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工程檔案管理制度必備(15篇)
在快速變化和不斷變革的今天，很多地方都會(huì )使用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編為大家收集的工程檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
工程檔案管理制度1
1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類(lèi)檔案應按系統分類(lèi)：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。
3、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發(fā)現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷(xiāo)毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。
4、借閱檔案須經(jīng)相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。
二、維修檔案管理制度
1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。
2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類(lèi)。
3、檔案按類(lèi)別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。
5、文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現不符馬上追查原因。
6、文員每月對維修檔案記錄表、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。
7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。
保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷(xiāo)毀。
工程檔案的管理制度 4
為了更好的規范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實(shí)際情況，本著(zhù)為工程服務(wù)的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。
一、收集范圍
從工程項目建議書(shū)始到工程竣工決算止所有與工程有關(guān)的，具有保存價(jià)值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。
二、工程資料、檔案的保管
1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。
2、及時(shí)將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類(lèi)，編寫(xiě)目錄，裝訂成冊，在保管過(guò)程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。
3、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
4、檔案按類(lèi)別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。
6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。
三、工程資料、檔案借閱
1、有關(guān)單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。
2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。
3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續借的要重新登記，借閱人應做好外借檔案保管工作。
4、原件原則上不外借。
5、查閱、借用檔案，應保證檔案完好無(wú)損，嚴禁撕損、涂改、抽頁(yè)、沾污（包括劃線(xiàn)、畫(huà)圖等、檔案資料。
6、允許復印的檔案，應在登記時(shí)注明復印的名稱(chēng)和份數。
四、施工圖紙的'接收、登記
1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發(fā)的施工圖紙，準確核對后，按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、編號，并將目錄輸入微機。
2、工程施工過(guò)程出現的變更文件等相關(guān)設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。
五、施工圖紙的發(fā)放、借閱
1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結束后，3日內送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管理員按中標通知書(shū)通知有關(guān)單位領(lǐng)取。
2、施工單位等部門(mén)的圖紙接收人為公司負責人。 3、圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續，接收人核查無(wú)誤后進(jìn)行簽字、領(lǐng)取。
4、對于已領(lǐng)取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。
5、公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進(jìn)行借閱登記，由各自部門(mén)領(lǐng)導簽字認可，借閱時(shí)間最長(cháng)不得超過(guò)七天。
6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出,特殊情況下如需借閱,經(jīng)公司主管經(jīng)理批準后,方可借閱。
7、圖紙變更單執行上述規定。
六、作廢圖紙的處置
對施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領(lǐng)導審查，由主管領(lǐng)導發(fā)布變更通知，資料室通知各使用部門(mén)將舊圖紙交回資料室后，按領(lǐng)用程序重新領(lǐng)用新圖紙�；厥盏淖鲝U圖紙，按有關(guān)規定進(jìn)行處理。
七、工程竣工后
根據建設局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對圖紙、資料進(jìn)行整理、移交、備案。
八、相關(guān)記錄表式
1、收文登記表
2、發(fā)文登記表
3、借閱登記表
4、廢圖回收登記表
工程檔案管理制度2
為了更好的規范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實(shí)際情況，本著(zhù)為工程服務(wù)的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。
一、收集范圍
從項目建議書(shū)到項目竣工決算，所有與項目有關(guān)的具有保存價(jià)值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像文件和資料。
二、工程資料、檔案的保管
1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。
