公司檔案的管理制度（優(yōu)）
在日新月異的現代社會(huì )中，很多地方都會(huì )使用到制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編整理的公司檔案的管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司檔案的管理制度1
為保證公司各項規章制度的貫徹執行,充分調動(dòng)員工工作的積極性、創(chuàng )造性,實(shí)行獎勤罰懶的用人機制,特制定員工獎懲制度:
一、獎勵
(一)獎勵種類(lèi)
1、頒發(fā)獎狀;
2、通報表?yè)P:
3、物質(zhì)獎勵;
4、晉升工資或晉級;
5、發(fā)放獎金。
(二)獎勵條件
1、對改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻者;
2、為用戶(hù)提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶(hù)表?yè)P者;
3、在發(fā)明創(chuàng )造、技術(shù)改進(jìn)、節能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟效益者;
4、在各類(lèi)報紙、雜志或學(xué)術(shù)研討會(huì )發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;
5、發(fā)現事故苗頭、及時(shí)采取措施,防止重大事故發(fā)生者;
6、控制開(kāi)支、節約費用有顯著(zhù)成績(jì)者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;
8、見(jiàn)義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動(dòng)上交者;
10、敬業(yè)愛(ài)崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規章制度者。
(三)獎勵程序
凡符合獎勵條件者,由所在部門(mén)將員工事跡以書(shū)面形式報告并填寫(xiě)獎勵建議書(shū)呈報人力資源部,由人力資源部核實(shí)無(wú)誤后報公司領(lǐng)導批準后實(shí)施。
二、處分
(一)甲類(lèi)過(guò)失,有下列行為者屬甲類(lèi)過(guò)失:
1、不按公司規定著(zhù)裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語(yǔ);
5、不認真填寫(xiě)交接班記錄;
6、當班時(shí)間吃東西、收聽(tīng)廣播、看報紙;
7、在當值崗位使用公司電話(huà)辦理私事;
8、在當值崗位上吸煙;
9、丟失公司財物;
10、私自使用公司打長(cháng)途電話(huà);
11、無(wú)特殊原因不按時(shí)完成上級交辦任務(wù);
12、工作時(shí)間接待私人來(lái)訪(fǎng);
13、工作散漫,粗心大意;
14、無(wú)幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓和活動(dòng);
15、一月內無(wú)幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過(guò)10分鐘。
(二)乙類(lèi)過(guò)失、有下列行為者屬乙類(lèi)過(guò)失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當班時(shí)間睡覺(jué);
3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達3次);
4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶(hù)投訴時(shí),與用戶(hù)爭辨、吵鬧;
5、在社區內變相賭博或從事不道德活動(dòng);
6、未經(jīng)批準私自配制社區內房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據、證明、記錄、報假學(xué)歷;
8、私自向外界泄露公司機密資料;
9、故意損壞公司或業(yè)主財物;
10、不服從領(lǐng)導的正確命令并在公共場(chǎng)合頂撞領(lǐng)導;
11、超越職權范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟損失;
12、工作時(shí)間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類(lèi)過(guò)失、有下列行為者屬丙類(lèi)過(guò)失:
1、以權謀私,敲詐勒索用戶(hù)或下屬;
2、組織及煽動(dòng)罷工、聚眾鬧事;
3、工作時(shí)間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶(hù)吵架,或一年累計被用戶(hù)有效投訴達3次以上;
6、偷竊公司或用戶(hù)財物;
7、玩忽職守,違反操作規程,造成重大事故或嚴重后果;
8、惡意破壞公物或他人財物,造成公司或他人重大損失;
9、當月曠工3次或季度累計曠工7次以上;
10、不服從正常工作調動(dòng);
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴重違反公司規定及國家法律行為。
三、處罰種類(lèi)及執行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類(lèi)過(guò)失的'行為,由部門(mén)主管簽發(fā)并報人事資源部審核備案;
2、書(shū)面警告:員工重復觸犯甲類(lèi)過(guò)失或首次觸犯乙類(lèi)過(guò)失,將給予書(shū)警告,并扣除當月基本工資的50%;
3、最后書(shū)面警告:員工重復觸犯乙類(lèi)過(guò)失將給予最后書(shū)面警告處分,扣除當月基本工資;
4、降級、撤職、罰款:員工違規給予書(shū)面警告外,還可以給予降級、撤職、罰款處分;
5、辭退或開(kāi)除:員工觸犯丙類(lèi)過(guò)失,公司有權給予辭退或開(kāi)除處理,公司也有權對重復觸犯乙類(lèi)過(guò)失、情節嚴重的員工給予辭退處分;被辭退或開(kāi)除的員工工作滿(mǎn)三個(gè)月的方能退還崗位培訓押金(先處罰后補各種費用);
6、經(jīng)公司領(lǐng)導批準,人力資源部可直接對違規員工簽發(fā)'警告通知書(shū)'
四、處罰程序
1、員工有違紀行為,由所在部門(mén)填寫(xiě)《員工違紀警告書(shū)》,列明違紀事實(shí),提出處理意見(jiàn),經(jīng)見(jiàn)證人或違紀人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的違紀處罰,由人力資源部領(lǐng)導審批并通報部門(mén);
3、領(lǐng)班級以下的員工違紀處罰,由部門(mén)主任、經(jīng)理審批;
4、主管級以上的員工違紀處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書(shū)'后,如能認真改過(guò),積極工作,連續兩次考評為'優(yōu)',或因工作成績(jì)突出受到公司的通報表?yè)P,經(jīng)所在部門(mén)主管提出,公司領(lǐng)導批準后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對所受的處分不服,應在三日內書(shū)面向人力資源部或公司領(lǐng)導提出申訴(員工亦可向公司工會(huì )申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導將對員工的申訴進(jìn)行認真核查,并做出相應的處理決定。
公司檔案的管理制度2
一、目的
加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
1、公司內部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。
2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
1）負責部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負責人
1）批準對自己部門(mén)資料或合同復印件的處置；
2）負責對本部門(mén)檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號保存；
�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
�、沤栝啓n案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；
�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；
�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發(fā)現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
�、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷(xiāo)毀
�、艑σ咽ダ脙r(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷(xiāo)毀。
�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降�.公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、入娮游募邢鄳募堎|(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a)部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。
5、檔案交接
�、挪块T(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進(jìn)行修裱、復制或加邊，對大小不一、長(cháng)短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復在前，請示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結論在前，依據在后。
d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號
a)檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。
d)檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。
公司檔案的管理制度3
河套水務(wù)集團公司檔案管理制度(暫行)機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。為了對集團公司發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的珍貴資料進(jìn)行科學(xué)保存和管理，以便于在工作過(guò)程中總結工作經(jīng)驗，指導工作開(kāi)展，提供可靠依據，充分發(fā)揮檔案的指導作用和記查作用，根據目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規范集團公司檔案管理工作。
一、公司檔案管理的基本原則
集中管理與分散管理相結合，即公司文書(shū)檔案由行政部集中統一管理，其他部門(mén)業(yè)務(wù)檔案(已交行政部的除外)分別由部門(mén)自行管理，以便于及時(shí)利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦部門(mén)、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、公司檔案的歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、會(huì )談紀要、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術(shù)資料等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司檔案管理責任
集團公司部門(mén)的檔案管理員暫由各部門(mén)工作人員兼職，所屬單位設專(zhuān)(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：
1、要維護好公司及各部門(mén)的原始工作資料及單據齊全完整;
2、要負責及時(shí)整理好部門(mén)工作資料，按月、按年并分類(lèi)匯編成冊，要有明確對應的目錄，以便于工作需要時(shí)索引查找;
3、檔案管理員要有良好的`保密習慣，借閱資料要有翔實(shí)記錄手冊并負責收回;
4、要樹(shù)立高度的法制意識和觀(guān)念。
四、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行“平時(shí)歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時(shí)收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。
3、凡應該及時(shí)歸檔的資料，由各部門(mén)檔案管理員負責及時(shí)歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長(cháng)期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
