【必備】公司檔案的管理制度
在現在的社會(huì )生活中，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度是指一定的規格或法令禮俗。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的公司檔案的管理制度，希望能夠幫助到大家。
公司檔案的管理制度1
具體描述
為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門(mén)，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門(mén)的執行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導和工作實(shí)務(wù)指導。
制定檔案管理制度的目的以及作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。
一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度
(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
2 公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
(二)文件材料的收集管理
1堅持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應指定專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員，負責管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對穩定。人員變動(dòng)應及時(shí)通知檔案室。
2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
3 一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì )議文件由會(huì )議主辦部門(mén)收集歸卷。
a.公司工作人員外出學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報差旅費時(shí)，必須將會(huì )議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予核報差旅費。
b.本公司召開(kāi)會(huì )議，由會(huì )議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì )議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務(wù)部門(mén)才給予報會(huì )議費用。
(三)歸檔范圍
1 重要的'會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
2 上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
4 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
5 本公司反映主要職能活動(dòng)的報告、總結。
6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
8 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
(四)超期檔案的銷(xiāo)毀
1.對超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷(xiāo)毀。
2.經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。
3.銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
公司檔案的管理制度2
一、為進(jìn)一步加強安全管理基礎工作，促進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案標準化、標準化，根據《危險貨物道路運輸企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理技術(shù)要求》，制定本規定。
二、公司安全管理部門(mén)應根據國家法律、法規和危險貨物道路運輸管理標準的要求，編制安全生產(chǎn)管理檔案，包括企業(yè)安全生產(chǎn)全過(guò)程形成的管理資料。包括：企業(yè)資質(zhì)檔案、人員檔案、危險品道路運輸車(chē)輛檔案、監督檢查檔案。歸檔應規范、清晰、保存良好，公司應定期進(jìn)行檢查和評估。
三、歸檔范圍。
1、企業(yè)資質(zhì)檔案（A）
(1)企業(yè)基本信息（檔案編號：A1），包括：企業(yè)概況、《道路運輸經(jīng)營(yíng)許可證》或《道路運輸危險貨物許可證》、《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照》、安全評估材料及許可相關(guān)材料。
(2)停車(chē)場(chǎng)地及設備（檔案編號：A2），包括：停車(chē)場(chǎng)地證明材料、安全防護和消防設施設備清單、運輸生產(chǎn)設備（包括裝卸設備）清單。
(3)安全管理制度（檔案編號：A3），包括：管理及從業(yè)人員安全生產(chǎn)責任制度；安全生產(chǎn)監督檢查制度；教育培訓制度；從業(yè)人員、車(chē)輛、設備及場(chǎng)地管理制度；應急救援預案制度；安全生產(chǎn)作業(yè)規程；安全生產(chǎn)考核與獎懲制度；安全事故報告、統計與處理制度。
2、人員檔案（B）
(1)危險貨物道路運輸企業(yè)管理人員（檔案編號：B1），包括：法定代表人、主要負責人和分管安全負責人基本信息情況。
(2)專(zhuān)職安全管理人員（檔案編號：B2），包括專(zhuān)職安全管理人員的基本信息及資格證復印件。
(3)危險貨物道路運輸從業(yè)人員，即駕駛人員（檔案編號：B3）、押運人員（檔案編號：B4）、裝卸人員（檔案編號：B5）包括：基本信息；勞動(dòng)關(guān)系合同；身份證、機動(dòng)車(chē)駕駛證、從業(yè)資格證復印件；從業(yè)情況記錄。
3、危險貨物道路運輸車(chē)輛檔案(C)
4、監督檢查檔案（D）
至少包括：
(1)企業(yè)安全生產(chǎn)監督檢查記錄（檔案編號：D1）；
(2)安全生產(chǎn)會(huì )議記錄（檔案編號：D2）；
(3)危險貨物道路運輸車(chē)輛監控數據記錄（檔案編號：D3）；
(4)危險貨物道路運輸車(chē)輛出車(chē)安全例檢記錄（檔案編號：D4）;
(5)危險貨物道路運輸罐式車(chē)輛罐體檢查記錄（檔案編號：D5）；果等內容，主要記錄公司、車(chē)隊關(guān)于安全方面的會(huì )議(如公司安全員月例會(huì )、安全例會(huì )等)，尤其對安全生產(chǎn)文件的傳達、學(xué)習和貫徹情況要詳細填寫(xiě)。
(二)安全組織臺帳
1.公司安全組織臺賬中應記錄公司安全技術(shù)部、安全組織網(wǎng)絡(luò )、安全監督部成員；
2.車(chē)隊安全組織臺賬：臺賬中應記錄車(chē)隊安全領(lǐng)導小組和安全組織網(wǎng)絡(luò )，并填寫(xiě)公司志愿消防隊成員組成（姓名、性別、年齡、工種、崗位、教育程度、安全教育狀況等）。
(三)安全教育臺帳
1.公司安全教育臺賬：包括公司領(lǐng)導和管理人員的安全教育培訓：公司安全科長(cháng)的安全教育；安全監督管理人員的安全教育；新員工的三級教育；特殊工種的安全教育、培訓和評估；外部施工人員的安全教育；其他人員的安全教育。
2.車(chē)隊安全教育臺賬：包括船隊領(lǐng)導和員工的安全培訓；對新員工進(jìn)行三級安全教育；特殊工種的安全教育、培訓和評估；轉崗復工半年以上人員安全教育。
(四)安全檢查臺帳
公司定期組織安全檢查，記錄檢查時(shí)間、檢查內容、檢查人員、發(fā)現問(wèn)題、整改措施、完成時(shí)間等，公司安全檢查不少于每季度一次，班組安全檢查不低于每月一次，每周班組安全檢查不得少于一次。此外，應根據專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、季節變化、節假日安排和特殊作業(yè)要求進(jìn)行專(zhuān)項檢查。安全檢查中發(fā)現的隱患、問(wèn)題、整改要求和整改審查，應按要求如實(shí)填寫(xiě)。 (五)隱患治理臺帳
事故隱患管理由公司和船隊分級實(shí)施。船隊中發(fā)生的所有隱患，無(wú)論資金水平和來(lái)源如何，均應填寫(xiě)在船隊隱患管理臺賬中，其中應包括隱患名稱(chēng)、隱患級別、隱患所在部門(mén)、現有部分、計劃成本、實(shí)際成本、資金來(lái)源、，整改前的臨時(shí)預防措施、整改計劃（計劃應具體）、完成進(jìn)度、負責人、計劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間、隱患治理后的評估等。隱患整改應嚴格按照“五定”原則進(jìn)行(即定臨時(shí)防范措施、定整改方案、定負責人、定整改時(shí)間、定資金來(lái)源)。
(六)事故臺帳
按照《事故管理制度》要求，事故實(shí)行歸口和分級管理。公司級事故臺帳要記錄所發(fā)生的各類(lèi)事故，包括火宅、爆炸、設備、生產(chǎn)、交通、人身、質(zhì)量、污染和其他事故。車(chē)隊級事故臺帳要記錄本車(chē)隊發(fā)生的人身、火宅、爆炸、車(chē)輛、交通事故，只要影響到生產(chǎn)運行均應上賬登記)。要記錄事故發(fā)生所在部門(mén)、發(fā)生日期、事故類(lèi)別、事故經(jīng)過(guò)，并嚴格按
照“三不放過(guò)”原則，進(jìn)行事故原因及責任分析，詳細填寫(xiě)應吸取的'教訓、采取的防范措施和處理意見(jiàn)等，人身事故要將當事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺帳。 ’
(七)安全工作考核與獎懲臺帳
《安全工作考核獎懲臺賬》記錄了各部門(mén)、各崗位安全生產(chǎn)責任制考核情況。各級安全工作和安全生產(chǎn)考核、事故發(fā)生單位和個(gè)人的處罰和“三違”、預防和避免事故有功人員的獎勵、對安全管理做出突出貢獻的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎勵，應有詳細規定。臺賬應包括考核項目或內容、被考核部門(mén)和個(gè)人、主要事跡和問(wèn)題、考核意見(jiàn)和結果、獎懲、考核部門(mén)和審批部門(mén)簽字等欄目。
(八)職業(yè)安全衛生臺帳
記錄員工體檢時(shí)問(wèn)、人數、姓名、性別等，塵、毒、噪聲、射線(xiàn)分布情況及定期檢測數據。
(九)安全防護用品臺帳
記錄防護用品明細，每周防護用品檢查情況。
(十)事故預案臺帳
記錄事故預案演練。
(十一)安全學(xué)習資料
保存下發(fā)的上級各種文件、安全會(huì )議材料及安全試題庫、安全考試卷、安全通報等學(xué)習資料
(十二)特殊工種人員檔案
