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公司文件資料管理制度（精選11篇）
在當下社會(huì )，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編精心整理的公司文件資料管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
公司文件資料管理制度 1
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術(shù)文件的種類(lèi)
�。�1）技術(shù)類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的圖紙及各類(lèi)工藝規程、工藝卡片、作業(yè)指導書(shū)。
�。�2）管理類(lèi)文件
由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱(chēng)、數量、文件編制時(shí)間。
�。�2）文件接收后，技術(shù)員應及時(shí)對文件進(jìn)行分類(lèi)編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類(lèi)型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
�。�1）當某專(zhuān)業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)的工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。
�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫(xiě)《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
�。╝）技術(shù)文件名稱(chēng)、編號、或圖紙名稱(chēng)、圖號；
�。╞）更改理由；
�。╟）會(huì )審意見(jiàn)、會(huì )審簽名；
�。╠）設計、工藝負責人簽名；
�。╡）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
�。�3）技術(shù)文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的`《設計更改單》交技術(shù)部負責人進(jìn)行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì )議通過(guò)審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
�。�4）技術(shù)員接到《設計更改單》后，應立即著(zhù)手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統一性（圖紙更改后的發(fā)放除執行發(fā)放規定外，應同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
�。�5）技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應作出標記）。
公司文件資料管理制度 2
1、目的
規定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求，確保公司各項工作正常開(kāi)展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門(mén)負責工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門(mén)根據工作需求編寫(xiě)文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類(lèi)別
5.2.1受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規和外來(lái)文件;
e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶(hù)登記表等，屬于業(yè)主財產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進(jìn)行分類(lèi)和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2
c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規:4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類(lèi)別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門(mén)對各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門(mén)別類(lèi)包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔，并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02)，注明文件類(lèi)別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時(shí)易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03)，注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等，并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng)，以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現文件誤發(fā)時(shí)應立即追回，同時(shí)作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時(shí)歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí)，辦公室應對文件資料是否完好進(jìn)行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會(huì )決議，公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經(jīng)營(yíng)專(zhuān)項審批文件等的調用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規類(lèi)文件的調用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門(mén)負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的'僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶(hù))因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來(lái)單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門(mén)，如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應檢驗和登記來(lái)訪(fǎng)單