事部負責制定、修訂與解釋。本制度未盡事宜，按相關(guān)法律法規執行。
公司檔案管理制度14
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的'《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度15
一、為進(jìn)一步加強安全管理基礎工作，促進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案標準化、標準化，根據《危險貨物道路運輸企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理技術(shù)要求》，制定本規定。
二、公司安全管理部門(mén)應根據國家法律、法規和危險貨物道路運輸管理標準的要求，編制安全生產(chǎn)管理檔案，包括企業(yè)安全生產(chǎn)全過(guò)程形成的管理資料。包括：企業(yè)資質(zhì)檔案、人員檔案、危險品道路運輸車(chē)輛檔案、監督檢查檔案。歸檔應規范、清晰、保存良好，公司應定期進(jìn)行檢查和評估。
三、歸檔范圍。
1、企業(yè)資質(zhì)檔案（A）
(1)企業(yè)基本信息（檔案編號：A1），包括：企業(yè)概況、《道路運輸經(jīng)營(yíng)許可證》或《道路運輸危險貨物許可證》、《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照》、安全評估材料及許可相關(guān)材料。
(2)停車(chē)場(chǎng)地及設備（檔案編號：A2），包括：停車(chē)場(chǎng)地證明材料、安全防護和消防設施設備清單、運輸生產(chǎn)設備（包括裝卸設備）清單。
(3)安全管理制度（檔案編號：A3），包括：管理及從業(yè)人員安全生產(chǎn)責任制度；安全生產(chǎn)監督檢查制度；教育培訓制度；從業(yè)人員、車(chē)輛、設備及場(chǎng)地管理制度；應急救援預案制度；安全生產(chǎn)作業(yè)規程；安全生產(chǎn)考核與獎懲制度；安全事故報告、統計與處理制度。
2、人員檔案（B）
(1)危險貨物道路運輸企業(yè)管理人員（檔案編號：B1），包括：法定代表人、主要負責人和分管安全負責人基本信息情況。
(2)專(zhuān)職安全管理人員（檔案編號：B2），包括專(zhuān)職安全管理人員的基本信息及資格證復印件。
(3)危險貨物道路運輸從業(yè)人員，即駕駛人員（檔案編號：B3）、押運人員（檔案編號：B4）、裝卸人員（檔案編號：B5）包括：基本信息；勞動(dòng)關(guān)系合同；身份證、機動(dòng)車(chē)駕駛證、從業(yè)資格證復印件；從業(yè)情況記錄。
3、危險貨物道路運輸車(chē)輛檔案(C)
4、監督檢查檔案（D）
至少包括：
(1)企業(yè)安全生產(chǎn)監督檢查記錄（檔案編號：D1）；
(2)安全生產(chǎn)會(huì )議記錄（檔案編號：D2）；
(3)危險貨物道路運輸車(chē)輛監控數據記錄（檔案編號：D3）；
(4)危險貨物道路運輸車(chē)輛出車(chē)安全例檢記錄（檔案編號：D4）;
(5)危險貨物道路運輸罐式車(chē)輛罐體檢查記錄（檔案編號：D5）；果等內容，主要記錄公司、車(chē)隊關(guān)于安全方面的會(huì )議(如公司安全員月例會(huì )、安全例會(huì )等)，尤其對安全生產(chǎn)文件的傳達、學(xué)習和貫徹情況要詳細填寫(xiě)。
(二)安全組織臺帳
1.公司安全組織臺賬中應記錄公司安全技術(shù)部、安全組織網(wǎng)絡(luò )、安全監督部成員；
2.車(chē)隊安全組織臺賬：臺賬中應記錄車(chē)隊安全領(lǐng)導小組和安全組織網(wǎng)絡(luò )，并填寫(xiě)公司志愿消防隊成員組成（姓名、性別、年齡、工種、崗位、教育程度、安全教育狀況等）。
(三)安全教育臺帳
1.公司安全教育臺賬：包括公司領(lǐng)導和管理人員的安全教育培訓：公司安全科長(cháng)的`安全教育；安全監督管理人員的安全教育；新員工的三級教育；特殊工種的安全教育、培訓和評估；外部施工人員的安全教育；其他人員的安全教育。
2.車(chē)隊安全教育臺賬：包括船隊領(lǐng)導和員工的安全培訓；對新員工進(jìn)行三級安全教育；特殊工種的安全教育、培訓和評估；轉崗復工半年以上人員安全教育。
(四)安全檢查臺帳