記錄特殊工種人員姓名、工種個(gè)、年齡?本崗位工齡、性別、取證時(shí)間、參見(jiàn)培訓情毋及善審考試情況等。
(十三)安全活動(dòng)記錄
1．安全活動(dòng)記錄要內容齊全，填寫(xiě)參加人數、參加領(lǐng)導、活動(dòng)內容、發(fā)言情況、領(lǐng)導簽字等。
2．安全活動(dòng)內容：學(xué)習安全文件、通告和安全規章制度；學(xué)習安全技術(shù)知識和勞動(dòng)衛生知識；討論分析典型事故，結合事故案例總結事故教訓；開(kāi)展事故預測和在崗培訓，組織各類(lèi)安全技術(shù)表演；檢查安全規章制度的執行情況，消除事故隱患；開(kāi)展安全技術(shù)研討會(huì )、攻關(guān)等安全科研活動(dòng)。
3．班組安全活動(dòng)記錄要將本班組的安全會(huì )議、安全教育、安全檢查、安全活動(dòng)等內容記錄清楚，并與內容相對應。
公司檔案的管理制度3
第一章總則
第一條為加強投資管理中心（有限合伙）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）檔案管理工作,根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關(guān)監管要求制定本制度。
第二條檔案是中心及各部門(mén)在各項工作中形成,具有參考利用價(jià)值、進(jìn)行分類(lèi)集中保管的文件材料。
第三條加強檔案管理工作,是規范中心內部管理的重要內容,對于提高中心管理水平具有重要意義。
第二章歸檔范圍
第四條中心檔案分為以下幾種:
(一)中心級證件
營(yíng)業(yè)執照正副本;組織機構代碼證正副本;稅務(wù)登記證正副本;開(kāi)戶(hù)許可證;機構信用代碼證、會(huì )員證等其他證件。
(二)企業(yè)治理結構
1．合伙人、投資決策委員會(huì )、總經(jīng)理、各部門(mén)決議及會(huì )議材料;
2．高管人員資料檔案;
3．合伙人情況相關(guān)材料
4．其他相關(guān)資料。
(三)中心文書(shū)檔案
1．外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等
2．外收文件:
�。�1）監管部門(mén)的批文、批復、通知等;
�。�2）上級管理部門(mén)、股東單位頒發(fā)的需要中心執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等;
�。�3）其他金融機構的往來(lái)文件;
�。�4）社會(huì )有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函;
�。�5）其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。
3.內部文件:各部分告訴、轉達、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。
(四)基金交易及基金清算
包括不限于：合伙人會(huì )議記錄、投資決策委員會(huì )會(huì )議記彔、監察委員會(huì )會(huì )議記彔、清算指令等。
(五)合規檔案
各種風(fēng)控合規報告及提示函等。
(六)行政物業(yè)
1．辦公樓相關(guān)文檔:辦公物業(yè)租賃文檔，財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等;
2．辦公家具類(lèi)文檔;
3．電話(huà)、安保、音視頻相關(guān)文檔;
4．物業(yè)管理相關(guān)文檔;
5．空調、電梯相關(guān)資料;
6．辦公樓消防、水系統圖紙等等;
7．購置各類(lèi)設備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等;
8．其他需要歸檔的文件。
(七)信息系統
信息系統工程建設等資料。
(八)合同類(lèi)
中心對外簽訂簽訂的協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等。
(九)基金業(yè)務(wù)
1．基金發(fā)行過(guò)程中形成的文件,如申報材料、宣傳資料等；
2．基金合同、托管協(xié)議及其他有關(guān)文件;
3．基金年度報告等;
4．其他。
(十)會(huì )計檔案
1．會(huì )計憑證包括:記帳憑證、原始憑證、涉及外事的`會(huì )計憑證；
2．帳簿包括:會(huì )計總帳、明細帳、輔劣帳,現金和銀行存款日記帳,涉及外事活動(dòng)的會(huì )計帳簿；
3．報表:年度會(huì )計報表(決算)及附注,會(huì )計月報表及附注；
4．審計報告、驗資報告等。
(十一)人事檔案
1．經(jīng)驗材料
2．自傳材料
3．鑒定材料
4．考核材料
5．勞動(dòng)合同
6．參加黨團組織的材料
7．英雄模范先進(jìn)古跡材料
8．處分、取消處分以及復查材料
9．反映職務(wù)、職稱(chēng)、工資等方面的材料
10．其他材料
(十二)聲像檔案
1．本單位各種會(huì )議的照片、底片、錄音帶、錄像帶
2．重要的合同、協(xié)議簽字儀式的照片、底片、錄音帶、錄像帶
3．重大節日、晚會(huì )活動(dòng)的照片、底片、錄音帶、錄像帶
4．本單位歷屆主要領(lǐng)導的照片
5．其他重要的照片、底片、錄音帶、錄像帶
6．各類(lèi)紈念品、榮譽(yù)證書(shū)、獎杯、獎牉、獎品、出版刊物等。
第三章檔案管理的組織和分工
第五條行政人事部是賣(mài)力中央檔案管理工作的部分,職責是:
(一)負責收集、整理、保管和統計中心的檔案資料
(二)督促指導中心各部門(mén)和有關(guān)人員把應歸檔的文件材料正確整理立卷,按規定時(shí)間向檔案室移交歸檔,幵檢查其落實(shí)情況;
(三)辦理檔案的借閱,做好檔案利用服務(wù)工作和日常管理工作;
(四)中心應該妥善保存私募基金投資決策、交易和投資者適當性管理等方面的記錄集其他相關(guān)資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少于10年。進(jìn)行檔案的鑒定工作,對已超過(guò)保管期限的檔案,提出存毀意見(jiàn)。
(五)各部門(mén)要配備兼職檔案(文書(shū))管理員,負責部門(mén)檔案材料的收集、整理和保管,按規定時(shí)間及時(shí)向檔案室移交歸檔。
(六)中央財務(wù)會(huì )計檔案和統計檔案由財務(wù)部賣(mài)力保管。
(七)基金交易及基金清算的材料屬與項機密檔案，機密材料采用密封歸檔方式。
第四章整理歸檔方法和要求
第六條文書(shū)檔案的分類(lèi)可采用多種方式,可根據實(shí)際情況靈活掌握:
第五章保管和查閱
第七條負責集中保管檔案的部門(mén)應明確與人進(jìn)行管理,與柜存放,定期檢查,防止損壞和丟失,發(fā)現因信息載體而影響檔案壽命時(shí),要及時(shí)搶救復制,有條件時(shí)應劃出與用房間存放檔案。
第八條嚴格檔案調閱的管理
(一)外單位查閱、摘抄、復印檔案資料,須憑單位介紹信,經(jīng)中心領(lǐng)導批準,按查閱規定辦理。
(二)本中央人員因工作需要,履行規定的審批手續后,可以調閱檔案材料。
1．查閱本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準;
2．查閱中心的檔案資料,由各線(xiàn)部門(mén)負責人審批。
(三)查閱檔案時(shí),應辦理有關(guān)登記手續,在指定地址查閱。查閱時(shí),不得在檔案材料上標記、涂改、折疊和拆散。清償檔案時(shí),管理人員要仔細檢查清點(diǎn),發(fā)現丟失、損壞應及時(shí)報告和處理。
第六章附則
第九條本制度由行政人事部負責制定、修訂與解釋。本制度未盡事宜，按相關(guān)法律法規執行。
公司檔案的管理制度4
一、物業(yè)管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及設備設施及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話(huà)、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專(zhuān)人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權人士,方可代為執行以上事務(wù)4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)、員工個(gè)人聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時(shí)一周。
實(shí)行借閱目的'為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規定從重處罰,并由當事人個(gè)人承擔導致的全部法律責任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗收合格文件;3.)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續;2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;3、業(yè)戶(hù)資料:
1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊等統一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規章制度及裝修規定等;
3.)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設備維修保養類(lèi):
1)各類(lèi)設施設備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養制度及應急措施;2)各類(lèi)設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單,維修后應有回訪(fǎng)記錄;
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門(mén)水質(zhì)檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類(lèi):
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì )議記錄(包括內部會(huì )議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì )的會(huì )議)
(八)依據《中華人民共和國國檔案法》,結合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門(mén)管理,專(zhuān)人負責檔案管理工作。
公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負責將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應有部門(mén)主管領(lǐng)導的簽認。