2.對收集的文件、資料、圖紙等進(jìn)行整理和分類(lèi)。及時(shí)把目錄編好，裝訂成冊。在保管過(guò)程中，嚴格遵守接收、查閱、借閱、歸還檔案的登記制度。
3、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
4.文件應分類(lèi)存放，并在相應的文件盒上貼上標簽。
5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。
6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。
三、工程資料、檔案借閱
1、有關(guān)單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。
2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。
3、檔案一般僅供參考，不允許外借。因工作需要確需借閱的，應經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準并約定歸還日期，管理員應按期歸還。如需續貸，應重新登記，借款人應妥善保管貸款檔案。
4、原件原則上不外借。
5、查閱和借閱檔案時(shí)，應保證檔案的'完好，嚴禁撕毀、涂改、摘抄書(shū)頁(yè)、污損(包括標記、繪制)等。，檔案。
6、允許復印的檔案，應在登記時(shí)注明復印的名稱(chēng)和份數。
四、施工圖紙的接收、登記
1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發(fā)的施工圖紙，準確核對后，按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、編號，并將目錄輸入微機。 2、工程施工過(guò)程出現的變更文件等相關(guān)設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。
五、施工圖紙的發(fā)放、借閱。
1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結束后，3日內送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管理員按中標通知書(shū)通知有關(guān)單位領(lǐng)取。
2、建設單位及其他部門(mén)的圖紙接收人為公司負責人。
3、圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續，接收人核查無(wú)誤后進(jìn)行簽字、領(lǐng)取。
4、對于已經(jīng)收到圖紙的施工單位，不允許從檔案室借閱這部分圖紙。
5.需要公司其他部門(mén)在資料室借閱的圖紙，由借閱者在資料室登記，并由各自部門(mén)領(lǐng)導簽字批準。最長(cháng)借閱時(shí)間不得超過(guò)七天。
6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出，特殊情況下如需借閱，經(jīng)公司主管經(jīng)理批準后，方可借閱。 7、圖紙變更單執行上述規定。
六、作廢圖紙的處置
對于施工中因變更而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領(lǐng)導審核，主管領(lǐng)導簽發(fā)變更通知單。資料室將通知各使用部門(mén)將舊圖紙歸還資料室，然后按照收集程序重新使用新圖紙�；厥盏臒o(wú)效圖紙按相關(guān)規定處理。
七、工程竣工后，根據建設局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對圖紙、資料進(jìn)行整理、移交、備案。
八、相關(guān)記錄表式
1、收文登記表
2、發(fā)文登記表
3、借閱登記表
4、廢圖回收登記表
工程檔案管理制度3
為認真貫徹執行《山東煤礦安全技術(shù)工作專(zhuān)項監察辦法（試行）》的有關(guān)規定，切實(shí)加強對我礦技術(shù)檔案的管理，做到技術(shù)檔案管理的科學(xué)化、規范化、標準化，實(shí)現技術(shù)檔案的科學(xué)管理和有效利用，特制定如下管理制度。
第一章總則
1．技術(shù)檔案管理制度依據《中華人民共和國檔案法》制定。
2．技術(shù)檔案是在生產(chǎn)、建設、科研活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、并按歸檔制度保存起來(lái)的科技文件材料。主要形式有圖紙、圖表、文字、聲像等。主要種類(lèi)有生產(chǎn)、基建、地測、設備、安全、選煤、能源、環(huán)保等。
3．技術(shù)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，技術(shù)檔案是企業(yè)的寶貴材富，各單位要對技術(shù)文件的整理和歸檔工作高度重視。
4．技術(shù)檔案管理工作實(shí)行統一領(lǐng)導，由總工程師直接領(lǐng)導技術(shù)檔案管理工作，堅持集中統一和分級管理相結合的原則，維護檔案的完整與安全，任何個(gè)人不得將企業(yè)技術(shù)檔案據為己有。
5．技術(shù)檔案管理人員必須由熱心檔案事業(yè)，由具有較好檔案管理基礎的工程技術(shù)人員擔任。
第二章技術(shù)資料的形成和歸檔
1．生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各種材料，由項目負責人作好日常積累、整理和歸檔工作。
2．歸檔材料必須真實(shí)、完整、系統。
3．歸檔材料必須符合國家規定的文件格式的有關(guān)要求，書(shū)寫(xiě)工整，適宜長(cháng)期保存。
4．歸檔時(shí)間：生產(chǎn)技術(shù)文件材料，次年一季度歸檔；科技文件材料，成果鑒定后一個(gè)月內歸檔；基建文件材料竣工驗收前歸檔，底圖兩個(gè)月內修改歸檔，設備儀器文件材料試車(chē)合格后歸檔；外購設備技術(shù)資料，開(kāi)箱時(shí)立即歸檔；委托外單位設計的成套圖紙資料，進(jìn)礦時(shí)首先歸檔一套。
5．歸檔份數：一般檔案歸檔兩份；重要檔案歸檔三份；需要向上級檔案館移交的檔案歸檔三份；聲像資料全部歸檔。
6．，地測科、技術(shù)科、機電科、安監處分專(zhuān)業(yè)設立技術(shù)檔案室，生產(chǎn)中正在使用的技術(shù)檔案分別存放在各生產(chǎn)科室檔案室，在項目竣工后，及時(shí)將技術(shù)檔案移交礦檔案室。
第三章分類(lèi)目錄與檢索
1．技術(shù)檔案的分類(lèi)要遵循文件材料的'自然形成規律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以及便于保管、查詢(xún)、利用的原則。
2．技術(shù)檔案分類(lèi)編號嚴格《企業(yè)檔案分類(lèi)編號辦法》執行。
3．各類(lèi)技術(shù)檔案要根據實(shí)際需要編制檔案檢索工具，并逐步采用現代化技術(shù)，應用計算機存貯和檢索檔案。
第四章日常管理與借閱
1．接收技術(shù)檔案必須認真驗收，確保技術(shù)檔案的成套性和完整性，并辦理交接手續。
2．存放技術(shù)檔案必須有專(zhuān)用柜，排架一律從左到右，從上到下。
3．借閱技術(shù)檔案必須嚴格辦理借閱手續。
4．職工調離本礦必須歸檔所借技術(shù)檔案，經(jīng)檔案管理部門(mén)蓋章后，方可辦理離礦手續。
5．藍圖按四號圖大小，琴式折疊裝盒存放。
6．底圖一律不得外借，并嚴格保持與藍圖的一致性。
7．每年對所存技術(shù)檔案進(jìn)行一次全面檢查，做到帳物相符，對所有受損技術(shù)檔案及時(shí)進(jìn)行修補、復制。