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經(jīng)辦公室主任批準，并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫(xiě)復印文件的名稱(chēng)，復印數量，并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時(shí)，應填寫(xiě)[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06)，由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發(fā)新文件時(shí)應收回破損文件，并應給予新的分發(fā)號，新的分發(fā)號延續原來(lái)文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應及時(shí)更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷(xiāo)毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過(guò)有效期限的文件，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。
5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行，一人實(shí)施，一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷(xiāo)毀的文件，應在[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢，并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。
公司文件資料管理制度 3
第一節文件收發(fā)
1、公司文件由行政人事部負責起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門(mén)起草簽發(fā)的文件由部門(mén)負責人審核簽發(fā)。
2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門(mén)文秘工作人員統一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方能復印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存備查。
4、屬于秘密的文件，核稿人應該注明秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專(zhuān)人印制、報送。
5、文件統一由辦公負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門(mén)、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專(zhuān)人按核定的范圍報送。
6、外來(lái)的文件由辦公專(zhuān)人負責簽收，并分類(lèi)登記。由辦公主管提出處理意見(jiàn)后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時(shí)報送。
7、傳閱文件由辦公專(zhuān)人負責收回，對領(lǐng)導指示的文件，辦公應及時(shí)組織傳達和落實(shí)。
8、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統一辦理。
9、財務(wù)文書(shū)由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統一辦理
第二節文書(shū)打印
1、服務(wù)中心的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內部遞傳的簡(jiǎn)單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負責人簽字同意后才予辦理；部門(mén)負責人不在時(shí)，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應認真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應樹(shù)立嚴格的保密觀(guān)念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來(lái)打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的'，由各部門(mén)承擔費用；屬行政、管理部門(mén)的，統一歸列辦公開(kāi)支。
7、要節約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。
第三節文件書(shū)寫(xiě)
一、行文類(lèi)別
�。�1）請示：請上級指示和批準，用請示。
�。�2）報告：向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用報告。
公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203
文件名稱(chēng)：日常辦公管理制度
版本號：第1版
修改次數：0
章節內容：公文處理管理制度
�。�3）指示：對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導原則，用指示。
�。�4）布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用布告；向國內外宣布重大事件，用公告；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用通告。
�。�5）批復：答復請示事項，用批復。
�。�6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。
�。�7）通報：表?yè)P好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用通報。
�。�8）決定、決議：對某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排，用決定；經(jīng)過(guò)會(huì )議討論通過(guò)，要求貫徹執行的事項，用決議。
�。�9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請示批準等詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，用函。
�。�10）會(huì )議紀要：傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執行的，用會(huì )議紀要。
�。�11）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項的訂立。
�。�12）其他：
1、司法文書(shū)：依據司法部門(mén)規定程序實(shí)施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡(jiǎn)報：主要用于小區宣傳。
3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時(shí)使用。
4、工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。