3、文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規定程序符合立卷標準要求,及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取補救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次,已到保管期限,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱。
確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。
公司檔案的管理制度5
一、總則
�。ㄒ唬榱艘幏都瘓F的人事檔案管理工作，加強對人事檔案的收集、補充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉遞、保管等工作流程的內部管理監控，維護集團人事檔案的規范性和保密性，根據國家人事檔案管理法律法規和集團檔案管理制度等有關(guān)制度，結合集團人事檔案管理工作實(shí)際，特制定本制度。
�。ǘ┍局贫冗m用于集團系統內部人事檔案管理工作。
二、檔案管理人員工作職責
�。ㄒ唬┚C合辦公室安排專(zhuān)職管理人員，負責對人事檔案的收集、補充、鑒別、整理、借用、借閱、轉遞、保管、規范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；
�。ǘ┘瘓F人事檔案管理人員工作職責：
1 .嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容，做好人事檔案的安全保密、保護工作；
2 .根據集團公司人事檔案工作具體情況，完善各項必要的規章制度，堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事;
3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞等工作。及時(shí)登記人事職務(wù)、工資、職稱(chēng)等的變動(dòng)情況，為有關(guān)部門(mén)提供人事檔案信息；
4 .積極主動(dòng)地去發(fā)現人事檔案工作的新情況、新問(wèn)題，并定5期向部門(mén)領(lǐng)導請示報告工作；.積極參加檔案管理學(xué)習,提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
�。ㄈ┪唇�(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。
三、紙質(zhì)資料管理
�。ㄒ唬┦占C合辦公室檔案專(zhuān)管員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。
�。ǘ┱�
1 .人事檔案分類(lèi)人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基礎檔案資料、
輔助檔案資料、離職檔案資料三大類(lèi)；其中基礎檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。
�。�1）基礎檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門(mén)、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話(huà)、入職時(shí)間、項目經(jīng)歷、家庭情況，工作履歷等；
員工入職相關(guān)審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說(shuō)明書(shū)、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類(lèi)證件資料，包括但不限于身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專(zhuān)業(yè)證書(shū)、比賽獲獎證書(shū)等等；員工各類(lèi)在職資料，包括但不限于轉正申請書(shū)、試用期員工轉正定級考核表、每年度工作總結等；
�。�2）輔助檔案資料
�、佥o助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會(huì )根據實(shí)際情況定期或不定期的更新。
�、谳o助檔案資料分類(lèi)累積類(lèi)資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類(lèi)資料需要累積存入人事檔案中;更新類(lèi)資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類(lèi)資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）
�、圯o助檔案資料（累積類(lèi)）主要包括：培訓學(xué)習）總結資料、任免類(lèi)文件、調動(dòng)交接資料共四類(lèi)；
�、茌o助檔案資料（更新類(lèi)）主要包括：勞動(dòng)合同及保密協(xié)議和體檢資料共兩類(lèi)。
�。�3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續時(shí)需填寫(xiě)、上交、歸檔的檔案資料。
四、檔案組卷、存放規定
1.設立專(zhuān)用的檔案柜。檔案存入箱柜時(shí)排列系統，重要檔案要專(zhuān)柜存放。
2 .以部門(mén)為單位，分類(lèi)設置基礎檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對應存入部門(mén)人事）32Cnl6cm檔案袋的分類(lèi)文件盒中，必要時(shí)可統一使用（長(cháng)（寬）*（22Cnl高）*的`檔案盒存儲檔案。
3 .檔案盒背側應當貼有人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號。
4 .檔案盒內首頁(yè)應當設置檔案索引表。
5.歸檔的文件材料，必須用統一的報告紙、擬稿紙書(shū)寫(xiě)。
五、電子檔案管理
電子檔案管理對應于紙質(zhì)人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設立人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門(mén)為單位存入。為后續的查閱與調取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；
1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專(zhuān)管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實(shí)習人員）當天及時(shí)對其所有相關(guān)個(gè)人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內全部錄入公司人事管理系統。
2 .電子信息更新：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)對其電子信息進(jìn)行更新。
六、監督與處罰
對違反本規定有下列情形的，由綜合辦公室會(huì )同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理：
1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；
2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的；
3、利用職務(wù)便利調取檔案資料謀取私利的。對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者，要視情節的輕重，給予批評教育或開(kāi)除處分;觸犯法律的，要依法追究責任。
本制度自頒發(fā)之日起生效。
公司檔案的管理制度6
1、目的：
為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門(mén)人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財務(wù)等各種檔案。
3、職責
檔案工作，設立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內的檔案資料實(shí)行統一管理，各部門(mén)設立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調，監督和指導。
行政辦公室負責組織各部門(mén)做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進(jìn)行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導和監督。
各部門(mén)負責職責范圍內檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。
人事檔案、財務(wù)檔案、銷(xiāo)售檔案分別由人力資源部、財務(wù)管理部和營(yíng)銷(xiāo)管理部設專(zhuān)人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。
各部門(mén)應明確規定檔案責任人（檔案員）。檔案責任人（檔案員）對本部門(mén)檔案的`收集、建檔、保管、借閱負全責。
歸檔
各部門(mén)應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行移交手續，重要資料應隨時(shí)移交，集中管理，任何單位及個(gè)人不得據為己有。
歸檔范圍及管理：
各類(lèi)資質(zhì)文件、各類(lèi)規章制度、人事檔案、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級來(lái)文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結、設備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。
各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門(mén)批文、復函、證件等前期技術(shù)資料由前期開(kāi)發(fā)部負責整理及歸檔，并按規定及時(shí)向檔案室移交。
各工程項目設計方案、施工圖，設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來(lái)資料，會(huì )議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負責整理及歸檔。
工程進(jìn)度計劃，施工總包、分包、監理、設備廠(chǎng)家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì )議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負責整理及歸檔。
各類(lèi)合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷(xiāo)售、借貸、擔保、轉讓等）的正本原件、工程預結算書(shū)等資料由合同管理部負責整理及歸檔。