4、各部門(mén)以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門(mén)名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。
五、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時(shí)，由部門(mén)負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經(jīng)理核批。
3、檔案借閱者必須做到：
�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
六、檔案管理工作檢查與考核
集團公司在半年和年底對各部門(mén)和所屬單位檔案工作進(jìn)行考核，具體要求如下：
1、沒(méi)有設置檔案管理人員崗位，扣1分;
2、沒(méi)有按月、按年并分類(lèi)整理成冊的檔案資料，扣0.5分;
3、重要工作沒(méi)有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;
4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;
5、沒(méi)有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴重，扣0.5分
七、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、檔案保存到期時(shí)，由檔案管理員提出檔案資料銷(xiāo)毀申請，交部門(mén)負責人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后執行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷(xiāo)毀申請和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
公司檔案的管理制度4
一、歸檔范圍：凡公司各部門(mén)在活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括文書(shū)材料、科技圖紙資料、財務(wù)會(huì )計資料、人事檔案及其他重要材料都應立檔保存。
二、各業(yè)務(wù)部門(mén)負責收集、整理職責范圍內的檔案，并負管理職能。
�。ㄒ唬┚C合部負責公務(wù)活動(dòng)中的文書(shū)材料、人事檔案等的立檔、保存、管理。
�。ǘ┱鬟w辦負責工程項目用地報批、征遷拆遷安置補償過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料的立檔、保存管理。
�。ㄈ┕こ滩�、總工辦負責工程前期工作、工程立項、工程招投標、工程項目建設、房建、安全管理等職責范圍工作中形成的文件材料的立檔、保存、管理。
�。ㄋ模�、財務(wù)部負責本公司會(huì )計、財務(wù)等方面工作中形成的票證、賬簿及文件材料等的立檔、保存、管理。
�。ㄎ澹┚C合部、征遷辦、工程部、總工辦、財務(wù)部形成的檔案完整后移送公司檔案室統一管理。
三、各業(yè)務(wù)部門(mén)設立專(zhuān)、兼職檔案員，負責本部門(mén)職責范圍內的檔案管理。檔案員應盡職盡責，貫徹黨和國家的方針、政策以及省公司有關(guān)檔案工作的指示、規定、條例，保證檔案資料的安全。
四、各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案員要確保接收的`文件材料檔案的齊全性、完整性、準確性。
五、查（借）閱制度
�。ㄒ唬┓脖竟救藛T因工作需要查（借）閱檔案，須向該檔案管理的業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導申請。
�。ǘ┓残璨殚喴话阈缘臋n案須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導同意；查閱公司重要檔案，須填寫(xiě)查閱登記表，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。
�。ㄈ┕ぷ魅藛T在查（借）閱檔案期間應當妥善保管檔案，防止檔案損毀，并貫徹執行《檔案法》和《保密法》，保守公司重要檔案內容。
六、檔案員要嚴格遵守《檔案法》、《保密法》，不準隨意摘抄、傳播密級檔案內容。未經(jīng)批準，不準擅自將重要檔案借出或復印。
七、對違反保密規定，造成泄密或被盜密者，按其性質(zhì)及情節給予嚴肅處理。
八、檔案管理人員調動(dòng)工作時(shí)，應在離職前辦好交接手續。
公司檔案的管理制度5
學(xué)校檔案管理制度
一、總則
1、為了規范學(xué)校檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于學(xué)校及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸人資行政中心。
二、檔案管理機構的設置及基本要求
�。ㄒ唬n案劃分及管理部門(mén)
1、檔案是指本學(xué)校過(guò)去和現在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、教研活動(dòng)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對學(xué)校有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、學(xué)校設立檔案室，隸屬于行政部，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學(xué)校制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。
3、學(xué)校檔案根據其重要性和保密程度分為學(xué)校級和部門(mén)級，學(xué)校級檔案應按標準規范進(jìn)行分類(lèi)，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。
�。ǘ└鞑块T(mén)資料管理
1、學(xué)校所屬各部門(mén)必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與學(xué)校檔案歸口管理。
2、各部門(mén)根據部門(mén)資料性質(zhì)結合學(xué)校級檔案管理辦法，實(shí)行統一的標準分類(lèi)管理。
3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照學(xué)校管理規定執行。
三、檔案分類(lèi)
�。ㄒ唬n案質(zhì)量
1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區分不同的價(jià)值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。
5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。
�。ǘ┝n
1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無(wú)批復的放在請示年立卷；跨會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年立卷；跨的規劃放在第一年立卷；跨總結放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙在前，收文在后；內部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
�。ㄈ┓诸�(lèi)
1、檔案各級分類(lèi)應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等）。
2、學(xué)校檔案大致分為以下幾類(lèi)：
�。�1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執照及各類(lèi)證照，注冊資料、年檢資料、學(xué)校章程等；
�。�2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內部文件；
�。�3）制度類(lèi)：管理制度匯編；
�。�4）合同類(lèi)：分內部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
�。�5）計劃總結類(lèi)：分計劃及總結等；
�。�6）會(huì )議紀要類(lèi)：辦公例會(huì )紀要等
�。ㄎ澹n案編號
1、檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號對照表，以免混淆。
3、學(xué)校檔案員負責對各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門(mén)要積極配合學(xué)校檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
�。ㄒ唬w檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統的排列并填寫(xiě)《卷內目錄》。
�。ǘw檔的同類(lèi)文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
�。�1）學(xué)校章程、合同
�。�2）股東名冊
�。�3）組織規程及辦事細則
�。�4）董事會(huì )及股東會(huì )記錄
�。�5）財務(wù)報表
�。�6）政府機關(guān)核準文件
�。�7）不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證
�。�8）工程設計圖
�。�9）學(xué)校規章制度
�。�10）其他經(jīng)核定須永久保存的`文書(shū)2、10年保存：
�。�1）預算、決算書(shū)類(lèi)
�。�2）會(huì )計憑證
�。�3）事業(yè)計劃資料
�。�4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)3、1年至5年保存：
�。�1）期滿(mǎn)或解除之合約
�。�2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)4、1年以下暫時(shí)保存：
�。�1）結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。
�。ㄈ⿲W(xué)�？筛鶕䦟�(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。
�。ㄋ模w檔的文件資料種類(lèi)，份數以及每份的頁(yè)數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。
�。ㄎ澹┌礆w檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫(xiě)卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫(xiě)檔號。
五、檔案日常管理
�。ㄒ唬┙栝�
1、借閱手續：
�。�1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應由其部門(mén)負責人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學(xué)校借閱登記表上簽字。
�。�2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。
�。�3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負責人書(shū)面請示，經(jīng)行政部主任批準。
5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應變更借閱登記，不得私自授受。
�。ǘ╀N(xiāo)毀
1、每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷(xiāo)毀清冊》，報學(xué)校負責人審核批準，并指定其監銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀�！稒n案銷(xiāo)毀清冊》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、學(xué)校負責人意見(jiàn)、檔案人簽章、監銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。
2、銷(xiāo)前，按照清冊清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人�！稒n案銷(xiāo)毀清冊》需永久保管。
3、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務(wù)；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時(shí)為止。
�。ㄈ┮平�
1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報學(xué)校負責人審核批準并指定其監交人后，方可進(jìn)行移交�！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學(xué)校負責人意見(jiàn)、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點(diǎn)；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
�。ㄋ模┍Ｃ�
1、檔案室的任務(wù)是集中統一管理學(xué)校已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內。
2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為學(xué)校各項工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛(ài)護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
六、附則
�。ㄒ唬┰诒局贫瓤蚣芟�，學(xué)校各部門(mén)可根據實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。
�。ǘ┍局贫茸杂“l(fā)試行之日起執行。
附表檔案員職責
1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管學(xué)校檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；
2、認真學(xué)習檔案管理的相關(guān)規定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時(shí)進(jìn)行修補和復制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進(jìn)行分類(lèi)，再把文件資料按類(lèi)別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。
公司檔案的管理制度6
第一條
管理部門(mén)1.文書(shū)結案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。
第二條
文件點(diǎn)收文件結案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門(mén)主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門(mén)補辦。4.與本案無(wú)關(guān)的`文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門(mén)。5.有價(jià)證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應送指定保管部門(mén)簽收后，文件送歸檔。
第三條
文件整理點(diǎn)收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條
檔案分類(lèi)1.檔案分類(lèi)應視案件內容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級分類(lèi)。先以部門(mén)別區分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。
2.檔案分類(lèi)應力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時(shí)得于第三級之后另增第四級“細類(lèi)”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級。3.同一“小類(lèi)”(或細類(lèi))之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細類(lèi))之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁(yè)應設“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號，B1B2為大類(lèi)號，C1C2為小類(lèi)號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條
檔案名稱(chēng)及編號1.檔案各級分類(lèi)應賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類(lèi)、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長(cháng)情形而斟酌決定。3.檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應編制“檔案分類(lèi)編號表”，即將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類(lèi)各級編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補之用。5.檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號對照表，以免混淆。
第六條
檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類(lèi)編號表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類(lèi)者，應先確定其主要類(lèi)別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。
第七條
歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類(lèi)編號及名稱(chēng)，以便查檔。
第八條
保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會(huì )及股東會(huì )紀錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2.10年保存：(1)預算、決算書(shū)類(lèi);(2)會(huì )計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。3.5年保存：(1)期滿(mǎn)或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4.1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。5.規章由規章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。
第九條
檔卷清理1.管檔人員應隨時(shí)拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時(shí)向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷(xiāo)毀日期。2.保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。
第十條
調卷程序1.各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調閱檔案時(shí)，應填具“調卷單”經(jīng)其部門(mén)主管(科長(cháng)以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員�！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場(chǎng)借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾�！罢{卷單”由管檔人員留存備查。
第十一條
調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(cháng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(cháng)調閱期限時(shí)，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時(shí)，應經(jīng)調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。
公司檔案的管理制度7
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。
3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的'文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
公司檔案的管理制度8
一、總則
�。ㄒ唬榱艘幏都瘓F的人事檔案管理工作，加強對人事檔案的收集、補充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉遞、保管等工作流程的內部管理監控，維護集團人事檔案的規范性和保密性，根據國家人事檔案管理法律法規和集團檔案管理制度等有關(guān)制度，結合集團人事檔案管理工作實(shí)際，特制定本制度。
�。ǘ┍局贫冗m用于集團系統內部人事檔案管理工作。
二、檔案管理人員工作職責
�。ㄒ唬┚C合辦公室安排專(zhuān)職管理人員，負責對人事檔案的收集、補充、鑒別、整理、借用、借閱、轉遞、保管、規范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；
�。ǘ┘瘓F人事檔案管理人員工作職責：
1 .嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容，做好人事檔案的安全保密、保護工作；
2 .根據集團公司人事檔案工作具體情況，完善各項必要的規章制度，堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事;
3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞等工作。及時(shí)登記人事職務(wù)、工資、職稱(chēng)等的變動(dòng)情況，為有關(guān)部門(mén)提供人事檔案信息；
4 .積極主動(dòng)地去發(fā)現人事檔案工作的新情況、新問(wèn)題，并定5期向部門(mén)領(lǐng)導請示報告工作；.積極參加檔案管理學(xué)習,提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
�。ㄈ┪唇�(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。
三、紙質(zhì)資料管理
�。ㄒ唬┦占C合辦公室檔案專(zhuān)管員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。
�。ǘ┱�
1 .人事檔案分類(lèi)人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基礎檔案資料、
輔助檔案資料、離職檔案資料三大類(lèi)；其中基礎檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。
�。�1）基礎檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門(mén)、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話(huà)、入職時(shí)間、項目經(jīng)歷、家庭情況，工作履歷等；
員工入職相關(guān)審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說(shuō)明書(shū)、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類(lèi)證件資料，包括但不限于身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專(zhuān)業(yè)證書(shū)、比賽獲獎證書(shū)等等；員工各類(lèi)在職資料，包括但不限于轉正申請書(shū)、試用期員工轉正定級考核表、每年度工作總結等；
�。�2）輔助檔案資料
�、佥o助檔案資料是指除了基本資料以外的.其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會(huì )根據實(shí)際情況定期或不定期的更新。
�、谳o助檔案資料分類(lèi)累積類(lèi)資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類(lèi)資料需要累積存入人事檔案中;更新類(lèi)資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類(lèi)資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）
�、圯o助檔案資料（累積類(lèi)）主要包括：培訓學(xué)習）總結資料、任免類(lèi)文件、調動(dòng)交接資料共四類(lèi)；
�、茌o助檔案資料（更新類(lèi)）主要包括：勞動(dòng)合同及保密協(xié)議和體檢資料共兩類(lèi)。
�。�3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續時(shí)需填寫(xiě)、上交、歸檔的檔案資料。
四、檔案組卷、存放規定
1.設立專(zhuān)用的檔案柜。檔案存入箱柜時(shí)排列系統，重要檔案要專(zhuān)柜存放。
2 .以部門(mén)為單位，分類(lèi)設置基礎檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對應存入部門(mén)人事）32Cnl6cm檔案袋的分類(lèi)文件盒中，必要時(shí)可統一使用（長(cháng)（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲檔案。
3 .檔案盒背側應當貼有人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號。