二、書(shū)寫(xiě)格式
�。�1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
�。�2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
�。�3）圖文顏色：未作特殊說(shuō)明公文中圖文顏色均為黑色。
�。�4）排版規格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個(gè)字。
�。�5）裝訂要求：左側裝訂，不掉頁(yè)。
�。�6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。
�。�7）份數序號：在版面葉頁(yè)腳頁(yè)碼，多份多頁(yè)應注明份數和總頁(yè)數和順序編號。
�。�8）附件：有附件的應標注清楚
�。�9）落款成文時(shí)間：以全稱(chēng)落款，日期用漢字將年、月、日標全；零寫(xiě)為o，相互對稱(chēng)；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間，如果落款頁(yè)沒(méi)有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。
�。�10）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。
�。�11）財務(wù)文書(shū)書(shū)寫(xiě)按照財務(wù)管理制度和規范執行。
三、內容要求：
�。�1）符合國家法律法規以及地方政策，按照公司各項管理制度。
�。�2）內部行文要求規范嚴謹，宣傳語(yǔ)言應當生動(dòng)活潑。
�。�3）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語(yǔ)言，簡(jiǎn)明平實(shí)，準確反映信息。
公司文件資料管理制度 4
為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理，完善公司文件資料的歸檔，實(shí)現公司全方位規范化管理的需要，特制定本制度。
一、文件、資料的來(lái)源和范圍
文件、資料的來(lái)源有兩種：接收和發(fā)放。
1、接受到文件時(shí)填寫(xiě)《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發(fā)放的文件填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來(lái)源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來(lái)文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)
本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:
1、行政類(lèi):
本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要、公司各類(lèi)證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):
公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。
3、人事類(lèi):
勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、政府類(lèi)：政府下發(fā)至公司的各類(lèi)文件。
5、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據，財務(wù)審計檔案，會(huì )計檔案，統計資料等。
6、音像類(lèi): 公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料，一律為文件的來(lái)源、文件的范圍和部門(mén)頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě)合并來(lái)做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務(wù)部發(fā)來(lái)的文件編號為SZC;燃氣協(xié)會(huì )人事部發(fā)來(lái)文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi)，代碼為:
1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4政府類(lèi)；5財務(wù)類(lèi); 6音像類(lèi)。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后，以年月日加十位進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔，應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級，“B”代表重要級，“C”代表機密級�！癆”一般級文檔包含: 公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等�！癇”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等，人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同，技術(shù)資料，財務(wù)資料等�！癈”機密級文檔: 內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來(lái)源、文件的范圍和部門(mén)頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě)+類(lèi)別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開(kāi)發(fā)布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料，由辦公室統一編號后形成《文件檔案》，并根據文檔的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料，由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記表》，并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔，須填寫(xiě)《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準后方可調閱。機密級公司文檔， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調閱，并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時(shí)間為《文檔調閱申請表》上填寫(xiě)的時(shí)間內，歸還時(shí)必須填寫(xiě)《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案，會(huì )計檔案，統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。
3、三年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的.部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。