各類(lèi)證件（營(yíng)業(yè)執照正、副本；組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開(kāi)戶(hù)許可證等）及各類(lèi)財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)管理部負責歸檔。
公司采購的設備、材料說(shuō)明書(shū)、檢驗報告、質(zhì)量保證書(shū)等資料由材料采購部負責整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門(mén)二級檔案員按規定進(jìn)行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求：
文件材料齊全完整，真實(shí)有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡。
根據檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷；
根據檔案內容的歷史關(guān)系，區別保存價(jià)值，進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，并填寫(xiě)檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見(jiàn)，經(jīng)企管辦主任批準后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理（或常務(wù)副總）批準，外借的檔案一般在一周內歸還，所借檔案達到規定借閱期限，如需繼續使用，若無(wú)他人預約可辦理續借手續。借出的檔案，檔案室有權根據工作需要隨時(shí)催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續，所借閱的檔案，只能在本檔案室內查閱，不準外借，檔案管理負責人并對摘抄的材料進(jìn)行審查。
借閱檔案要注意愛(ài)護和保管，不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈畫(huà)、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規行為，要追究當事人責任。
查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時(shí)，檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現檔案缺損的情況要嚴肅查處。
借閱者未按本規定辦理借閱手續，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責任。
職工臨時(shí)離開(kāi)公司（出國、借調、外出學(xué)習等）、調動(dòng)工作或解聘辦理手續之前，人力資源部門(mén)要及時(shí)通知檔案部門(mén)，經(jīng)檔案部門(mén)簽字確認已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續。
本公司保管的人事、財務(wù)、車(chē)輛等檔案只供本公司和主管政府機關(guān)查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
財務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財務(wù)副總同意后，由財務(wù)部指定專(zhuān)人陪同查閱，財務(wù)賬目不予復制，財務(wù)憑證如確實(shí)需要復制，必須在財務(wù)人員和檔案管理人員監督下進(jìn)行復制。
檔案保存期限及銷(xiāo)毀
工程項目竣工資料、開(kāi)發(fā)文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價(jià)值定期銷(xiāo)毀。
檔案每三年鑒定一次，對超過(guò)保存期限的進(jìn)行下架、分類(lèi)。
由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據有關(guān)規定酌情處置。銷(xiāo)毀檔案須填寫(xiě)檔案鑒定與銷(xiāo)毀審批表。
銷(xiāo)毀檔案由檔案室負責執行，同時(shí)由主管領(lǐng)導指派監銷(xiāo)人，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽名。經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，不得當廢紙出售或作其他用。
檔案統計及管理要求
為了給分析、研究工作提供數據，要認真做好檔案統計工作，建立健全各種統計臺帳。
年終進(jìn)行當年歸檔文件匯總，并統計當年檔案借閱人次，分析利用率，總結檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。
公司職工要嚴格遵守保密規定，若有泄密應追究責任，有嚴重泄密或竊密行為者，視其情節進(jìn)行處理，并追究其刑事責任。
加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案的管理制度7
第一條總則
1、為加強對公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類(lèi)檔案，提高檔案綜合管理水平，根據國家有關(guān)法律法規，并結合公司實(shí)際情況，特制定本制度。
2、本制度所稱(chēng)的公司檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的合同、文件、客戶(hù)資料、會(huì )議紀要、人事檔案名冊、帳冊、憑證、報表、證件等各種文件材料。
3、公司檔案工作堅持集中統一管理的原則。
第二條檔案管理體制
1、公司設置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負責協(xié)調、組織、管理公司檔案工作。
2、公司檔案管理人員，負責公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。
3、檔案管理員在負責收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管各類(lèi)檔案的.同時(shí)，需按規定編制各類(lèi)檢索表單，確保檔案的完整有序管理；
第三條檔案資料的形成和歸檔
1、凡公司在各項業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都必須按歸檔時(shí)間要求交由行政辦公室歸檔，各部門(mén)和個(gè)人不得據為己有。
2、對歸檔文件材料的基本要求：
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備；
�。�2）應永久、長(cháng)期保存的文件，如用易于褪變材料書(shū)寫(xiě)的，要予以復制，復制件附于原件后一并歸檔；
�。�3）整理歸檔文件材料所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護要求。
3、檔案歸檔時(shí)間要求：
�。�1）各類(lèi)政府部門(mén)的批復、復函等原始文件材料必須及時(shí)歸檔；
�。�2）各部門(mén)在各項業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的文件材料，相關(guān)審批材料、客戶(hù)資料等須在本單業(yè)務(wù)合同簽訂后3個(gè)工作日內，將應歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；
�。�3）各類(lèi)文件材料歸檔份數一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可視需要程度適當增加份數。
第四條檔案保管
1、檔案室接收檔案要認真驗收并辦理交接手續。
2、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、核對工作，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷(xiāo)賬卡時(shí)，要查明原因并保存記錄。
第五條檔案銷(xiāo)毀
銷(xiāo)毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷(xiāo)毀前要編制清冊，提出銷(xiāo)毀報告，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行保密規定，銷(xiāo)毀清冊要永久保存。
第六條檔案的借閱和利用
1、檔案查閱、復印、外調，必須嚴格執行報批手續；
2、檔案查閱或外調，需填寫(xiě)《檔案查閱、外調審批單》，按程序批準后予以查閱或外調并如期歸還。
3、借出和歸還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
4、檔案歸還時(shí)應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
5、凡公司領(lǐng)導開(kāi)會(huì )形成的重要會(huì )議紀要、公司發(fā)展規劃、合作意向、評估材料等，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
6、財務(wù)會(huì )計檔案，只準公司財務(wù)、會(huì )計人員查閱，其他人要查閱，需經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導批準。
7、未經(jīng)公司領(lǐng)導授權，任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權公開(kāi)檔案。
第七條、附則
1、本制度所配套的相關(guān)表單附后
2、本制度自正式下發(fā)之日起執行。
泉州市XX投資有限公司
公司檔案的管理制度8
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作效勞，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）和有關(guān)法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和平安。
第四條企業(yè)檔案工作承受檔案行政管理部門(mén)的監視和指導。 中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行以下職責：
�。ㄒ唬┴瀼貓绦小稒n案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度；
�。ǘ┙y籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
�。ㄈ┲笇П酒髽I(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、和歸檔工作；