8．技術(shù)檔案庫房要具備良好的衛生環(huán)境，并做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防有害生物等的安全措施。
第五章保存期限與密級
1．保存期限：在生產(chǎn)建設和科研中需要長(cháng)期利用的技術(shù)檔案，列為永久保管（50年以上）；較長(cháng)時(shí)間需要查考利用的檔案，列為
長(cháng)期保管（16～50年）；短時(shí)間內需要查考利用的檔案，列為短期保管（15年以下）。
2．技術(shù)檔案鑒定每3～5年進(jìn)行一次。
3．技術(shù)檔案銷(xiāo)毀必須嚴格、慎重。對通過(guò)鑒定無(wú)保存價(jià)值的技術(shù)檔案，必須登記造冊，經(jīng)總工程師和主管礦長(cháng)批準后，由保衛科和檔案室共同監督銷(xiāo)毀。
4．檔案密級：技術(shù)檔案共分絕密、機密和秘密三級，其確定標準嚴格按《科技保密條例》執行。絕密檔案不準外借，經(jīng)主管礦長(cháng)和總工程師簽字批準可以在檔案室查閱，如需摘錄，必須登記；機密檔案經(jīng)總工程師批準可以在檔案室查閱或借閱；秘密檔案持本單位證明信可以到檔案室查閱或借閱。
第六章技術(shù)檔案管理的法律責任
1．對于損壞、丟失或擅自銷(xiāo)毀技術(shù)檔案，擅自提供、抄錄、公布技術(shù)檔案，涂改偽造技術(shù)檔案，出賣(mài)技術(shù)檔案，倒賣(mài)技術(shù)檔案或擅自把技術(shù)檔案賣(mài)給外國人，攜帶禁止出境的技術(shù)檔案及其復制品出境，玩忽職守造成技術(shù)檔案損失的行為，根據情節輕重給予行政處分，造成損失的，責令賠償損失，構成犯罪的，追究其刑事責任。
2．凡使用技術(shù)保密檔案者，必須承擔保密義務(wù)，如果造成失密或泄密必須承擔法律責任。
工程檔案管理制度4
1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。
2、部門(mén)使用的資料由各部門(mén)專(zhuān)人發(fā)放并負責保管；長(cháng)期保存的文件應需交由資料員統一保管。
3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫(xiě)。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經(jīng)濟方面的`設計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營(yíng)部門(mén)提供一份原件進(jìn)行保存。
7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門(mén)控制、保存和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內容不得隨意向外泄露。
9、對已歸檔的文件借閱時(shí)，必須辦借閱手續，限期歸還。如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續。
10、作廢文件不統一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調動(dòng)或其他原因不在項目工作時(shí)，應有職能部門(mén)資料員收回其持有的所有文件。
12、工程竣工驗收后，項目應及時(shí)將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。
工程檔案管理制度5
1)管理好物業(yè)工程設施時(shí)關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設備的使用價(jià)值。
2)物業(yè)工程設施須實(shí)行檔案管理制度,對設備的`原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設備系統的資料,如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統原始發(fā)票、收據、用戶(hù)手冊以及售后服務(wù)卡等。
c)設備系統中重點(diǎn)部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動(dòng)員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設備管理水平。
5)對于住宅小區物業(yè)工程設施管理在做到“三好、四會(huì )、五定”。
a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會(huì ):即是對設施使用、會(huì )保養、會(huì )檢查、會(huì )排除故障。
c)五定:即對設施進(jìn)行潤滑、通風(fēng)、清潔、檢修時(shí),做到定點(diǎn)、定人、定崗、定時(shí)和定責。
6)住宅小區工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟、;合理、實(shí)用”的原則。
b)盡可能采用節能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養管理隊伍的創(chuàng )新精神,維護業(yè)主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開(kāi)展工作,做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶(hù)使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養職業(yè)道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專(zhuān)業(yè)操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進(jìn)行現場(chǎng)操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應崗位要求。
工程檔案管理制度6
1.由內業(yè)員負責，對每一臺塔吊的合格證、備案證等資料進(jìn)行收集、分類(lèi)、保管、歸存至單機檔案。
2.拆裝資料的.填寫(xiě)應保證真實(shí)可靠，對拆裝過(guò)程中建立的各類(lèi)安全、技術(shù)以及施工資料，統一交由物機部收存保管。
3.機械設備管理員對塔吊的拆裝資料的管理，應做到如下幾點(diǎn):
�、侔磫螜C收集、整理、保管每次安拆的各種資料;
�、谧龊貌鹧b檔案的編目工作，需要時(shí)及時(shí)提供各種安拆資料，切實(shí)對塔吊的拆裝作業(yè)提供幫助;
�、郾ＷC資料完好不遺失;
�、芨嬷黝�(lèi)原始資料和拆裝資料的借閱單位和借閱人員，不得在檔案資料上涂改、抽換，并保證及時(shí)歸還。
工程檔案管理制度7
1、目的
規范圖紙資料收發(fā)、借閱、保管制度。
2、適用范圍
本程序適用于公司工程項目開(kāi)發(fā)施工期間和竣工后的圖紙資料管理。
3、引用文件
無(wú)
4、定義
本程序所述“圖紙資料”是指工程項目開(kāi)發(fā)施工期間的各類(lèi)設計圖紙（含電子文件、效果圖等）、設計變更通知及其它有關(guān)工程項目方面的文件資料。
5、職責
5.1行政部負責審批機密圖紙資料的借閱；
5.2工程部經(jīng)理負責簽發(fā)施工圖及變更通知，并對常規文件擬定發(fā)放清單。
5.3工程部負責圖紙資料的收發(fā)、編號、登記、復印、蓋章、歸檔保存和借閱管理，并負責定期清理工程檔案，按要求及時(shí)移交公司總部檔案室存檔。
6、程序