六、檔案的銷(xiāo)毀
1、原則上，應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。
2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請表》，并經(jīng)相應批準人批準后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔，須部門(mén)主管批準后方可銷(xiāo)。機密級公司文檔， 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個(gè)附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類(lèi)管理每個(gè)附表，便于填寫(xiě)和查閱。附表的編號為：?jiǎn)⒂脮r(shí)的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善，過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司文件資料管理制度 5
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規范、科學(xué)的管理。
2適用范圍
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶(hù)資料、財務(wù)資料等。
3職責
3.1客服中心設專(zhuān)人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書(shū)籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4質(zhì)量要求
4.1文件資料管理全過(guò)程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書(shū):外來(lái)文件、內部文件、對外發(fā)文、外部來(lái)函、專(zhuān)業(yè)書(shū)刊、合同正本、備份軟盤(pán)、相關(guān)報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經(jīng)營(yíng)財務(wù):經(jīng)營(yíng)合同、財務(wù)資料。
d.業(yè)主/用戶(hù)管理:業(yè)主/用戶(hù)資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶(hù)變更情況等。
e.工程技術(shù)、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量保證書(shū)、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點(diǎn)部位的維修資料、設施設備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權基本資料、設備運行維護保養資料。
f.管理資料:為業(yè)主/用戶(hù)提供服務(wù)所需的文件，如政府部門(mén)或上級管理機構發(fā)布的各類(lèi)法律、法規、條例，須引用或參考的標準等外來(lái)文件，以及業(yè)主/業(yè)主/用戶(hù)提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時(shí)必須進(jìn)行認真查驗，并辦理交接登記手續，同時(shí)必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實(shí)性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟文件必須是原件，在特殊情況下可使用復印件，但必須附上說(shuō)明。
c.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷(格式見(jiàn)標識一)和編號，檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時(shí)，應按照類(lèi)別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專(zhuān)用卷盒。
d.每年年底進(jìn)行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，對破損或變質(zhì)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見(jiàn)標識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調閱權限:
a)財務(wù)資料除主任外，非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負責人及主任批準，財務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負責人批準。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。
c)查閱工程技術(shù)、設施設備檔案、業(yè)主/用戶(hù)檔案、非工作范圍內的質(zhì)量管理文件須由管理處負責人批準。
b.本管理處人員調閱超出權限，或涉及機密的檔案資料時(shí)，應填寫(xiě)《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書(shū)檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內歸還，書(shū)籍45日內歸還，如需長(cháng)期使用者，須歸還后辦理續借手續。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱，不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時(shí)，應辦理清點(diǎn)、登記手續，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，不得隱瞞不報，應立即寫(xiě)出書(shū)面報告，并按情節追究當事人的責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的`管理要求
a.通知、工作聯(lián)系函、會(huì )議紀要:通知、工作聯(lián)系函、會(huì )議紀要等主要是管理處、管理處、部門(mén)之間的文件聯(lián)系。
b.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶(hù)):凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象，因此對外發(fā)文必須由客服中心統一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
c.對外聯(lián)系函:由相關(guān)部門(mén)起草，管理處負責人審批(重要事項)后發(fā)文。
d.外部來(lái)函:管理處外部來(lái)函統一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來(lái)函的原件，復印件根據主任的批示意見(jiàn)轉發(fā)放給相關(guān)單位，同時(shí)做好簽收記錄;如有需要，客服中心應對批示的執行情況進(jìn)行監督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶(hù)資料的管理要求