4 .檔案盒內首頁(yè)應當設置檔案索引表。
5.歸檔的文件材料，必須用統一的報告紙、擬稿紙書(shū)寫(xiě)。
五、電子檔案管理
電子檔案管理對應于紙質(zhì)人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設立人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門(mén)為單位存入。為后續的查閱與調取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；
1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專(zhuān)管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實(shí)習人員）當天及時(shí)對其所有相關(guān)個(gè)人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內全部錄入公司人事管理系統。
2 .電子信息更新：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)對其電子信息進(jìn)行更新。
六、監督與處罰
對違反本規定有下列情形的，由綜合辦公室會(huì )同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理：
1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；
2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的；
3、利用職務(wù)便利調取檔案資料謀取私利的。對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者，要視情節的輕重，給予批評教育或開(kāi)除處分;觸犯法律的，要依法追究責任。
本制度自頒發(fā)之日起生效。
公司檔案的管理制度9
第一章總則
第一條為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統稱(chēng)機關(guān))檔案工作，推進(jìn)機關(guān)檔案科學(xué)、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì )有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個(gè)人合法權益、維護機關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
第四條機關(guān)檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理。
國家檔案行政管理部門(mén)負責全國機關(guān)檔案工作的統籌規劃、組織協(xié)調、統一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門(mén)在上級檔案行政管理部門(mén)指導下，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的統籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。
檔案行政管理部門(mén)履行檢查職責時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。
中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)應當根據本專(zhuān)業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門(mén)指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、指導。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)進(jìn)行監督、指導時(shí)，應當遵循統一領(lǐng)導、分級管理原則。
第五條機關(guān)的全部檔案應當集中、統一管理。
機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。
第六條機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信
息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。
第二章機構和人員
第七條機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關(guān)部門(mén)負責人組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關(guān)、本系統檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條機關(guān)應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門(mén)。檔案工作負責部門(mén)的名稱(chēng)應當反映檔案工作屬性。
經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)同意，辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個(gè)機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條機關(guān)檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)機關(guān)檔案部門(mén))應當配備與工作量相匹配的專(zhuān)職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當指定人員，承擔相應部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門(mén)為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò )。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(zhuān)(兼)職檔案工作人員。
第十條機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門(mén)備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規劃或計劃;
(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進(jìn)行監督和指導;
(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開(kāi)工作;
(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統籌機關(guān)及所屬機構檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;
(六)接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開(kāi)展檔案宣傳、教育活動(dòng);
(八)對檔案工作中取得突出成績(jì)的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出處理建議。
第十一條機關(guān)通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現檔案工作基本任務(wù)的，應當嚴格限定社會(huì )化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查。
機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質(zhì)檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì )化服務(wù)應當符合《檔案服務(wù)外包工作規范》(DA/T68)規定。
第十二條檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。
檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓。
不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識和技能培訓。
第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關(guān)保密法律法規執行。
第三章基礎設施
第十四條機關(guān)應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等。
檔案庫房應當根據載體類(lèi)型分別設置，不具備條件的應當根據載體類(lèi)型分區設置。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)設置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設標準》執行。
閱覽用房面積應當滿(mǎn)足不同類(lèi)型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的.需要。
檔案庫房面積應當滿(mǎn)足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(cháng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。
整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應當滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。
檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽(yáng)光直射，利于檔案保護。
檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房?jì)炔坏迷O置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門(mén)窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
第十八條檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿(mǎn)足工作需要。
檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。
保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設備。
第二十條檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門(mén)，配備火災自動(dòng)報警設備。
第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門(mén)禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。
第二十二條機關(guān)應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿(mǎn)足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿(mǎn)足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。
縣級或形成檔案數量較少的機關(guān)按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿(mǎn)足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
第四章管理要求
第一節一般規定
第二十三條機關(guān)檔案包括：
(一)文書(shū)、科技(科研、基建、設備)、人事、會(huì )計檔案;
(二)機關(guān)履行行業(yè)特有職責形成的專(zhuān)業(yè)檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業(yè)務(wù)數據、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎牌、獎?wù)�、證書(shū)、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;
(六)其他檔案。
前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。
第二十四條機關(guān)全部檔案構成一個(gè)全宗。機關(guān)隸屬關(guān)系、名稱(chēng)發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。
機關(guān)應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》(DA/T12)執行。
第二十五條機關(guān)檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時(shí)，利用簡(jiǎn)捷方便，開(kāi)發(fā)實(shí)用有效。
涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關(guān)規定。