6.1圖紙資料的發(fā)送、登記、歸檔
6.1.1工程部調查地產(chǎn)窗口各部門(mén)所需圖紙資料的數量，填寫(xiě)《圖紙資料發(fā)放清單》，交工程部經(jīng)理審核簽字。
6.1.2工程部將圖紙資料按審核后的《圖紙資料發(fā)放清單》及規定的《工程設計變更圖紙編號表》（由工程部人員制定）編號、蓋出圖章、復印后發(fā)放，同時(shí)填好《發(fā)文記錄表》。
6.1.3凡是工程部發(fā)送的圖紙資料，必須留一份連同《圖紙資料發(fā)放清單》原件存檔。
6.1.4工程部至少每六個(gè)月清理一次工程檔案，對已竣工項目的工程檔案，填寫(xiě)《文件移交單》)移交公司總部檔案室檔案員歸檔。
6.1.5工程部在進(jìn)行圖紙資料管理時(shí)，應按工程所在區域分類(lèi)，如“書(shū)香桃苑一期”，再于同一地域的'圖紙資料中按建筑、結構、電氣等專(zhuān)業(yè)分類(lèi)集中保存。
6.1.6工程部對庫存的有關(guān)資料進(jìn)行編目，填寫(xiě)《工程資料一覽表》，以便進(jìn)行統一的歸檔管理。
6.1.7工程部所存資料以簡(jiǎn)單、易查為原則進(jìn)行有關(guān)資料的標識登錄，以方便查詢(xún)資料達到快捷目的。 6.2圖紙資料密級的確定
6.2.1圖紙資料密級由工程部經(jīng)理確定，并在《圖紙資料發(fā)放清單》中注明。
6.2.2密級分機密和非機密兩類(lèi)。
6.3圖紙資料的借閱
6.3.1相關(guān)部門(mén)借閱非機密圖紙資料時(shí)，由工程部填寫(xiě)《圖紙資料借閱登記表》，并須由借閱人簽名。到期歸還時(shí)，須簽名確認。
6.3.2借閱時(shí)間超過(guò)三十天者，須由部門(mén)負責人在《圖紙資料借閱登記表》上簽署意見(jiàn)，方可辦理借閱手續。
6.3.3機密資料通常不予借閱，如確因工作需要，須由借閱人填寫(xiě)《工作傳簽單》報主管副總經(jīng)理審批同意，再按6.3.1～6.3.2辦理借閱手續。
7、記錄
《圖紙發(fā)送登記表》、《發(fā)文記錄表》、《文件移交單》、《圖紙資料發(fā)放清單》、《工程資料一覽表》和《圖紙資料借閱登記表》由工程部資料員保存三年。
工程檔案管理制度8
第一章總則
1.1項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對項目的發(fā)展和公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要作用；為強化項目檔案管理職責，規范檔案管理，結合施工企業(yè)實(shí)際情況，制定本規定。
1.2本制度適用于公司及子公司工程建設項目從立項到竣工驗收的新建、擴建、改建、技術(shù)改造和安裝的文件編制、歸檔、收集和管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統一管理者，負責組織相關(guān)部門(mén)和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件；并對工程項目進(jìn)行統一整理造冊。
2.2現場(chǎng)工作組是項目部的下屬部門(mén)，受項目部直接領(lǐng)導，負責收集整理現場(chǎng)施工、工程預算、工程變更、付款、結算、決算、驗收等相關(guān)信息。接收和審查施工、監理等相關(guān)方移交的資料，并統一整理接收的資料。
2.3檔案室接收項目部移交的工程檔案，并進(jìn)行分類(lèi)、整理和管理，負責工程資料的收發(fā)和借閱。
第三章項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產(chǎn)、建設活動(dòng)的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任；項目部根據工程特點(diǎn)，明確項目從立項到最終驗收交付的過(guò)程中檔案管理的相關(guān)人員及職責。
3.2從項目開(kāi)始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場(chǎng)工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集員在收集工程資料后，應按項目的邏輯對工程資料進(jìn)行整理，并及時(shí)收集缺失的資料，使工程資料完整、有邏輯。
3.4根據工程的特點(diǎn)，現場(chǎng)工作人員將在適當的時(shí)候向項目部移交工程資料，由項目部統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，對資料進(jìn)行分類(lèi)保存，并對保存的資料進(jìn)行標記，以便于管理和查詢(xún)。
3.5項目部統一移交資料后，重要的和日常使用的資料應及時(shí)歸檔，便于資料的使用。項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部保留復印件。
檔案室應對項目部移交的資料進(jìn)行登記，并將移交的工程資料單獨分類(lèi)存放。
3.6檔案管理人員應做好借閱管理工作。原始資料一般不允許借閱，借閱的復印件供借閱者使用。因特殊原因需要對外報送的文件，要做好說(shuō)明，并注明理由。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時(shí)通知借閱人，按期歸還。
第四章項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程檔案從立項到驗收交付過(guò)程中，建設、監理等相關(guān)方應主動(dòng)向現場(chǎng)人員移交相關(guān)資料；同時(shí)，檔案收集人員應收集并督促資料移交人員及時(shí)移交資料，工程資料應先收集、整理、分類(lèi)，再移交給項目部，由項目部統一整理、分類(lèi)。項目的每個(gè)環(huán)節完成后，根據項目的特點(diǎn)，項目部將需要歸檔的文件移交給公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
�。�1）認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則；
�。�2）遵循檔案的自然形成規律；
�。�3）保證項目檔案的齊全、完整、準確；
�。�4）認真審核，未經(jīng)相關(guān)機構審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補齊；
(5)資料移交方和接收方必須做好資料的備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件（施工前）以及設備，工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關(guān)設計基礎資料和設計文件。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場(chǎng)工作組；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場(chǎng)工作組。
4.4.3在工程竣工驗收階段，承包商負責收集和整理工程竣工資料，并提交給現場(chǎng)工作組；現場(chǎng)工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集和整理。
4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。收集范圍包括項目立項文件、基礎設計文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件。