�。ㄋ模┍O視、指導本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的.收集和，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得回絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關(guān)規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)展平安保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)展鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)展監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建立同步開(kāi)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的效勞。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng)，應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置方法》做好檔案的處置工作。 國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者，依法進(jìn)展處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案的管理制度9
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類(lèi)：
1、一般保密文件：公司的規劃文件、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來(lái)往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件：專(zhuān)業(yè)技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、資料、文件、書(shū)籍、軟件。
3、機密文件：上述專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專(zhuān)人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類(lèi)情況，將文件資料分類(lèi)存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟利益的來(lái)往函件、政府文件等資料，原則上應長(cháng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤(pán)處理，將重要的.信息資料轉存軟盤(pán)或光盤(pán)，并存放于磁盤(pán)盒內妥善保管。
三、借閱：
1、部門(mén)主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無(wú)關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門(mén)主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請主管副經(jīng)理批準。
3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門(mén)主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時(shí)公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料除另有規定外，公司指定技術(shù)部門(mén)專(zhuān)人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門(mén)的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書(shū)面通知行政部。
3、長(cháng)期領(lǐng)用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現有丟失，必須書(shū)面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷(xiāo)毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無(wú)權私自銷(xiāo)毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒(méi)有保存價(jià)值的文件銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專(zhuān)人負責辦理。銷(xiāo)毀清單應作為檔案資料長(cháng)期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁(yè)號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。
2、檔案資料轉移時(shí)，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續。
3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。
4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案的管理制度10
為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現檔案管理工作的的制度化、規化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續健康發(fā)展，根據相關(guān)法律法規及規定，并結合我公司實(shí)際情況，制定本細則。
一、總則
�。ㄒ唬┕緳n案是在各項活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
�。ǘn案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
�。ㄈ┕緳n案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的.裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì )計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。
二、檔案部門(mén)設置及其職責
�。ㄒ唬┕緳n案管理由總經(jīng)理辦公室統一保管�；韭氊煘椋�
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據本專(zhuān)業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
�。ǘ└鞑块T(mén)設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門(mén)歸檔圍負責做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門(mén)的職責不同，主要有以下幾個(gè)面：
公司檔案的管理制度11
第五章公司規章管理制度
公司制定的規章制度是我們員工之間建立和諧的工作關(guān)系的關(guān)鍵，而這種和諧的工作關(guān)系對我們的顧客和管理者是非常重要的。
每位員工在每天的工作中嚴格遵守公司的規章制度，以確保我們擁有一個(gè)愉快友好的工作環(huán)境。
一、員工素質(zhì)要求
1、愛(ài)崗敬業(yè)：忠于職守，顧全大局；服從公司調動(dòng)；熱愛(ài)本職工作；增強事業(yè)心、責任感；能完成上級交辦的各種任務(wù)。
2、熱愛(ài)企業(yè)：保守公司機密，愛(ài)護公司財產(chǎn)，珍惜經(jīng)營(yíng)成果。
3、遵章守制：遵守公司各項規章制度，嚴格按規范標準操作。
4、工作狀態(tài)：相互關(guān)心、相互理解、相互尊重、相互協(xié)作、相互監督。
5、道德準則：寧可公司吃虧，不讓客戶(hù)吃虧；寧可個(gè)人吃虧，不讓公司吃虧。
二、禮節禮儀規范及行為修養
待客熱情友好，說(shuō)話(huà)親切和藹，舉止穩重大方，處事禮貌謹慎。尊重自己、尊重他人，團結互助、誠信自律。接待客戶(hù)時(shí)講究語(yǔ)言藝術(shù)，時(shí)刻使用敬語(yǔ)“您、您好、請、謝謝、對不起、再見(jiàn)”等。
員工的標準笑容體現的是企業(yè)文化。親切的微笑，優(yōu)雅的舉止，會(huì )使人感到和藹可親，平易近人，微笑的表情也更使員工自身增強自信心。
1、工作時(shí)間內按公司儀容儀表要求上崗，著(zhù)裝干凈整潔，嚴禁穿暴露裝、居家服（鞋）或各類(lèi)奇裝異服等影響正常辦公服裝上班，禁止公共區域吸煙。
2、所有員工須保持頭發(fā)整齊清潔，頭發(fā)要經(jīng)常梳洗；發(fā)型切勿標新立異，保持自然色澤。保持臉、頸及耳朵整潔干凈。男員工不留胡須，女員工不得濃妝艷抹，可化職業(yè)妝。
3、請使用普通話(huà)作為接待用語(yǔ)，在任何場(chǎng)合應使用文明語(yǔ)言，語(yǔ)氣溫和，切忌粗聲粗氣。
4、在接待公司內外人員時(shí)，應注視對方，微笑應答，大方得體，不卑不亢。
5、辦公室內接聽(tīng)私人電話(huà)力求簡(jiǎn)短，時(shí)間控制在5分鐘以?xún)�，嚴禁私人原因占用公司電�?huà)時(shí)間過(guò)長(cháng)。
6、接聽(tīng)電話(huà)應及時(shí)，一般鈴響不應超過(guò)三聲，如受話(huà)人不能接聽(tīng)，其他員工應主動(dòng)接聽(tīng)，先說(shuō)您好并報出公司或部門(mén)名稱(chēng)，重要電話(huà)做好接聽(tīng)記錄，并之后轉達給相關(guān)人員，電話(huà)結束后道謝并讓對方先掛機。
三、辦公環(huán)境及衛生管理規范
1、員工應在每天的工作開(kāi)始前和結束后做好個(gè)人工作區內的衛生保潔工作，保持桌面整潔，無(wú)雜物。
2、不準隨地吐痰，亂扔雜物，愛(ài)護公物，看見(jiàn)垃圾及時(shí)收起，共同愛(ài)護辦公環(huán)境。
3、離開(kāi)辦公桌，長(cháng)期不用電腦設備時(shí)，應鎖定并關(guān)閉顯視屏，節約用電。
4、愛(ài)護公司公共財物，愛(ài)崗敬業(yè)，視公司如家；要以主人翁的態(tài)度關(guān)心本公司的經(jīng)濟效益，愛(ài)護公司財產(chǎn)，提倡勤儉節約，反對鋪張浪費。
5、使用會(huì )議室時(shí)應愛(ài)護會(huì )議室設施、保持會(huì )議室的整潔，會(huì )后應將座椅歸還原位、擺放整齊，及時(shí)清理會(huì )議產(chǎn)生的垃圾，關(guān)閉電器、照明電源等。
6、辦公區域嚴禁吸煙。
7、不準在室內、走廊等公共區域堆放私人物品。
8、自行車(chē)、摩托車(chē)按規定放入車(chē)棚，不得隨意停放在車(chē)間、宿舍等機動(dòng)車(chē)道或行人通過(guò)的地點(diǎn)。