第二節形成與收集
第二十六條機關(guān)履行職責過(guò)程中應當按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。
文件材料形成時(shí)，應當采用耐久、可靠、滿(mǎn)足長(cháng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。
歸檔文件材料應當真實(shí)、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。
第二十七條機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門(mén)指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。
機關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料;機關(guān)設立臨時(shí)機構處理專(zhuān)項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料;機關(guān)承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)形成的歸檔文件材料;機關(guān)向社會(huì )和個(gè)人征集的、與機關(guān)有關(guān)文件材料等。
第二十八條機關(guān)應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)審查同意后施行。機關(guān)內部機構或工作職能發(fā)生變化時(shí)應當及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì )計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專(zhuān)門(mén)規定。
機關(guān)所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關(guān)審查同意后施行。
第二十九條文書(shū)檔案的收集范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》制定執行。
會(huì )計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會(huì )計檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。
照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50)規定。
其他門(mén)類(lèi)檔案收集范圍按照國家相關(guān)規定執行。
第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類(lèi)電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。
第三節整理與歸檔
第三十一條機關(guān)應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類(lèi)方案。不同門(mén)類(lèi)、載體或形式的檔案的分類(lèi)方法應當協(xié)調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類(lèi)方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動(dòng)。
機關(guān)檔案分類(lèi)方案一般采用年度、機構(問(wèn)題)、保管期限等分類(lèi)項進(jìn)行復式分類(lèi)，有專(zhuān)門(mén)規定的，從其規定。
第三十二條機關(guān)檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。
文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理�？萍紮n案、人事檔案、會(huì )計檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門(mén)類(lèi)檔案根據需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應要求執行。
第三十三條機關(guān)檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來(lái)源、檔案門(mén)類(lèi)、整理分類(lèi)體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調呼應。
機關(guān)檔案門(mén)類(lèi)宜按照文書(shū)(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會(huì )計(KU)、專(zhuān)業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數據(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁(yè)信息(WY)、社交媒體(MT)、實(shí)物檔案(SW)設置一級門(mén)類(lèi)代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門(mén)類(lèi)代碼。專(zhuān)業(yè)檔案按照相關(guān)規定設置二級門(mén)類(lèi)代碼。
第三十四條機關(guān)檔案應當編制檢索工具，滿(mǎn)足手工檢索和計算機檢索需要。
機關(guān)檔案應當按照《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T18)進(jìn)行著(zhù)錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應當詳細著(zhù)錄背景、人物、來(lái)源等信息。檔案著(zhù)錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協(xié)調對應。
第三十五條機關(guān)檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關(guān)檔案部門(mén)歸檔;采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規定的，從其規定。
歸檔時(shí)交接雙方根據歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續。機關(guān)檔案實(shí)現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過(guò)程元數據。任何部門(mén)和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。
滿(mǎn)足本規定第五章規定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無(wú)法轉換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以?xún)H以電子形式進(jìn)行歸檔。
第四節保管與保護
第三十七條機關(guān)應當根據檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實(shí)體安全和信息安全。
機關(guān)應當制定檔案管理并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關(guān)總體應急預案。
第三十八條機關(guān)應當做好檔案防火、防盜、防紫外線(xiàn)、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無(wú)關(guān)的物品。
第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲(chóng)霉等。
第四十條機關(guān)檔案部門(mén)應當定期組織人員對檔案數量進(jìn)行清點(diǎn)、對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題應當及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條檔案工作人員應當及時(shí)對受損、易損檔案進(jìn)行修復、復制或作其他技術(shù)處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復制備份，做出修復說(shuō)明。
第四十二條機關(guān)應當為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護用品，避免檔案管理過(guò)程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第五節鑒定與銷(xiāo)毀
第四十三條機關(guān)應當定期對已達到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調機制下進(jìn)行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門(mén)會(huì )同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組共同開(kāi)展，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域專(zhuān)家參與。
鑒定結束后，應當形成鑒定。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應當按規定予以銷(xiāo)毀。
第四十四條經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應當按照以下程序銷(xiāo)毀。
(一)機關(guān)檔案部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊，列明擬銷(xiāo)毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時(shí)間、應保管期限、已保管時(shí)間和銷(xiāo)毀時(shí)間等內容，按檔案工作協(xié)調機制報請審核批準;
(二)機關(guān)分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門(mén)負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人、檔案部門(mén)經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn);
(三)機關(guān)檔案部門(mén)組織檔案銷(xiāo)毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監銷(xiāo)。監銷(xiāo)人在檔案銷(xiāo)毀前，應當按照檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在檔案銷(xiāo)毀后，應當在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名或蓋章。銷(xiāo)毀清冊應當永久保存。
第四十五條檔案銷(xiāo)毀應當在指定場(chǎng)所進(jìn)行。
電子檔案和檔案數字復制件需要銷(xiāo)毀的，除在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線(xiàn)存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過(guò)程元數據、審計日志中自動(dòng)記錄銷(xiāo)毀活動(dòng)。
涉密檔案的銷(xiāo)毀應當符合《國家秘密載體銷(xiāo)毀管理規定》。
第六節利用與開(kāi)發(fā)
第四十六條機關(guān)應當積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。
利用檔案應當履行查閱手續，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監督。
第四十七條機關(guān)應當按照《中華人民共和國政府信息公開(kāi)條例》等有關(guān)規定，及時(shí)向同級國家綜合檔案館提供主動(dòng)公開(kāi)的政府信息文件資料。
第四十八條機關(guān)應當積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專(zhuān)題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專(zhuān)題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。
全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。
第四十九條機關(guān)應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度。
第七節統計與移交
第五十條機關(guān)應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷(xiāo)毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)等情況定期統計并建立完備的臺賬。
統計結果應當真實(shí)、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。