4.4.5各類(lèi)文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時(shí)收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門(mén)或單位主動(dòng)移交相結合，在資料收集整理過(guò)程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類(lèi)要求
�。�1）檔案的分類(lèi)，要符合形成檔案的專(zhuān)業(yè)和形成單位的項目活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)；
�。�2）在公司各類(lèi)工程項目中，同一類(lèi)工程檔案的分類(lèi)標準應該一致；
�。�3）分類(lèi)層次，類(lèi)目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁；
(4)分類(lèi)應按專(zhuān)業(yè)系統進(jìn)行規范。
4.7檔案整理遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案的原始整理依據，對項目檔案進(jìn)行整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質(zhì)，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術(shù)文件應按項目工程的專(zhuān)業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設計變更、調試和維修中形成的文件應按項目進(jìn)行整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1論文的構成應遵循項目文件的`形成規律和完整特征，保持論文中文件的有機聯(lián)系，做到分類(lèi)科學(xué)，論文構成合理；法律文件和手續齊全。滿(mǎn)足檔案管理的要求。
4.8.2基建類(lèi)案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術(shù)設計、施工圖設計）工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類(lèi)案卷按設備依據性材料，外購設備開(kāi)箱驗收（自制設備設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀(guān)秩序，同項目檔案的分類(lèi)方法和分類(lèi)方案的結構層次相一致；項目檔案號應力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類(lèi)號+案卷順序號。
4.9項目文件的編目包括登記號、登記日期、文件編號、文件標題、編制單位、數量、保管期限、變更記錄、備注等。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時(shí)，文件更改人或更改部門(mén)通知收集管理人，并說(shuō)明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件的更改原則上應由原批準人或按項目管理制度的要求進(jìn)行審批，更改后已審批的文件應及時(shí)移交給檔案收集管理員，由收集員移交給上級管理部門(mén)或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時(shí)借閱文件的人員應填寫(xiě)《工程項目檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時(shí)歸還，《工程借閱記錄》，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說(shuō)明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關(guān)規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時(shí)明確提出，由檔案室人員在保管期滿(mǎn)后，提出銷(xiāo)毀申請，項目部決定其銷(xiāo)毀與否。
4.13工程項目合同管理
項目合同是項目的重要信息。作為項目實(shí)施和工程價(jià)款支付的基礎，現場(chǎng)工作組、項目部和檔案管理人員應是項目管理的重點(diǎn)。
項目合同一經(jīng)批準簽訂，項目部將組織相關(guān)人員收集移交檔案室，并通知做好留底工作。
工程變更后如需變更或補充合同，項目部應在合同修改或補充審批后通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章附則
5.1本制度由項目部負責解釋。
5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實(shí)施。
工程檔案管理制度9
1、學(xué)校營(yíng)養餐工作建立檔案，由分管此項工作老師專(zhuān)人管理。
2、上級主管部門(mén)關(guān)于營(yíng)養餐工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話(huà)、檢查情況記錄、整改意見(jiàn)、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的.營(yíng)養餐工作各種管理制度，突發(fā)安全事故應急預案和組織領(lǐng)導機構等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校接收、發(fā)放營(yíng)養餐情況等材料必須及時(shí)歸檔，按自然月份存放。
5、對于突發(fā)事故，應同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校營(yíng)養餐工作檔案實(shí)行借還登記制度，按檔案管理條例進(jìn)行管理。
7、管理人員隨時(shí)搞好營(yíng)養餐工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。
8、管理人員隨時(shí)注意收集整理營(yíng)養餐工程材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
9、檔案的資料必須真實(shí)、準確，為各級主管部門(mén)檢查營(yíng)養餐工程落實(shí)情況提供詳實(shí)的資料依據。
10、借閱檔案須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導同意，并辦理借閱登記手續，借閱人要愛(ài)護檔案原件，用后及時(shí)歸還。
工程檔案管理制度10
為對工程技術(shù)檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實(shí)施有效的控制，特制定本辦法。本辦法由公司工程部負責實(shí)施。
一、工程技術(shù)檔案資料的內容
1、施工單位竣工資料：
(1)質(zhì)量保證資料；
(2)施工技術(shù)資料；
(3)施工管理資料；
(4)竣工圖；
(5)竣工驗收報告。
2、工程監理單位監理資料：
(1)監理規劃；
(2)監理實(shí)施細則；
(3)監理月報(包括各階段性檢查記錄)；
(4)工程開(kāi)、停、復工令；
(5)工程總進(jìn)度計劃、月進(jìn)度計劃審批文件；
(6)施工組織設計審核意見(jiàn)；
(7)工作聯(lián)系單；
(8)監理日志；
(9)項目竣工驗收報告：
a)工程竣工驗收質(zhì)量評估報告及評定表；
b)工程項目施工例會(huì )紀要；
c)工程質(zhì)量檢測記錄；
d)材料、設備進(jìn)場(chǎng)質(zhì)量檢測報告；