9、下班時(shí)需關(guān)好燈、門(mén)，切斷所有電器設備的電源，并做好檢查工作。
10、定期做好每周一次衛生清潔工作。
四、工作行為規范
1、根據考勤制度按時(shí)打卡，不遲到、早退，不代打、漏打。
2、工作時(shí)間內不得有睡崗、串崗、脫崗、打牌、下棋、干私活、玩游戲、非工作原因酒后上崗、做微商等網(wǎng)絡(luò )推銷(xiāo)、使用為客人提供的.設施設備等類(lèi)似行為。
3、自己負責的工作要有始有終，不得放松、推脫。
4、不得無(wú)故不參加公司組織的會(huì )議、學(xué)習、培訓練兵、義務(wù)勞動(dòng)等集體活動(dòng)。
5、按規定時(shí)間完成工作計劃內容，不得無(wú)故拖延提報工作計劃及相關(guān)報表。
6、工作中出現失誤造成不必要的損失的，由當事人做出相應承擔。
7、外來(lái)人員（包括其他部門(mén)員工）未經(jīng)允許不可使用公司電腦及其他辦公設備。內部員工未經(jīng)允許不得觸碰指定電腦。
8、員工不得拒絕接受關(guān)于行為、紀律、經(jīng)濟等方面的相關(guān)檢查。
9、不得未經(jīng)授權私自使用酒店車(chē)輛、設備、器械、復制鑰匙、磁卡等類(lèi)似行。由此所產(chǎn)生的費用由個(gè)人承擔，如造成財產(chǎn)損失照價(jià)賠償。
10、各員工之間應緊密配合，加強溝通，主動(dòng)協(xié)調，凡被動(dòng)應付，出現員工之間推諉扯皮，影響經(jīng)營(yíng)管理的行為，給予雙方口頭警告，處以罰款，如造成財產(chǎn)損失按價(jià)賠償。
11、不得未經(jīng)公司授權私自發(fā)表或傳播虛假言論而影響客戶(hù)或員工聲譽(yù)，一經(jīng)發(fā)現給予最后警告，處以罰款，并視情節輕重給予降薪或勸退，情節惡劣者送交司法部門(mén)處理，影響公司名譽(yù)者追究法律責任。
12、不得有打架斗毆、聚眾鬧事、謾罵他人、欺壓同事或恐嚇、威脅打擊報復相關(guān)人員等類(lèi)似行為，并視情節輕重給予罰款、降薪或勸退，如造成財產(chǎn)損失按價(jià)賠償，情節惡劣者送交司法部門(mén)處理，影響公司名譽(yù)者需追究其法律責任。
13、不得對同事違規、違紀現象有意包庇或捏造事實(shí)，視情節輕重給予降薪或勸退，如造成財產(chǎn)損失按價(jià)賠償，情節惡劣者需送交司法部門(mén)處理，影響公司名譽(yù)者追究法律責任。
14、嚴禁利用職務(wù)之便私貪污或收受回傭，一經(jīng)發(fā)現立即開(kāi)除，如造成經(jīng)濟損失雙倍賠償，情節嚴重者送交司法部門(mén)處理。
15、未經(jīng)許可私自啟用單位印章及證件者，一經(jīng)發(fā)現立即開(kāi)除，造成經(jīng)濟損失雙倍賠償，情節嚴重送交司法部門(mén)處理。
16、進(jìn)出公司除特殊情況外，不準攜帶公司資產(chǎn)物品離開(kāi)，經(jīng)查實(shí)一律按規章制度辦理。
17、服從上級領(lǐng)導的合理工作安排，不得頂撞上級，不得無(wú)故拖延、拒絕或終止上級安排的工作任務(wù)，若有意見(jiàn)可按正常程序逐級反映。
18、嚴格執行工作標準及流程，嚴禁發(fā)生各種因公司或個(gè)人因素造成客戶(hù)不滿(mǎn)意的情形。
19、員工如有個(gè)人問(wèn)題或工作困擾時(shí)，應向主管領(lǐng)導反映尋求解決，絕不能因個(gè)人私事而影響工作的執行與進(jìn)度。
20、所有員工必須專(zhuān)心聽(tīng)取客戶(hù)的投訴，遇到投訴時(shí)要緊急處理，不能推托。超越本人權限時(shí)，應立即通知部門(mén)主管領(lǐng)導解決。
21、對客戶(hù)提出不妥善的地方要表示感謝并致歉，然后立即上報部門(mén)主管領(lǐng)導，不得辯解；
22、工作中的相關(guān)文件做好記錄，分類(lèi)擺放。離開(kāi)辦公室時(shí)要將印章、秘密文件、資料及硬盤(pán)等貴重物品鎖在文件柜或抽屜內，不得放在桌面上，并做好防潮、防蛀工作。
23、辦公區內謝絕與工作無(wú)關(guān)的私人訪(fǎng)客。
24、如有觸犯中國法律或被法院依法定罪者，公司將配合司法部門(mén)進(jìn)行調查并立即開(kāi)除。
五、值班行為規范
日常值班管理
1、值班人員遇事可先行處理，事后再報告。但遇其職權范圍之外的事情，應立即通報并請示主管領(lǐng)導。
2、值班人員遇到重大緊急事件時(shí)，應及時(shí)向公司領(lǐng)導匯報與請示，以便及時(shí)處理并在第一時(shí)間通知相關(guān)負責人。
3、值班人員應將值班時(shí)所處理的事項填寫(xiě)在“值班日志表”，交班后送主管領(lǐng)導審查并及時(shí)備檔。
4、值班人員應做好廣告機及其他設備的播放、維護等相關(guān)管理工作。
5、值班人員應做好公司備用鑰匙的保管及交接工作。
6、值班人員應做好下班后燈、門(mén)、電源的檢查及關(guān)閉工作。
7、值班人員應做好上班登陸對公qq，接收信息，并及時(shí)查看業(yè)務(wù)郵件等工作。節假日值班管理
1、重要節假日值班但不坐班。
2、行政人資部在放假前組織一次聯(lián)合檢查并將結果予以通報。所查隱患在節前必須完成整改，經(jīng)聯(lián)合檢查組確認后方可放假。
3、法定假期以國家頒布政策為準。法定假當天如不能正常安排休息，企業(yè)將根據經(jīng)營(yíng)情況給予補休。
4、值班人員如需連休可提前三天申請，并做好交接工作。
5、法定節假日的值班要求視公司實(shí)際情況自行安排。
6、值班期間，通訊設備必須時(shí)刻保持通暢。
公司檔案的管理制度12
一、客戶(hù)資料管理辦法總則。
為了提高客戶(hù)資料的有效性和利用率，加強客戶(hù)資料管理，做好客戶(hù)服務(wù)品質(zhì)提升和客戶(hù)關(guān)系維護的基礎工作，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度和忠誠度，使公司對客戶(hù)的管理規范化、有效化，保證穩定開(kāi)展，特制訂本客戶(hù)資料管理辦法。
二、客戶(hù)資料管理辦法管理范圍。
1、公司已合作客戶(hù)（老客戶(hù)）、未合作客戶(hù)、潛在客戶(hù)、流失客戶(hù)等客戶(hù)資料都納入本管理辦法范圍。
2、客戶(hù)資料的管理包括客戶(hù)資料的收集、整理、查閱、分析等方面。
3、公司客戶(hù)為與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應商和經(jīng)銷(xiāo)商及合作的重點(diǎn)客戶(hù)、品牌客戶(hù)。
三、客戶(hù)資料的內容。
完整的客戶(hù)資料包括以下資料信息：
1、公司信息部負責公司所有客戶(hù)基本信息的匯總、整理。
a、客戶(hù)基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎，也是客戶(hù)資料管理的第一步�？蛻�(hù)基本資料的收集主要由市場(chǎng)人員完成，市場(chǎng)人員要熟練掌握各種客戶(hù)資料收集的有效方法，積極主動(dòng)的'收集客戶(hù)信息。
b、客戶(hù)基本信息包括客戶(hù)的企業(yè)名稱(chēng)、地址、所有者（法人代表）、成立時(shí)間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話(huà)、傳真、郵箱）等方面。
C、對經(jīng)銷(xiāo)商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規范管理。建立必要的信息系統，如客戶(hù)性質(zhì)/客戶(hù)合作年限/經(jīng)營(yíng)品牌/信用評估/財務(wù)狀況/人員狀況等。
2、建立客戶(hù)檔案，并編制客戶(hù)一覽表供查閱。
1）、每發(fā)展、接觸一個(gè)新客戶(hù)，均應建立客戶(hù)檔案戶(hù)頭；
2）、客戶(hù)檔案適當標準化、規范化，摸清客戶(hù)基本信息，如客戶(hù)名稱(chēng)、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話(huà)、傳真、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊資本等。
3）、建立客戶(hù)特征資料，客戶(hù)特征資料包括企業(yè)規模（營(yíng)業(yè)額、員工人數）、采購決策特征、具體需求、決策者個(gè)人信息（愛(ài)好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等。
3、客戶(hù)檔案的更新、修改。
1）、客戶(hù)單位的重大變動(dòng)事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶(hù)檔案；
2）、對客戶(hù)單位的重大變動(dòng)事項、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶(hù)檔案；
3）、積累客戶(hù)年度業(yè)績(jì)和財務(wù)狀況報告。
4）客戶(hù)在財務(wù)上的開(kāi)戶(hù)、更改戶(hù)名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷(xiāo)售中心及財務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類(lèi)，及時(shí)和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）
4、建立客戶(hù)交易資料
客戶(hù)與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶(hù)與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。
四、公司各部門(mén)與客戶(hù)接觸的重大事項，均須報告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個(gè)人范圍內。
五、員工調離公司時(shí)，不得將客戶(hù)資料帶走，其業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )同信息部將其客戶(hù)資料接收、整理、歸檔。
六、建立客戶(hù)信息查閱權限制，未經(jīng)許可，不得隨意調閱客戶(hù)檔案。
七、客戶(hù)管理。
1、接待客戶(hù)，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進(jìn)行審批接待。
2、與客戶(hù)的信函、傳真、長(cháng)話(huà)交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶(hù)檔案內。
3、對一些較重要、未來(lái)將發(fā)展的新客戶(hù)，公司要有兩個(gè)以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報告制。
4、負責與客戶(hù)聯(lián)系的員工調離公司時(shí)，應由公司及時(shí)通知有關(guān)客戶(hù)，產(chǎn)指派其員工頂替調離員工迅速與客戶(hù)建立聯(lián)系。