a.為便于掌握各業(yè)主/用戶(hù)的基本情況，應建立一戶(hù)一檔制，并實(shí)行電腦化管理。
b.業(yè)主/用戶(hù)資料應包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶(hù)姓名(是單位的還應有營(yíng)業(yè)執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò )電話(huà)及聯(lián)絡(luò )人等。
c.業(yè)主/用戶(hù)檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時(shí)查找，更新有關(guān)內容。
d.業(yè)主/用戶(hù)資料要嚴格保密，嚴禁外借。
4.2.3工程技術(shù)、設施設備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類(lèi)。所有的文件、資料均需按分類(lèi)目錄建檔存放，同時(shí)圖紙等資料要在電腦或光盤(pán)上備份存儲，以方便調閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關(guān)借閱手續，由管理處主任簽字，外借時(shí)間不得超過(guò)一周。
5記錄、標識
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)
5.3標識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶(hù))格式
5.4標識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
公司文件資料管理制度 6
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序
1.0目的
確�，F場(chǎng)所使用的文件和資料都是現行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。
3.0職責
3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門(mén)。
3.2各部門(mén)(管理處)負責本部門(mén)(管理處)所使用文件和資料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和資料的分類(lèi)
4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
4.1.2外來(lái)文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規、條例、通知、來(lái)往單位文件等)
4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書(shū)刊、聲像類(lèi)、專(zhuān)業(yè)性資料等)
4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規則》執行。
4.3文件和資料的受控狀態(tài)
4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁(yè)加蓋受控文件印章，注明受控號，非受控文件一般只進(jìn)行編號。
4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件，加蓋受控文件印章。
4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外，其它現場(chǎng)使用的可不蓋受控章。
4.4文件和資料的編寫(xiě)、審批質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門(mén)編寫(xiě);質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導組織改編、編寫(xiě)，管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。
4.5文件和資料的發(fā)布
4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門(mén)和數量，領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名，領(lǐng)取注有受控號和加蓋受控文件印章的文件和資料。
4.5.2使用部門(mén)受控文件如有丟失，可提出書(shū)面申請，說(shuō)明原因和理由，管理者代表批準后，重新發(fā)放，注明丟失的`原因;破損的以舊換新。
4.6文件和資料的更改
4.6.1文件和資料更改時(shí)，由提出部門(mén)人員填寫(xiě)《文件和資料更改申請單》，審核批準由原審批人進(jìn)行，當原審批人不在職時(shí)可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改，增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。
4.6.2文件和資料更改審批通過(guò)后，由行政部實(shí)施，資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單，到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫(xiě)更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁(yè)、換版后的新文件，應同時(shí)收回作廢的舊文件和資料，并留下記錄。
4.7文件和資料的管理
4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后，原件交管理者代表歸檔，列入《質(zhì)量文件清單》受控。
4.7.2各部門(mén)保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。
4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時(shí)，登記在《借閱登記簿》上，按規定的時(shí)間歸還。
4.7.4其它文件資料的管理參見(jiàn)《文書(shū)、檔案、資料管理辦法》。
4.8文件和資料的換版與作廢
4.8.1文件和資料每版更改不超過(guò)五次，修改次數號用正字的筆劃數表示，一表示第一次更改，t表示二次更改……正表示第五次更改，若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示，a表示第1版，以此類(lèi)推。
4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時(shí)收回并記錄，立即蓋上作廢印章，統一銷(xiāo)毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料，在第一頁(yè)上蓋上保留資料印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和資料的編號規則》
5.2 《文書(shū)、檔案、資料管理辦法》
6.0相關(guān)記錄
6.1《文件和資料領(lǐng)用簽收表》
6.2《文件和資料更改申請表》
6.3《質(zhì)量文件清單》
6.4《借閱登記簿》
6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》
公司文件資料管理制度 7
1、凡本科具有保存價(jià)值的文件、資料(本科省衛生廳、市衛生局、醫院各部門(mén)等工作中文件資料)，均進(jìn)行整理、立卷。