e)監理工程進(jìn)度付款審核報表：
f)應業(yè)主要求提供的.其它專(zhuān)題報告；
3、工程管理資料：
(1)施工圖紙等設計文件；
(2)設計變更；
(3)初步設計圖紙等設計文件；
(4)工程概算、預算；
(5)工程勘察報告；
(6)文物普探及問(wèn)題坑處理報告；
(7)深基坑支護設計文件；
(8)地基(樁基)檢測報告；
(9)設計合同、施工合同、監理合同；
(10)工程招、投標文件；
(11)工程綜合驗收資料；
(12)工程竣工驗收資料；
(13)工程報建報審資料；
(14)工程部與公司、監理單位、施工單位的工作聯(lián)系單；
(15)工程技術(shù)資料發(fā)文記錄；
(16)向公司提交的專(zhuān)題報告；
(17)結構試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。
二、工程技術(shù)資料編制要求
1、原則工程技術(shù)資料嚴格按照《建設工程技術(shù)整編評定統一規定》進(jìn)行編制并及時(shí)歸檔。
2、要求
(1)施工單位資料由施工單位按以上《規定》編制，監理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量，按標準驗收。
(2)監理資料嚴格按監理規范的要求編制。
(3)工程管理資料由工程部按相關(guān)規范、規定的要求編制。
三、工程竣工資料的審查
1.監理單位負責審查施工單位竣工資料的完整性、真實(shí)性。
2.工程部負責復核施工單位資料并審查監理單位的竣工資料。
3.經(jīng)監理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。
四、竣工資料的報送
1、工程竣工驗收后一個(gè)月內，施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套，建設單位兩套存檔。
2、施工單位憑政府主管部門(mén)開(kāi)具的竣工資料收據，方可與建設辦理竣工結算付款手續。
工程檔案管理制度11
1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的'收文、發(fā)文登記。
2、部門(mén)使用的資料由各部門(mén)專(zhuān)人發(fā)放并負責保管；長(cháng)期保管的文件應需交由資料員統一保管。
3、全部文件必需依照檔案管理及項目有關(guān)規定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保管。
4、檔案、資料要保持乾凈，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫(xiě)。
5、存檔資料必需為原件。
6、涉及到經(jīng)濟方面的設計更改其它形式的文件，必需向經(jīng)營(yíng)部門(mén)供應一份原件進(jìn)行保管。
7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門(mén)掌控、保管和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人任意查看，不得任意攜帶外出。對檔案文件內容不得任意向外泄露。
9、對已歸檔的文件借閱時(shí)，必需辦借閱手續，限期歸還。如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續。
10、作廢文件不統一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調動(dòng)或其他原因不在項目工作時(shí)，應有職能部門(mén)資料員收回其持有的全部文件。
12、工程竣工驗收后，項目應適時(shí)將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。
工程檔案管理制度12
1、為了加強tq－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營(yíng)管理、施工生產(chǎn)中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規范》以及有關(guān)各類(lèi)檔案管理的規定、規范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創(chuàng )一流工程檔案”的目標。
2.檔案工作是企業(yè)管理、建筑生產(chǎn)管理和技術(shù)管理的重要組成部分。各事業(yè)部應根據分管的業(yè)務(wù)內容和本制度的要求，做好工程文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，并將此項工作作為本事業(yè)部工作考核的一部分。
3、檔案管理體系與職責
一、經(jīng)理負責檔案的全面工作，工程技術(shù)檔案由項目總工程師負責。項目經(jīng)理部真誠接受通啟高速公路建設指揮部的指導和檢查。
�。ㄒ唬┲鞴芙�(jīng)理
1、組織經(jīng)理部、技術(shù)部門(mén)的分工，落實(shí)本制度的各項規定，并負責監督檢查。
2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。
3、布置和檢查工作的同時(shí)要布置和檢查檔案的形成和歸檔。
�。ǘn案管理室
1、檔案管理室由工程部負責，實(shí)行檔案統一管理制度。
2、負責檢查和協(xié)助各分部及有關(guān)資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。
3.對各事業(yè)部檔案管理質(zhì)量進(jìn)行獎懲。
4、參加建設項目竣工及重要設備開(kāi)箱的文件材料驗收工作，專(zhuān)職或兼職檔案管理員必須參加。
5、工程技術(shù)檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進(jìn)行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續。
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1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務(wù)指導和檢查，在工作中接收主管領(lǐng)導和檔案管理室負責人的領(lǐng)導。
2、檔案管理員對接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)，編號，登記，統計和日常必要的整理。
4、經(jīng)理部、分部應加強對檔案工作的`領(lǐng)導，由分部經(jīng)理領(lǐng)導分管此項工作。檔案工作要納入項目計劃管理，納入建設管理和考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導和工程技術(shù)人員的崗位責任，納入經(jīng)濟責任制。建設項目專(zhuān)職檔案員或兼職檔案員應參加定期工作會(huì )議和工程質(zhì)量評審會(huì )，參加設備開(kāi)箱，參加工程單項驗收和總驗收。
二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交
1、公路建設項目文件應字跡清楚、圖片工整、簽名齊全、材料精良，不得用褪色的文字材料書(shū)寫(xiě)和繪制。歸檔的文件和資料應是原件。
2、做好施工記錄、檢驗和試驗記錄、竣工驗收記錄和各種形式的施工組織設計總結簽證、圖紙會(huì )審記錄、施工日志、設計變更報告、設計變更通知、開(kāi)工報告、施工技術(shù)總結等。，按規定在工程竣工驗收前，編制竣工圖紙，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。