公司定期組織安全檢查，記錄檢查時(shí)間、檢查內容、檢查人員、發(fā)現問(wèn)題、整改措施、完成時(shí)間等，公司安全檢查不少于每季度一次，班組安全檢查不低于每月一次，每周班組安全檢查不得少于一次。此外，應根據專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、季節變化、節假日安排和特殊作業(yè)要求進(jìn)行專(zhuān)項檢查。安全檢查中發(fā)現的隱患、問(wèn)題、整改要求和整改審查，應按要求如實(shí)填寫(xiě)。 (五)隱患治理臺帳
事故隱患管理由公司和船隊分級實(shí)施。船隊中發(fā)生的所有隱患，無(wú)論資金水平和來(lái)源如何，均應填寫(xiě)在船隊隱患管理臺賬中，其中應包括隱患名稱(chēng)、隱患級別、隱患所在部門(mén)、現有部分、計劃成本、實(shí)際成本、資金來(lái)源、，整改前的臨時(shí)預防措施、整改計劃（計劃應具體）、完成進(jìn)度、負責人、計劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間、隱患治理后的評估等。隱患整改應嚴格按照“五定”原則進(jìn)行(即定臨時(shí)防范措施、定整改方案、定負責人、定整改時(shí)間、定資金來(lái)源)。
(六)事故臺帳
按照《事故管理制度》要求，事故實(shí)行歸口和分級管理。公司級事故臺帳要記錄所發(fā)生的各類(lèi)事故，包括火宅、爆炸、設備、生產(chǎn)、交通、人身、質(zhì)量、污染和其他事故。車(chē)隊級事故臺帳要記錄本車(chē)隊發(fā)生的人身、火宅、爆炸、車(chē)輛、交通事故，只要影響到生產(chǎn)運行均應上賬登記)。要記錄事故發(fā)生所在部門(mén)、發(fā)生日期、事故類(lèi)別、事故經(jīng)過(guò)，并嚴格按
照“三不放過(guò)”原則，進(jìn)行事故原因及責任分析，詳細填寫(xiě)應吸取的教訓、采取的防范措施和處理意見(jiàn)等，人身事故要將當事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺帳。 ’
(七)安全工作考核與獎懲臺帳
《安全工作考核獎懲臺賬》記錄了各部門(mén)、各崗位安全生產(chǎn)責任制考核情況。各級安全工作和安全生產(chǎn)考核、事故發(fā)生單位和個(gè)人的處罰和“三違”、預防和避免事故有功人員的獎勵、對安全管理做出突出貢獻的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎勵，應有詳細規定。臺賬應包括考核項目或內容、被考核部門(mén)和個(gè)人、主要事跡和問(wèn)題、考核意見(jiàn)和結果、獎懲、考核部門(mén)和審批部門(mén)簽字等欄目。
(八)職業(yè)安全衛生臺帳
記錄員工體檢時(shí)問(wèn)、人數、姓名、性別等，塵、毒、噪聲、射線(xiàn)分布情況及定期檢測數據。
(九)安全防護用品臺帳
記錄防護用品明細，每周防護用品檢查情況。
(十)事故預案臺帳
記錄事故預案演練。
(十一)安全學(xué)習資料
保存下發(fā)的上級各種文件、安全會(huì )議材料及安全試題庫、安全考試卷、安全通報等學(xué)習資料
(十二)特殊工種人員檔案
記錄特殊工種人員姓名、工種個(gè)、年齡?本崗位工齡、性別、取證時(shí)間、參見(jiàn)培訓情毋及善審考試情況等。
(十三)安全活動(dòng)記錄
1．安全活動(dòng)記錄要內容齊全，填寫(xiě)參加人數、參加領(lǐng)導、活動(dòng)內容、發(fā)言情況、領(lǐng)導簽字等。
2．安全活動(dòng)內容：學(xué)習安全文件、通告和安全規章制度；學(xué)習安全技術(shù)知識和勞動(dòng)衛生知識；討論分析典型事故，結合事故案例總結事故教訓；開(kāi)展事故預測和在崗培訓，組織各類(lèi)安全技術(shù)表演；檢查安全規章制度的執行情況，消除事故隱患；開(kāi)展安全技術(shù)研討會(huì )、攻關(guān)等安全科研活動(dòng)。
3．班組安全活動(dòng)記錄要將本班組的安全會(huì )議、安全教育、安全檢查、安全活動(dòng)等內容記錄清楚，并與內容相對應。
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