2、設立專(zhuān)柜、專(zhuān)用文件箱，按類(lèi)別歸檔。各種文件材料要求完整、齊全，并按不同部門(mén)、合并整理、立卷。
3、文件箱要求標題簡(jiǎn)明確切，并設目錄，保持文件時(shí)間聯(lián)系便于保管和利用。
4、定期核對文件、資料，做到各類(lèi)文件與文件箱號碼相同，發(fā)現缺少及時(shí)查找。
5、各類(lèi)文件、資料每年清理一次，并按不同類(lèi)別裝訂成冊，另作保存。
6、各類(lèi)文件、資料原則上不借出，如確實(shí)要外接的，必須經(jīng)科領(lǐng)導批準，并由借用人在《借出文件、資料登記本》上簽名，按規定期限交還后履行注銷(xiāo)手續。
7、建立電子臺賬，文件、資料管理、保管逐步規范化，提高管理水平。
公司文件資料管理制度 8
1、目的：
明確技術(shù)圖樣與文件的簽署、更改及標準化等內容，對技術(shù)圖樣與文件進(jìn)行有效的控制。技術(shù)文件是公司的核心秘密，是公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務(wù)和責任保證技術(shù)文件的完整性、正確性、系統性以及保密性，為了加強管理并規范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監督、自覺(jué)遵守。
2、定義：
技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙，各種技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料以及商務(wù)合同、客戶(hù)資源、財務(wù)報表等等；技術(shù)文件還包括未打印出圖的'尚在計算機里的圖紙資料、技術(shù)文檔等。
3、范圍：
適用于產(chǎn)品圖樣、工藝圖樣、設計文件和工藝文件的管理。
4、職責：
技質(zhì)部門(mén)負責技術(shù)圖樣與文件的統籌管理。
5、內容：
5.1技術(shù)文件的形成與發(fā)放
5.1.1任何一份技術(shù)文件的形成都是公司員工辛勤勞動(dòng)的成果和員工智慧的結晶，但其中還飽含了公司巨大的前期投入、過(guò)程控制和后期經(jīng)營(yíng)等因素，顯而易見(jiàn)是公司投入了巨大的財力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺，員工與公司在這個(gè)平臺上共同進(jìn)步和發(fā)展的過(guò)程中形成了種種技術(shù)文件。
5.1.2技術(shù)文件、技術(shù)標準及圖紙資料的形成應嚴格執行設計（編制）、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
5.1.3技術(shù)文件標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中應簽署齊全，簽署不全的技術(shù)文件不得投放到相關(guān)部門(mén)，更不得使用。
5.1.4圖紙投入使用，即投放到各使用單位（部門(mén)）之前，必須加蓋“文件副本”、“受控文件”章，由技質(zhì)部門(mén)發(fā)放到各使用單位并進(jìn)行登記，或由使用單位提出申請，技質(zhì)部負責圖紙的發(fā)放。
5.1.5紙質(zhì)技術(shù)文件或電子檔技術(shù)文件等由技質(zhì)部收存并負責保管。員工借閱技術(shù)文件應憑部門(mén)經(jīng)理批準的借閱申請單向技質(zhì)部借閱，用完后及時(shí)歸還，并保證資料的完整性。
5.1.6技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)分管范圍執行；技術(shù)文件修改前，負責修改部門(mén)要提出修改理由及具體內容，交有關(guān)領(lǐng)導審批。
5.1.7修改后的技術(shù)文件必須重新履行會(huì )審、會(huì )簽及批準手續，填發(fā)更改通知書(shū)。
5.2技術(shù)文件的管理與存檔
5.2.1技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項管理工作共同的技術(shù)依據，必須加強管理，各部門(mén)應指定一名專(zhuān)職或者兼職資料員負責各種技術(shù)文件的登記、保管、復制、收發(fā)、注銷(xiāo)、歸檔和保密工作，保證技術(shù)文件的完整，準確清晰、統一等。若暫時(shí)未指定資料員，則由部門(mén)經(jīng)理暫行代理。部門(mén)經(jīng)理和資料員負責本部門(mén)技術(shù)文件的保密、發(fā)放與歸檔。
5.2.2技術(shù)文件、圖紙由技質(zhì)部備份、存檔，技質(zhì)部定期對技術(shù)資料進(jìn)行整理。
5.3技術(shù)文件的保密
5.3.1技術(shù)文件任何部門(mén)、個(gè)人不得擅自打印、復制，不得以電子文檔等形式在網(wǎng)上傳遞或者用移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、軟盤(pán)等拷貝出。因工作需要必須打印或復制時(shí)，經(jīng)辦人提出書(shū)面申請單，部門(mén)經(jīng)理簽字批準后方可通過(guò)技質(zhì)部資料員打印、復印、拷貝。
5.3.2為了保證技術(shù)資料的保密性，除按正常程序（員工填寫(xiě)申請單，部門(mén)經(jīng)理批準）辦理外，任何人不得私自向外人轉讓和借出技術(shù)資料，一經(jīng)發(fā)現要報公司給予嚴肅處理。
5.3.3若不負責任的遺失技術(shù)文件或者因為種種原因泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。
5.4技術(shù)文件的銷(xiāo)毀
5.4.1由于新技術(shù)的日新月異，越積越多的技術(shù)文件會(huì )占據不必要的資源，故有的技術(shù)文件需要銷(xiāo)毀和清除。
5.4.2需要銷(xiāo)毀的技術(shù)文件由資料員提出，部門(mén)經(jīng)理會(huì )同有關(guān)技術(shù)人員一起仔細校對核實(shí)，然后將銷(xiāo)毀理由與銷(xiāo)毀文件清單上報總經(jīng)理室，由總經(jīng)理簽署“同意”后，方可銷(xiāo)毀。
5.4.3銷(xiāo)毀的紙質(zhì)文件必須經(jīng)過(guò)碎紙機或者燒掉，光盤(pán)等文件必須錘擊粉碎。
6、常用表單
6.1《技術(shù)文件、圖紙資料發(fā)放記錄表》
6.2《技術(shù)文件、圖紙資料申請領(lǐng)用表》
6.3《技術(shù)文件、圖紙資料銷(xiāo)毀申請表》
公司文件資料管理制度 9
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠(chǎng)車(chē)輛，簽發(fā)機動(dòng)車(chē)維修竣工出廠(chǎng)合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產(chǎn)情況由專(zhuān)人持道路運輸許可證副本到管理部門(mén)購領(lǐng)。
3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取，資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺帳。
4、總檢員須逐項填寫(xiě)合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。
公司文件資料管理制度 10