3、在職責范圍內做好與高速公路建設項目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價(jià)值的各種形式與載體的文件均收集齊全。
4、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進(jìn)行系統整理。其分類(lèi)組卷做到科學(xué)合理，充分保持卷內文件有機聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質(zhì)量標準》的要求，分類(lèi)編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類(lèi)編號表》執行。
5、編制檔案目錄、移交單位目錄和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標準。
�。�1）、歸檔文件、齊全完整；
�。�2）、分類(lèi)清楚，保持聯(lián)系；
�。�3）、題名確定，容易查找；
�。�4）、卷內排列，系統條理；
�。�5）、保管期限準確；
�。�6）、密級劃分恰當；
�。�7）、藍圖折疊，符合要求；
�。�8）、卷皮書(shū)寫(xiě)，正楷整法；
�。�9）、案卷裝訂，整齊美觀(guān)；
�。�10）、聲像資料，清楚清晰。
6、高速公路建設項目竣工后三個(gè)月內，向建設單位移交并歸檔工程檔案。
7、向管理單位移交時(shí)應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續。
8、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據江蘇省高速公路檔案分類(lèi)編號體系完成案卷的編目工作。
工程檔案管理制度13
1.目的
規范公司建設工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、利用等工作。
2.適用范圍
本制度適用于公司所有新建、擴建、改建和其它專(zhuān)項工程項目。
3.術(shù)語(yǔ)與定義
3.1建設工程檔案：建設工程項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理，到竣工、驗收全過(guò)程中直接形成的，具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的原始歷史記錄。包括工程建設前期文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收等；
3.2立卷：亦稱(chēng)“組卷”，系按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門(mén)別類(lèi)整理成案卷；
3.3歸檔：建設工程的勘察、設計、配套、材料設備供應、施工、監理等單位在完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)時(shí)，向公司報送經(jīng)整理立卷的工程文件、資料以及公司各職能部門(mén)將項目階段形成并經(jīng)過(guò)整理立卷的工程文件、資料及時(shí)送行政管理部的過(guò)程；
3.4移交：工程竣工驗收后，公司向集團檔案管理部門(mén)、物業(yè)管理部門(mén)和項目建設當地的檔案管理主管部門(mén)移送有關(guān)建設工程檔案的過(guò)程。
4.職責
4.1行政管理部
4.1.1負責各項目工程檔案的編目、接收、歸檔、保管、利用等管理工作；
4.1.2負責建立公司工程檔案的分類(lèi)、檢索及調用體系；
4.1.3指導各部門(mén)制訂部門(mén)立卷類(lèi)目，督促和檢查有關(guān)文件的歸檔；
4.1.4協(xié)助開(kāi)發(fā)管理部完成建設當地城建檔案管理機構對工程檔案的預驗收及檔案移交工作；
4.2項目工程部
4.2.1負責項目建設前期文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收等工程文件的收集、匯總、立卷、歸檔、保管與保密；
4.2.2負責向公司各職能部門(mén)催要歸檔的工程文件、資料；
4.2.3負責提請項目建設當地檔案管理機構對工程檔案進(jìn)行預驗收；
4.2.4負責按照工程檔案相關(guān)規定和要求移交；
4.3工程管理部
4.3.1負責收集和整理從初步設計到施工圖設計完成階段的工程文件的立卷、保管、保密與歸檔；
4.3.2負責監督和檢查項目工程部對工程文件的收集、匯總、立卷、保管與保密等工作；
4.4開(kāi)發(fā)管理部
4.4.1負責收集和匯總整理各工程建設用地、征地、拆遷文件并立卷、保密、歸檔；
4.4.2負責收集和整理各工程立項文件并立卷、保密、歸檔；
4.5設計管理部
4.5.1負責收集和匯總整理各工程總體規劃設計、方案設計文件并立卷、保密、歸檔；
4.6成本管理中心
4.6.1負責收集和匯總整理工程設計、施工、材料設備等集中招投標采購文件并組卷歸檔、保密；
4.6.2負責檢查工程設計、施工、材料設備等授權、分散招投標采購文件的組卷歸檔和保密工作；
4.6.3負責檢查工程投資估算、概算，施工預算、結算等成本造價(jià)有關(guān)文件并立卷、保密、歸檔。
5.工作內容
5.1工程檔案管理體系的建立
5.1.1建立工程檔案管理的組織體系；
5.1.2各職能部門(mén)應制定內部檔案管理制度；
5.1.3公司由一名領(lǐng)導分管檔案管理工作，并根據實(shí)際情況設置專(zhuān)職或兼職檔案工作人員；
5.1.4行政管理部統一制定工程檔案的編目，設定系列編號、指導各部門(mén)按該體系分類(lèi)編目，并制定工程檔案歸檔計劃；
5.1.5各職能部門(mén)須實(shí)行工程檔案預立卷制，即在項目立項后，各專(zhuān)（兼）職檔案員按工程檔案分類(lèi)要求擬好名目標簽，便于各類(lèi)文件、資料對號歸檔，為工程檔案的立卷和移交打好基礎。
5.2工程檔案的'收集、整理
5.2.1項目立項是各類(lèi)工程文件、資料收集的開(kāi)始時(shí)間；
5.2.2各職能部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員有義務(wù)在完成工作（或事項）后3天內主動(dòng)將文件、資料的原件交專(zhuān)（兼）職檔案員鑒別；
5.2.3各專(zhuān)（兼）職檔案員將鑒別確認有歸檔保存價(jià)值的文件、資料歸入擬好的名目標簽的文件夾；
5.2.4各專(zhuān)（兼）職檔案員每月至少一次提醒各專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員提交文件、資料原件；
5.2.5各專(zhuān)（兼）職檔案員每月對工程檔案的預立卷進(jìn)行一次整理，以保證預立卷文件、資料的完整。
5.3工程檔案的立卷、歸檔
5.3.1案卷卷皮及卷內目錄表應統一執行國家規范和建設當地規定的規格和樣式；
5.3.2各職能部門(mén)在完成階段性工作后15天內對形成的工程文件和資料予以整理、立卷，并及時(shí)送交項目工程部歸檔；
5.3.3工程管理部須要求設計單位在完成初步設計和施工圖設計任務(wù)后向項目工程部提供整套設計文件，且在施工過(guò)程中不斷充實(shí)設計變更文件；
5.3.4在工程竣工后，工程管理部須督促項目工程部組織設計、施工、監理等單位的技術(shù)人員、專(zhuān)（兼）職檔案員在7天內完成對項目竣工檔案的整理、核實(shí)、確認、立卷、歸檔等工作；
5.3.5各職能部門(mén)必須要求勘察、配套、材料設備供應、施工、監理等單位完成其工作任務(wù)或階段性任務(wù)后按合同或相關(guān)規范規定的時(shí)間提交經(jīng)立卷的工程文件、資料，并組織各專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員和專(zhuān)（兼）職檔案員在30天內完成核實(shí)、確認、立卷、歸檔工作；