八、客戶(hù)資料管理辦法附則。
本客戶(hù)資料管理辦法由公司銷(xiāo)售中心解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。
公司檔案的管理制度13
一、制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，把握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必需建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以幫忙客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式供應以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、精準、有效。
三、適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理緊要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包含以下的。資料：
1、收集客戶(hù)單位資料
2、客戶(hù)繳費記錄包含各樣應付之押金
3、客戶(hù)裝修工程文件
4、客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5、客戶(hù)資料增補
6、客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7、緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8、客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9、客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10、客戶(hù)維護和修理記錄
11、客戶(hù)投訴記錄
12、客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四、注意事項
1、適時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的學(xué)問(wèn)、報告、通知、通報，傳送文件應適時(shí)、精準，認真地登記并制作各種表格。
2、協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3、做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4、接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5、接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，適時(shí)聯(lián)系修復。
4、物業(yè)公司檔案管理規章制度
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保管，建立統一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息認真排列，以便查閱；
3、客戶(hù)信息檔案的內容包含：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維護和修理文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專(zhuān)管人員須認真填寫(xiě)各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。適時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的'更改，保證信息的精準性；
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作；
7、業(yè)主檔案永久保管，適時(shí)與業(yè)主溝通，適時(shí)更改業(yè)主信息，保證其精準性。
公司檔案的管理制度14
一、概述
公司人事檔案管理制度是為規范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過(guò)程，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性而制定的。
二、檔案建立
1. 人事檔案的范圍和內容
人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績(jì)效考核、培訓等所有與員工相關(guān)的資料。人事檔案的內容應包括員工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、合同協(xié)議、績(jì)效考核記錄、晉升、獎懲等有關(guān)信息。
2. 檔案管理責任及流程
人事部門(mén)負責公司全體員工的檔案管理工作，其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節。人事部門(mén)應建立嚴格的流程，確保檔案的準確性和時(shí)效性。
3. 檔案建立的流程和要求
員工入職后，人事部門(mén)應在規定時(shí)間內收集并建立員工檔案。員工個(gè)人應提供真實(shí)、完整和準確的個(gè)人資料，包括身份證、畢業(yè)證、工作經(jīng)歷等證明文件。人事部門(mén)應按照流程對這些材料進(jìn)行核實(shí)，并將其歸檔。
三、檔案整理
1. 檔案整理的原則和方法
檔案整理的原則是按照時(shí)間順序和相關(guān)性對檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理。人事部門(mén)應制定檔案整理的具體方法和步驟，并保持檔案的完整性和準確性。
2. 檔案整理的任務(wù)分工和流程
人事部門(mén)應根據公司規模和人數確定檔案整理的任務(wù)分工和流程�？梢詫n案分為不同的類(lèi)別，由不同的人員負責整理和歸檔。
四、檔案保管
1. 檔案保管的目的和要求
檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應妥善保管，防止遺失、損壞或泄露，并按照規定的時(shí)間保留期限進(jìn)行保存。人事部門(mén)應制定檔案保管的要求和措施，確保檔案的安全性。
2. 檔案保管的責任和措施
人事部門(mén)及相關(guān)人員對檔案的保管負有責任。保管人員應按照規定的要求和措施進(jìn)行檔案的保管，包括使用鎖柜、防潮、防火等措施，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
五、檔案使用
1. 檔案使用的范圍和條件
檔案的使用范圍限定于有關(guān)人事、勞動(dòng)合同、績(jì)效等與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。其他部門(mén)和人員需提出申請，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的批準后方可使用檔案。
2. 檔案使用的權限和流程
人事部門(mén)應制定檔案使用的權限和流程，明確各級別人員的檔案使用權限，并規定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。
六、檔案銷(xiāo)毀
1. 檔案銷(xiāo)毀的原則和方式
檔案銷(xiāo)毀的原則是按照規定的時(shí)間保留期限，一經(jīng)到期即予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式應包括物理銷(xiāo)毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。
2. 檔案銷(xiāo)毀的程序和流程
人事部門(mén)應根據檔案銷(xiāo)毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統一銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀記錄應詳細記錄，包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式和銷(xiāo)毀人員等信息。
七、違紀違法處理
1. 違反制度的處理措施
對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員，一經(jīng)查實(shí)將根據公司相關(guān)規定進(jìn)行相應的處罰。
2. 違反法律法規的處理措施
對于違反法律法規規定和侵犯員工隱私等行為，將按照公司相關(guān)規定和國家有關(guān)法律法規進(jìn)行處理，必要時(shí)將追究相應的法律責任。
綜上所述，公司人事檔案管理制度是公司規范人事檔案工作的基本規定，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，保障員工和公司的權益。制度的執行需要全體員工的共同配合，確保制度的有效落實(shí)。八、檔案管理的監督與評估
1. 監督責任及流程
人事部門(mén)和相關(guān)部門(mén)應建立定期監督檔案管理工作的機制，確保檔案的.建立、整理、保管和使用等環(huán)節的合規性和規范性。監督部門(mén)應制定具體的監督流程和責任分工，并對檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和評估。
2. 檔案管理的評估指標
檔案管理的評估指標應包括檔案的完整性、準確性、及時(shí)性和安全性等方面。評估指標應根據公司的實(shí)際情況進(jìn)行具體的制定，并根據評估結果進(jìn)行相應的改進(jìn)和優(yōu)化。
九、問(wèn)題處理與糾正措施
1. 檔案管理中可能出現的問(wèn)題
在檔案管理過(guò)程中可能出現的問(wèn)題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當等情況。人事部門(mén)應及時(shí)發(fā)現并處理這些問(wèn)題，采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
2. 問(wèn)題處理的程序和措施
當發(fā)現檔案管理中存在問(wèn)題時(shí)，人事部門(mén)應立即采取相關(guān)措施進(jìn)行處理。處理程序應包括問(wèn)題的確認、原因的分析、責任的追究和糾正措施的制定，并進(jìn)行相應的記錄和整改。
十、制度宣導與培訓
1. 制度宣導的目的和方式
人事部門(mén)應定期對人事檔案管理制度進(jìn)行宣導，以提高員工對制度的了解和認知度。宣導方式可以包括員工大會(huì )、培訓課程、內部通知等形式，以確保制度能夠全面、深入地落實(shí)在員工中。
2. 培訓與教育的內容和方法
人事部門(mén)應對各級員工進(jìn)行相關(guān)檔案管理的培訓與教育。培訓的內容應包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓方法可以采用現場(chǎng)培訓、在線(xiàn)培訓、培訓材料等形式，以確保培訓的有效性和實(shí)效性。