1、對機動(dòng)車(chē)進(jìn)行二級維護、總成修理、整車(chē)維修的，資料管理人員須及時(shí)建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠(chǎng)合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、涂改、偽造、出賣(mài)檔案，檔案資料如有損壞應及時(shí)修補。
5、各班組負責人要對本部門(mén)使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。
6、根據檔案的'內容、性質(zhì)和時(shí)間等待征，對檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、存放、歸檔，電子檔案要及時(shí)備份。
7、各班組每年對檔案進(jìn)行一次核對清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經(jīng)許可不得擅自轉借、復印。
9、機動(dòng)車(chē)維修檔案保存期兩年。
公司文件資料管理制度 11
第一章秘密文件、資料的收發(fā)
第一條秘密文件、資料的收發(fā)應由保密員負責。因特殊情況，保密員不在單位時(shí)，由分管領(lǐng)導指定專(zhuān)人負責。
第二條秘密文件、資料的收發(fā)應采用保密部門(mén)統一印制的收（發(fā)）文登記簿進(jìn)行登記，以規范管理。登記的項目一般包括收（發(fā)）文時(shí)間、收（發(fā)）文單位、文件字號、文件標題、秘密等級、文件份數、收（發(fā)）文編號（即按編排順序號）等。各項登記均應準確，無(wú)誤。
第三條收發(fā)秘密文件、資料，必須履行簽收手續，明確交接雙方的責任。
第四條接收秘密文件、資料的程序如下：
�。ㄒ唬┦紫纫獧z查包裝是否完整，并將件數、發(fā)送編號、密級、收件單位與送件單位進(jìn)行認真對照，核實(shí)無(wú)誤后，在回執清單上簽上姓名、日期和加蓋文件收發(fā)專(zhuān)用印章，證明已經(jīng)收到。
�。ǘ┖炇蘸蠹创蜷_(kāi)包裝，檢查是否存在錯發(fā)或數量不對等現象。如發(fā)現問(wèn)題，要及時(shí)向發(fā)出單位查詢(xún)，防止漏失。如無(wú)差錯，應隨即在收文登記簿上進(jìn)行登記，并在文件、資料的首頁(yè)上方加蓋本單位的收（發(fā)）文印章，并填上收文編號和日期。
第五條對外發(fā)出秘密文件、資料，必須嚴格按照規定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍。程序如下：
�。ㄒ唬┌凑沾_定的發(fā)放范圍，在發(fā)文登記簿上按對應的欄目要求進(jìn)行登記。
�。ǘ┰谖募�、資料首頁(yè)上方蓋上單位的收（發(fā)）文印章，用號碼機打上發(fā)文編號。
�。ㄈ┰谛欧饷孀笊戏綐酥竞妹孛艿燃壖鞍l(fā)文編號，并準確書(shū)寫(xiě)收件單位的地址和名稱(chēng)。
�。ㄋ模┖它c(diǎn)數量并進(jìn)行封裝。如果在同一信封內裝幾份或幾個(gè)不同內容的秘密文件時(shí)，要在發(fā)文登記簿上記錄清楚，信封面上要標明其中的最高密級。
�。ㄎ澹┟孛芪募l(fā)出前，要認真清點(diǎn)核對，確保收件單位、發(fā)文編號、密級準確。
�。┯蓡挝槐Ｃ軉T按發(fā)放范圍發(fā)放。第二章秘密文件、資料的傳閱
第一條傳閱秘密文件、資料應由保密員專(zhuān)人負責。先由單位主管領(lǐng)導根據文件、資料的密級和制發(fā)機關(guān)、單位的要求，以及工作實(shí)際，確定知悉的范圍，然后由保密員負責傳閱；任何機關(guān)、單位和個(gè)人不得擅自擴大國家秘密的知悉范圍。對絕密級的，保密員必須對接觸和知悉內容的人員做出文字記錄，記錄內容包括接觸人員姓名、文件編號、簽領(lǐng)時(shí)間、退回時(shí)間等。
第二條閱讀絕密級文件、資料必須在保密室或符合保密要求的閱文室進(jìn)行。閱讀其它密級的要在符合保密要求的其它辦公場(chǎng)所內進(jìn)行。如因確工作需要在辦公場(chǎng)所以外閱讀和使用的，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。閱讀和使用時(shí)必須遵守有關(guān)保密規定，確保秘密文件、資料的安全。
第三條傳閱秘密文件、資料，應當辦理登記、簽收手續。傳—閱時(shí)必須采取直傳方式，不得在閱讀人之間自由傳閱，保密員要隨時(shí)掌握文件、資料的去向。
第四條閱讀人不得擅自留存、摘抄傳閱的秘密文件、資料。
第五條傳達秘密文件、資料時(shí)，凡不準記錄、錄音、錄像的，傳達者應當事先申明。
第二章秘密文件、資料的復印
第一條絕密級文件、資料原則上不得復印，如確因工作需要復印的，應當經(jīng)密級確定機關(guān)、單位或上級機關(guān)批準。
第二條復印制發(fā)機關(guān)、單位允許復制的機密、秘密級文件、資料，應當經(jīng)本機關(guān)、單位的主管領(lǐng)導批準。
第三條密碼電報嚴禁復印。
第四條復印秘密文件、資料，不得改變其密級、保密期限和知悉范圍。
第五條復印秘密文件、資料，應當履行審批、登記手續；復印件應當標明復印的機關(guān)、單位、份數和日期及編號，并視同原件一樣管理。
第六條匯編秘密文件、資料，要請示原制發(fā)單位，經(jīng)批準后方可匯編。匯編時(shí)，不得改變原件的密級、保密期限和知悉范圍，并且要按照其中的最高密級和最長(cháng)保密期限進(jìn)行標志和管理。
第七條摘錄、引用國家秘密內容形成的秘密文件、資料，應當按原件的密級、保密期限和知悉范圍進(jìn)行管理。
第三章秘密文件、資料的清退銷(xiāo)毀制度
第一條秘密文件、資料必須采用保密部門(mén)監制的電腦密碼文件柜存放，并單獨設置保密室，由保密員統一管理。存放秘密文件、資料的場(chǎng)所，必須配備防盜鐵門(mén)、鐵窗。
第二條秘密文件、資料原則上要退回原制發(fā)的`機關(guān)、單位。特殊情況的，可咨詢(xún)保密部門(mén)清退辦法。
第三條保密員要定期核查、清退所經(jīng)管的秘密文件、資料。除制發(fā)機關(guān)規定清退時(shí)間的須按時(shí)清退外，一般情況下，保密員每月要進(jìn)行清點(diǎn)，每季度核查、清退一次，當年的秘密文件、資料必須在次年第一季度全部清退完畢。如確需立卷歸檔或需延長(cháng)使用時(shí)間的，應當向發(fā)文機關(guān)說(shuō)明情況，并辦理有關(guān)手續。
第四條涉密人員、保密員離崗、離職前，應當按有關(guān)規定將所保存的秘密文件、資料進(jìn)行清退，并辦理移交手續。
第五條需要歸檔的秘密文件、資料，應當按照國家有關(guān)檔案法律規定歸檔。
第六條如果單位被撤銷(xiāo)或合并的，應當將秘密文件、資料移交給承擔其原職能的機關(guān)、單位或上級機關(guān)，并辦理好登記、簽收等移交手續。第七條與會(huì )人員帶回的秘密文件、資料要及時(shí)交給保密員登記、保管。保密員要主動(dòng)跟蹤會(huì )議文件、資料的管理，防止有關(guān)文件、資料丟失。
第八條要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和銷(xiāo)毀工作。按政府有關(guān)要求集中清退和銷(xiāo)毀文件，文件的清退與銷(xiāo)毀必須嚴格履行登記手續。文件銷(xiāo)毀時(shí)需經(jīng)主管領(lǐng)導批準同意。個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀文件。
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