5.3.6各職能部門(mén)宜同時(shí)留存工程文件、資料的電子文件，若來(lái)文中系重要的紙質(zhì)工程文件、資料除復印外宜形成電子版以備使用，對電子版文件做好備份工作。
5.3.7開(kāi)發(fā)管理部應按照建設當地檔案管理機構的要求對竣工資料進(jìn)行裝訂和立卷。
5.4工程檔案的移交、保管
5.4.1移交工程檔案應編制清單目錄，并符合下列規定：
a、工程檔案必須規范完整、準確、系統；
b、工程檔案必須符合歸檔的質(zhì)量要求；
c、工程檔案必須與清單目錄保持一致；
d、工程檔案必須有交接、簽字、蓋章。
5.4.2項目工程部須根據建設當地檔案管理機構和竣工驗收意見(jiàn)及時(shí)對工程檔案進(jìn)行整改，并根據建設當地工程檔案移交時(shí)限規定移交；
5.4.3工程管理部須在竣工驗收并對工程檔案文件整改完成后及時(shí)向物業(yè)管理部門(mén)移交相關(guān)工程檔案；
5.4.4工程管理部須在完成大產(chǎn)證的辦理或在移交物業(yè)管理部門(mén)的同時(shí)向集團行政管理部移交工程檔案；
5.4.5行政管理部和物業(yè)管理部門(mén)須對移交的工程文件、資料進(jìn)行鑒別，剔除無(wú)歷史保存價(jià)值的文件、資料，確保不遺漏關(guān)鍵性的文件、資料；
5.4.6工程檔案資料移交前的保管工作由各職能部門(mén)、項目工程部承擔；
5.4.7行政管理部須按照集團制定檔案相關(guān)管理辦法和《建設工程文件歸檔整理規范》的要求保管工程檔案資料。
5.5工程檔案的安全、保密
5.5.1公司各職能部門(mén)以及企業(yè)員工對工程檔案的安全和保密工作都有不可推卸的義務(wù)和責任；
5.5.2凡屬密級的工程檔案，應由公司行政管理部統一保管；
5.5.3對泄露工程檔案機密的，應按有關(guān)規定視情予以處理，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
5.6工程檔案的查閱、利用、銷(xiāo)毀
5.6.1行政管理部部應制定工程檔案檢索體系，并指導各職能部門(mén)及項目工程部制定相應的文檔檢索系統方便工程檔案的查閱和利用；
5.6.2行政管理部應制定工程檔案查閱利用制度，各職能部門(mén)和項目工程部應按制度查閱或利用工程檔案；
5.6.3行政管理部須定期對工程檔案逐卷審查，對其內容價(jià)值、保密期限作出鑒定，提出處理意見(jiàn)；
5.6.4需銷(xiāo)毀的檔案必須編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導和公司領(lǐng)導鑒定批準后，由行政管理部具體負責銷(xiāo)毀，并要嚴格遵守監銷(xiāo)制度，應有兩人負責監銷(xiāo)，銷(xiāo)毀清冊應存檔備查。
工程檔案管理制度14
工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一、工程檔案目錄管理
1、工程檔案管理采取紙頁(yè)檔案和計算機檔案并行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁(yè)檔案，過(guò)程性檔案要逐步向無(wú)紙化檔案過(guò)渡。
2、工程檔案設置三級目錄，第一級目錄為類(lèi)別目錄，第二級目錄為程序文件目錄，第三級目錄為工作單目錄。
3、工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。
二、工程檔案管理程序
1、工程檔案管理責任
(1)工程部經(jīng)理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。
(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷(xiāo)毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進(jìn)行原始資料的.記錄;接受各級領(lǐng)導和檔案員的工作檢查。
2、工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據經(jīng)理意見(jiàn)建立各級檔案目錄并將各類(lèi)文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號，并在每卷首頁(yè)建立目錄清單，同時(shí)在計算機中進(jìn)行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理，按規定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱，不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷(xiāo)毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應定期進(jìn)行清理，過(guò)程性工作檔案到期后應及時(shí)銷(xiāo)毀，但應做好銷(xiāo)毀記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
(6) 保密等級設置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書(shū)等應設置密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設置目錄菜單，將檔案或目錄及時(shí)錄入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書(shū)檔案管理辦法
工程部購置的技術(shù)圖書(shū)由文秘檔案員登記建檔，制定圖書(shū)借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。
工程檔案管理制度15
1、保衛部檔案建立在本部門(mén)辦公室(原則上由秘書(shū)管理);
2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類(lèi)消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的.分布;
3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機關(guān)對案情案卷，保衛部對案情的調查案卷，公安機關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養通知書(shū)，司法機關(guān)送達的判決通知書(shū)，公安機關(guān)的外調介紹信，案情通報;
4、其它檔案包括：上級文件、通知、會(huì )議紀要，向上級請示的各類(lèi)行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書(shū)，整改措施、意見(jiàn)和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關(guān)安全會(huì )議紀要，交通事故、違紀開(kāi)除、非正常死亡，工作計劃和總結;
5、檔案分類(lèi)裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。
6、建立新類(lèi)別檔案需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理辦公會(huì )確定，報上級批準。
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