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應用文寫(xiě)作基礎知識：公文的格式
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1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用紙規范和印制規范的總和。
2、行政公文的格式的內容：2001年1月1日施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章第十條對行政公文的格式做出了規范性的規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。”現行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、會(huì )議紀要等以外)的格式一般由文面格式、用紙格式和印裝格式三部分組成。
行政公文的書(shū)面格式劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)(又稱(chēng)“間隔橫線(xiàn)”)以上的各要素統稱(chēng)眉首;置于紅色反線(xiàn)(不含紅色反線(xiàn))以下的各要素統稱(chēng)主體;置于主題詞(包含主題詞)以下的各要素統稱(chēng)版記。
(1)眉首：眉首又稱(chēng)文件頭，位于公文首頁(yè)上部，用套紅印刷，占首頁(yè)的三分之一或五分之二;一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線(xiàn)等部分組成。
秘密等級和保密期限。為了有效保證公文在傳遞、處理過(guò)程中的國家秘密的安全，涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限。秘密公文分為絕密、機密、秘密三級，其中“絕密”、“機密”級公文還應標明份數序號。
緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。如需同時(shí)標識秘密等級，則緊急程度在下，秘密等級在上。
發(fā)文機關(guān)標識。發(fā)文機關(guān)又稱(chēng)版頭，用紅色標識居文件頭部分正中，一般有兩種形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)和“文件’’二部分組成，如“北京市人民政府文件”;另一種是只標明發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(適用于信函式格式)，如“x x省人民政府”。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)要用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如果是幾個(gè)單位聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。
發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號三部分組成。聯(lián)合行文一般只標明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表發(fā)文機關(guān)核準、制發(fā)該公文的負責人，是公文生效的具體責任者。上行文(包括上報的“請示”“意見(jiàn)”“報告”)應當在首頁(yè)注明簽發(fā)人、會(huì )簽人姓名。
紅色反線(xiàn)(又稱(chēng)“間隔橫線(xiàn)”)。紅色反線(xiàn)是一條較粗的通欄紅線(xiàn)，位于“發(fā)文字號”與文件主體部分的“標題”之間，把文件頭部分和正文部分分開(kāi)。一般政府機關(guān)公文用一條通欄紅線(xiàn)，黨的機關(guān)文件在通欄紅線(xiàn)正中加一顆紅五星做標志。
(2)主體：是文件的主要部分，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件八個(gè)部分。
標題。公文標題的三要素：完整的公文標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于表彰獎勵中國女子足球隊的通報》(國辦發(fā)[1999]61號)，發(fā)文機關(guān)是“國務(wù)院辦公廳”，事由是“表彰獎勵中國女子足球隊”，文種是“通報”。
公文標題的核心要素：“文種”是公文標題的核心要素，同時(shí)也是不能省略的要素。
公文標題除了采用三要素齊備的完整式標題形式外，還可以采用省略式標題形式。省略式標題包括以下三種情況：一是省略發(fā)文機關(guān)的標題，如《關(guān)于嚴厲打擊傳銷(xiāo)和變相傳銷(xiāo)等非法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的意見(jiàn)》，通常有文件版頭的公文(主要指上行文)，標題不必再重復發(fā)文機關(guān);二是省略事由只由發(fā)文機關(guān)和文種組成的標題，如《中華人民共和國主席令》、《中國人民銀行通告》等;三是省略發(fā)文機關(guān)和事由，只有“文種”一個(gè)要素的標題，如《通告》、《公告》，這類(lèi)標題一般適用于內容較單一的公布性、知照性公文。
注意：公文標題中除法規、規章名稱(chēng)加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。對于轉發(fā)文，除批轉法規性文件加書(shū)名號外，均不對原標題加書(shū)名號。
轉發(fā)上級機關(guān)的文件，如果標題過(guò)長(cháng)，可以自擬事由摘要轉發(fā);如果是層層轉發(fā)的文件，可以只轉發(fā)首發(fā)機關(guān)的名稱(chēng)。
例題：
1、國家稅務(wù)總局轉發(fā)了國務(wù)院題為“關(guān)于做好稅制改革工作的通知”這一文件，自治區地稅局再轉發(fā)給各盟市地稅局，盟市地稅局再進(jìn)行轉發(fā)時(shí)，寫(xiě)成了《通遼市地方稅務(wù)局關(guān)于轉發(fā)內蒙古自治區地方稅務(wù)局關(guān)于轉發(fā)國家稅務(wù)總局關(guān)于轉發(fā)國務(wù)院關(guān)于做好稅制改革工作的通知的通知的通知》，如何修改。
2、標題過(guò)長(cháng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。如：國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農業(yè)加強農業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機關(guān)：是指負責辦理和答復該份公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。
下級向上級機關(guān)發(fā)出的請示或報告，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)向上級請示時(shí)，也要確定一個(gè)主送機關(guān)，其他用抄送形式，不能多頭主送，避免出現責任不明，誤時(shí)誤事的現象;上級對下級機關(guān)的發(fā)文，主送機關(guān)應按法定或約定俗成的慣例排序，如通遼市人民政府下發(fā)的普發(fā)性文件，主送機關(guān)可以是“各旗、縣、市、區人民政府，市政府各委、辦、局”;凡是直接向社會(huì )或群眾公布的公文及法規章程等，一般不寫(xiě)主送機關(guān)。如通告、公告等。
正文：是行政公文的核心部分，是用來(lái)表達具體的思想內容的。正文應根據文種和寫(xiě)作意圖選擇恰當的表達方式和結構，在公文格式規范、行文關(guān)系正確的前提下，一篇公文的水平與效果關(guān)鍵取決于正文的擬定。
正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號;引用外文應當標明其中文含義。正文寫(xiě)作的要求：
第一，符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針、政策以及上級機關(guān)的有關(guān)規定。
第二，要有針對性，即以事實(shí)為根據，分析問(wèn)題，做到有的放矢。
第三，一般應一文一事，事由要集中、明確、重點(diǎn)突出。
第四，行文邏輯縝密，層次清晰，條理清楚。
第五，具體措施或意見(jiàn)要符合實(shí)際，明確具體，可操作性強。
第六，語(yǔ)言要準確、簡(jiǎn)潔、規范。
公文中的數字：公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字
正文層次標識方法：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1.”“2.”“3.”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”......