第五十一條機關(guān)應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門(mén)、上級檔案部門(mén)。
機關(guān)應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機關(guān)應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應當同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。
機關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關(guān)規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。
電子檔案移交可以采用在線(xiàn)移交或離線(xiàn)移交。在線(xiàn)移交應當通過(guò)檔案行政管理部門(mén)指定的電子檔案接收系統和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )，不得通過(guò)未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。
電子檔案移交后，機關(guān)繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。
第五十四條機關(guān)撤銷(xiāo)或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。
(一)撤銷(xiāo)機關(guān)的檔案，應當由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)撤銷(xiāo)機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(三)一個(gè)機關(guān)并入另一個(gè)機關(guān)或幾個(gè)機關(guān)合并為一個(gè)新的機關(guān)，其檔案應當移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(四)機關(guān)所屬機構撤銷(xiāo)的，其檔案由主管機關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設
第五十五條機關(guān)應當加強檔案信息化工作，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規劃。
機關(guān)檔案信息化工作應當與機關(guān)信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調配合，實(shí)現系統互聯(lián)互通，資源共享共用。
第五十六條機關(guān)應當開(kāi)展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。
第五十七條機關(guān)應當建立檔案數字化常態(tài)機制，有序開(kāi)展檔案數字化工作。
檔案數字化應當符合真實(shí)性管理要求，數字化過(guò)程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。
第五十八條紙質(zhì)檔案數字化按照《紙質(zhì)檔案數字化規范》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關(guān)規定執行。
機關(guān)應當積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開(kāi)發(fā)利用。
第五十九條機關(guān)應當開(kāi)展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質(zhì)量符合《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。
各門(mén)類(lèi)傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。
第六十條機關(guān)應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職責與分工開(kāi)展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò )基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿(mǎn)足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。
機關(guān)檔案部門(mén)應當配置獨立的專(zhuān)業(yè)服務(wù)器和專(zhuān)用存儲設備。服務(wù)器和存儲設備應當滿(mǎn)足高效、可用、可擴展等要求。
機關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿(mǎn)足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機關(guān)辦公自動(dòng)化系統和其他業(yè)務(wù)系統應當嵌入電子文件分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開(kāi)展鑒定、整理工作，實(shí)施預歸檔。
電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿(mǎn)足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價(jià)辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執行。
電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應當與電子政務(wù)云管理機構明確安全管理責任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿(mǎn)足長(cháng)期保存和同級國家綜合檔案館進(jìn)館要求。
第六十四條機關(guān)應當為電子檔案安全存儲配置在線(xiàn)存儲系統。在線(xiàn)存儲系統應當實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設備。
第六十五條機關(guān)應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤(pán)、硬磁盤(pán)等離線(xiàn)存儲介質(zhì)對電子檔案實(shí)行離線(xiàn)備份。具備條件的，應當對電子檔案進(jìn)行近線(xiàn)備份和容災備份。
機關(guān)應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動(dòng)應當記入電子檔案管理過(guò)程元數據。
第六十六條機關(guān)應當統籌開(kāi)展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。
第六章獎勵與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)單獨或聯(lián)合有關(guān)部門(mén)，或由本單位給予表彰獎勵。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(三)檔案利用、開(kāi)發(fā)取得突出效果的;
(四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;
(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的;
(六)從事專(zhuān)(兼)職檔案工作滿(mǎn)15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門(mén)責令限期改正;情節嚴重的，由有關(guān)主管部門(mén)對機關(guān)直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
(一)機關(guān)未統一管理機關(guān)檔案或未按規定形成、收集檔案的;
(二)機關(guān)未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門(mén)，未按要求配備專(zhuān)(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機關(guān)應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關(guān)檔案部門(mén)的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會(huì )團體登記管理條例》界定的社會(huì )團體可參照執行。
第七十條本規定自20xx年1月1日起施行.
公司檔案的管理制度10
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類(lèi)標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1．5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的.、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類(lèi)編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4．3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長(cháng)或局長(cháng)授權的主管副局長(cháng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(cháng)同意，明確印制數量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報局長(cháng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門(mén)辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(cháng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時(shí)送達相關(guān)領(lǐng)導，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準確科學(xué)有效。
14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(cháng)同意，然后由局長(cháng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(cháng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書(shū)要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(cháng)簽轉。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎勵等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統一管理。
18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案的管理制度11
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類(lèi)：
1、一般保密文件：公司的規劃文件、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來(lái)往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件：專(zhuān)業(yè)技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、資料、文件、書(shū)籍、軟件。
3、機密文件：上述專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專(zhuān)人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類(lèi)情況，將文件資料分類(lèi)存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟利益的來(lái)往函件、政府文件等資料，原則上應長(cháng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤(pán)處理，將重要的'信息資料轉存軟盤(pán)或光盤(pán)，并存放于磁盤(pán)盒內妥善保管。
三、借閱：
1、部門(mén)主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無(wú)關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門(mén)主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請主管副經(jīng)理批準。