十一、附則
1. 本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、勞務(wù)派遣人員和合同工等。
2. 人事部門(mén)應根據公司實(shí)際情況，結合相關(guān)法律法規和政策，制定相應的操作細則和補充說(shuō)明，并及時(shí)進(jìn)行更新和調整。
3. 公司領(lǐng)導對檔案管理工作具有重要的指導作用，應支持和監督檔案管理工作的開(kāi)展，并及時(shí)解決檔案管理中的問(wèn)題和困難。
4. 本制度自發(fā)布之日起生效，并逐步推行。
人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分，對于維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性具有重要意義。通過(guò)制定和執行人事檔案管理制度，可以規范和優(yōu)化公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，從而為公司的發(fā)展和員工的成長(cháng)提供有力的支持和保障。
通過(guò)建立嚴格的檔案建立、整理、保管和使用等流程，可以確保檔案的準確性和時(shí)效性。檔案整理應按照時(shí)間順序和相關(guān)性進(jìn)行分類(lèi)和整理，明確責任人和流程，保持檔案的完整性和準確性。
檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關(guān)鍵環(huán)節。人事部門(mén)及相關(guān)人員應對檔案的保管負有責任，通過(guò)使用鎖柜、防潮、防火等措施，保證檔案的安全和保密，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
檔案的使用應在相關(guān)部門(mén)的批準下進(jìn)行，限定于與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。人事部門(mén)應制定檔案使用的權限和流程，明確檔案的使用范圍和條件，并記錄檔案的使用情況。
檔案的銷(xiāo)毀應按照規定的時(shí)間保留期限進(jìn)行，一經(jīng)到期即予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式包括物理銷(xiāo)毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。人事部門(mén)應根據檔案銷(xiāo)毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統一銷(xiāo)毀，記錄銷(xiāo)毀的情況。
對于違反制度和法律法規的行為，應按照規定和相關(guān)法律法規進(jìn)行處理，包括相應的處罰和追究法律責任。人事部門(mén)應及時(shí)發(fā)現和處理檔案管理中的問(wèn)題，并采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
制度的有效實(shí)施需要全體員工的共同配合和支持，人事部門(mén)應定期進(jìn)行制度的宣導與培訓，提高員工的意識和行為規范。通過(guò)制度的有效落實(shí)和監督評估，可以不斷完善檔案管理工作，提高管理的科學(xué)性和效率，為公司的發(fā)展和員工的成長(cháng)提供有力的支持和保障。
公司檔案的管理制度15
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作，均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
三、機關(guān)領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時(shí)交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學(xué)習、考察、參加各種會(huì )議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
六、機關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續。
七、機關(guān)財務(wù)部門(mén)應把會(huì )議檔案保管二年期滿(mǎn)后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續。
國土資源專(zhuān)業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門(mén)統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷，以國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫(xiě)5、案卷內要填寫(xiě)卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數。
6、編頁(yè)號。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號，不能有誤和遺漏。
7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀(guān)，不掉張頁(yè)，采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法。
8、擬寫(xiě)案卷標題。案卷標題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長(cháng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫(xiě)案卷封皮，注明專(zhuān)業(yè)檔案的種類(lèi)，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書(shū)檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進(jìn)行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線(xiàn)裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。
3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。
5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問(wèn)題、保管期限
6、按保管期限對歸檔文件材料進(jìn)行編號，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫(xiě)淸楚完整，不得漏項,填寫(xiě)歸檔文件日期單位數要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會(huì )計檔案立卷歸檔制度
會(huì )計檔案是國家檔案的.組成部分，機關(guān)會(huì )計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會(huì )計核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。
1、機關(guān)會(huì )議檔案的整理原則是：財務(wù)部門(mén)每年形成的財務(wù)檔案應由財務(wù)部門(mén)按照會(huì )計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關(guān)會(huì )計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內其職能活動(dòng)中形成的會(huì )計報表、會(huì )計帳簿、會(huì )計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料。
3、 整理會(huì )計檔案時(shí)鑒于過(guò)去沒(méi)有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時(shí)應該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務(wù)部門(mén)負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會(huì )計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號。
6、會(huì )計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據會(huì )計檔案每卷的具體內容進(jìn)行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。
8、編制會(huì )計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進(jìn)行。逐卷填寫(xiě)。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會(huì )計檔案的歸檔時(shí)間是當年會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后,可在財務(wù)科保管二年期滿(mǎn)后，由會(huì )計部門(mén)編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì )議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時(shí)間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。
4、按要求填寫(xiě)好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，注明查閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門(mén)領(lǐng)導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會(huì )議記錄、班子會(huì )議記錄的須經(jīng)主管jU長(cháng)批準。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無(wú)關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對不能當場(chǎng)體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請利用者當場(chǎng)填寫(xiě)利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時(shí)整理。
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