附件說(shuō)明：公文如有附件，應在正文之后注明附件說(shuō)明。
附件說(shuō)明寫(xiě)在正文下空一行，左空二字用3號仿宋體字標識“附件”，后標冒號，然后說(shuō)明附件順序和名稱(chēng)。附件序號用阿拉伯數碼，附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。
成文日期：是指公文完成并定稿的時(shí)間，是公文生效的標志。成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。決定、會(huì )議紀要等會(huì )議討論通過(guò)的公文，以通過(guò)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。
成文日期標注在正文右下方，右空四字，用漢字將年、月、日標全，“零”寫(xiě)為“O”，如“二OO二年十月一日”。
印章：是公文合法生效的標志之一。公文除會(huì )議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文一行之內，下壓日期，端正，印章用紅色;聯(lián)合行文并需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應將成文日期拉開(kāi)，左右各空七個(gè)字格，主辦機關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，不相交或相切;聯(lián)合行文并需加蓋三個(gè)以上印章時(shí)，應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))按加蓋印章順序排列則在相應位置，并使印章加蓋其上。
當公文排版所�？瞻撞荒芸障掠≌挛恢脮r(shí)，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文在同一版面，不得采用標識“此頁(yè)無(wú)正文”的方式解決。
附注：指需要說(shuō)明的其他事項，包括說(shuō)明傳達范圍(如“此件發(fā)至縣團級”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現的名詞術(shù)語(yǔ)的解釋等，或在使用請示文種時(shí)注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。
附注標識在成文日期下一行，居左空二字，應當加圓括號標注。
附件：是附在正文之后用于補充、說(shuō)明正文的文字材料或圖表材料，是公文的重要組成部分。有的公文因內容需要，又不便于寫(xiě)入正文的材料才用附件的形式表達，并不是每份公文都有附件。
常見(jiàn)的附件有兩種：一是隨文所頒布、批轉(轉發(fā))、報送的文字材料，實(shí)際是公文的主要內容，而主件只起批準頒布、批轉轉發(fā)、報送或按語(yǔ)作用，這類(lèi)附件與公文正件具有同等效力。二是補充、說(shuō)明、解釋正文內容的材料，如代表名單、數字報表、圖文資料等，其作用是為正確理解和執行公文正件提供參考。
附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時(shí)標識序號;如不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
(3)版記：版記也稱(chēng)文尾，位于公文末頁(yè)最下部，包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期三個(gè)要素。版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
主題詞。主題詞是確切表達公文主題和歸屬類(lèi)別的規范化名詞或名詞性詞組，是文件信息輸入計算機的一種信息符號。因為按照區局文件精神，從今年開(kāi)始系統內部行文不再標注主題詞，因為全區辦公自動(dòng)化系統都已開(kāi)通，標注主題詞已沒(méi)有必要。但向系統外行文仍然要標注。注意：一份文件的標引，一般不超過(guò)6個(gè)主題詞。
抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的機關(guān)。抄送上級機關(guān)的用“抄報”;抄送平級和下級機關(guān)的用“抄送”。
抄送機關(guān)應使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)，位置在主題詞下一行，左空一字標識“抄送”，后加冒號;抄送機關(guān)間用頓號隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機關(guān)后標句號。
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機關(guān)多數不以行文機關(guān)名稱(chēng)出現，而只用該機關(guān)辦公室(廳)名稱(chēng)。印發(fā)機關(guān)位于抄送機關(guān)之下，占一行位置。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
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