3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門(mén)主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時(shí)公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料除另有規定外，公司指定技術(shù)部門(mén)專(zhuān)人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門(mén)的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書(shū)面通知行政部。
3、長(cháng)期領(lǐng)用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現有丟失，必須書(shū)面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷(xiāo)毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無(wú)權私自銷(xiāo)毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒(méi)有保存價(jià)值的文件銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專(zhuān)人負責辦理。銷(xiāo)毀清單應作為檔案資料長(cháng)期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁(yè)號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。
2、檔案資料轉移時(shí)，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續。
3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。
4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案的管理制度12
公司檔案室規章管理制度（通用8篇）
在社會(huì )一步步向前發(fā)展的今天，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱(chēng)。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的公司檔案室規章管理制度（通用8篇），希望對大家有所幫助。
公司檔案室規章管理制度1
第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
公司檔案室規章管理制度2
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。
公司檔案室規章管理制度3
一、目的為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規定
1、基礎管理
1.1原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應及時(shí)將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1.5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的`人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案室規章管理制度4
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實(shí)行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線(xiàn)路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的“業(yè)主概況表”、“業(yè)主公約”、“入住契約”、“前期服務(wù)協(xié)議”、“接房登記表”等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì )決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡(jiǎn)歷、身份證復印件、上崗證、學(xué)歷證復印件、職稱(chēng)證復印件、工作變動(dòng)記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì )計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會(huì )批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內容分類(lèi)，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。
公司檔案室規章管理制度5
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫(xiě)出書(shū)面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛(ài)護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。
6、不準轉借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開(kāi)始執行。
公司檔案室規章管理制度6
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1.各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1.凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2.各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規定，對各類(lèi)檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5.檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6.庫房?jì)葒澜鼰�，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺(jué)履行借閱手續。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查，確認檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
公司檔案室規章管理制度7
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長(cháng)或局長(cháng)授權的主管副局長(cháng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(cháng)同意，明確印制數量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報局長(cháng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門(mén)辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(cháng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時(shí)送達相關(guān)領(lǐng)導，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準確科學(xué)有效。
14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(cháng)同意，然后由局長(cháng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(cháng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書(shū)要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(cháng)簽轉。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎勵等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統一管理。
18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案室規章管理制度8
一.制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度
二.管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三.適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
1.收集客戶(hù)單位資料
2.客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3.客戶(hù)裝修工程文件
4.客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5.客戶(hù)資料補充
6.客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8.客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9.客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10.客戶(hù)維修記錄
11.客戶(hù)投訴記錄
12.客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項
1.及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通;
3.做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);
4.接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴;
5.接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
公司檔案的管理制度13
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作，均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
三、機關(guān)領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時(shí)交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學(xué)習、考察、參加各種會(huì )議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
六、機關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續。
七、機關(guān)財務(wù)部門(mén)應把會(huì )議檔案保管二年期滿(mǎn)后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續。
國土資源專(zhuān)業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門(mén)統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷，以國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫(xiě)5、案卷內要填寫(xiě)卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數。
6、編頁(yè)號。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號，不能有誤和遺漏。
7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀(guān)，不掉張頁(yè)，采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法。
8、擬寫(xiě)案卷標題。案卷標題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長(cháng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫(xiě)案卷封皮，注明專(zhuān)業(yè)檔案的種類(lèi)，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書(shū)檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進(jìn)行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的'文件材料必須要用卷繩三孔一線(xiàn)裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。
3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。
5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問(wèn)題、保管期限
6、按保管期限對歸檔文件材料進(jìn)行編號，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫(xiě)淸楚完整，不得漏項,填寫(xiě)歸檔文件日期單位數要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會(huì )計檔案立卷歸檔制度
會(huì )計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會(huì )計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會(huì )計核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。
1、機關(guān)會(huì )議檔案的整理原則是：財務(wù)部門(mén)每年形成的財務(wù)檔案應由財務(wù)部門(mén)按照會(huì )計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關(guān)會(huì )計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內其職能活動(dòng)中形成的會(huì )計報表、會(huì )計帳簿、會(huì )計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料。
3、 整理會(huì )計檔案時(shí)鑒于過(guò)去沒(méi)有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時(shí)應該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務(wù)部門(mén)負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會(huì )計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號。
6、會(huì )計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據會(huì )計檔案每卷的具體內容進(jìn)行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。
8、編制會(huì )計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進(jìn)行。逐卷填寫(xiě)。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會(huì )計檔案的歸檔時(shí)間是當年會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后,可在財務(wù)科保管二年期滿(mǎn)后，由會(huì )計部門(mén)編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì )議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時(shí)間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。
4、按要求填寫(xiě)好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，注明查閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門(mén)領(lǐng)導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會(huì )議記錄、班子會(huì )議記錄的須經(jīng)主管jU長(cháng)批準。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無(wú)關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對不能當場(chǎng)體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請利用者當場(chǎng)填寫(xiě)利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時(shí)整理。
公司檔案的管理制度14
一、制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包括以下的.資料：
1.收集客戶(hù)單位資料
2.客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付之押金
3.客戶(hù)裝修工程文件
4.客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5.客戶(hù)資料補充
6.客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8.客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9.客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10.客戶(hù)維修記錄
11.客戶(hù)投訴記錄
12.客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四、注意事項
1.及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3.做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；
4.接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；
5.接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復。
4、物業(yè)公司檔案管理規章制度
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的`檔案資料分戶(hù)建立、逐一保存，建立統一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶(hù)信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認真填寫(xiě)各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準確性。
公司檔案的管理制度15
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規范化、科學(xué)化、制度化,結合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價(jià)信息；培訓記錄；標準化系統評價(jià)報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛生檢查與監護記錄；安全生產(chǎn)會(huì )議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價(jià)報告等。
3.2公司各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時(shí)間：
�。�1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
�。�2）凡專(zhuān)項工程、專(zhuān)題項目等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
�。�3）外購設備儀器或引進(jìn)項目的`文件材料在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔。
�。�4）工程項目在竣工驗收后三個(gè)月內接收歸檔。
�。�5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
�。�6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
�。�7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
�。�8）聲像檔案在每次活動(dòng)結束后整理歸檔。
�。�9）相關(guān)會(huì )議（技術(shù)會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、年度工作會(huì )議），在會(huì )議結束后歸檔。
�。�10）外出、出差考察材料由當事人在回來(lái)后一個(gè)月內整理歸檔。
�。�11）變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
�。�12）公司內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
�。�13）公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
�。�1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時(shí)做登記。
�。�2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。
�。�3）借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)反映給主管領(lǐng)導。
�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
�。�5）凡屬不成熟的現行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
�。�1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
�。�2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門(mén)窗及箱柜應及時(shí)關(guān)鎖。
�。�3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業(yè)保密規定，不失密。否則應追究責任。
�。�4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續。
�。�5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務(wù)，違反規定造成后果者必須追究責任。
�。�6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
�。�7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
3.16行政部管理制度
�。�1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。
2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
�。�2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。
2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān)，便于調卷。
3）行政部門(mén)窗須安裝窗簾，行政部?jì)炔捎冒谉霟羟艺斩炔怀^(guò)100lx。
4）避免光線(xiàn)直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時(shí)、科學(xué)的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度
�。�1）根據《檔案法》中的相關(guān)規定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì )計檔案見(jiàn)會(huì )計檔案保存期限表。
�。�2）保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(cháng)。
�。�3）從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監別檔案的價(jià)值。
�。�4）檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)修改、補充。
�。�5）銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊、提出銷(xiāo)毀報告報總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會(huì )同保密、保衛人員銷(xiāo)毀或監銷(xiāo)，防止失密。檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
�。�1）認真學(xué)習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項工作做好服務(wù)。
�。�2）負責管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準確地提供利用。
�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
�。�5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
�。�6）負責對本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
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