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ERP系統對預算管理所產(chǎn)生的作用論文
預算管理是西方國家的企業(yè)為加強企業(yè)內部管理和控制，提高自身市場(chǎng)競爭能力和抵御風(fēng)險能力，以實(shí)現企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略目標而建立起來(lái)的一種內部管理制度。全面預算管理會(huì )涉及到企業(yè)各方面的數據和流程指標。而ERP系統能夠整合數據與業(yè)務(wù)流程，可以滿(mǎn)足全面預算管理的要求，能夠充分體現全面預算管理的基本內涵，可以作為全面預算管理的載體。面對煤炭市場(chǎng)的低迷,煤機產(chǎn)品日漸飽和、市場(chǎng)競爭更加激烈、利潤十分微薄的情況下,我企業(yè)依靠ERP系統實(shí)施全面預算管理。
一、預算的編制流程
(一)我企業(yè)采取的是混合式上下結合的預算編制方式。
企業(yè)的最高管理層通過(guò)對前期預算完成情況、內外部環(huán)境變化的分析,公司戰略和業(yè)務(wù)戰略的制定或調整，提出下一個(gè)年度經(jīng)營(yíng)目標。各相關(guān)部門(mén)根據產(chǎn)品設計和制造說(shuō)明，針對現有機器設備、人力條件,優(yōu)化生產(chǎn)程序,選擇最經(jīng)濟的生產(chǎn)方式，制定嚴格的作業(yè)操作規程。成立定額小組,專(zhuān)門(mén)負責單位產(chǎn)品成本、費用定額的編制、修訂與監督,定額的制訂結合實(shí)際生產(chǎn)力現狀,并參考歷史標準或行業(yè)先進(jìn)水平。對住宿費、交通費、招待費等制訂開(kāi)支標準，實(shí)行定額控制,超過(guò)標準不得報銷(xiāo)。生產(chǎn)預算、成本計劃、費用預算必須報經(jīng)公司總經(jīng)理批準、財務(wù)總監核準后執行,各單位根據公司下達的預算指標在本部層層分解,各執行單位將年度預算結合本部門(mén)的業(yè)務(wù)情況、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)將每月的預算費用如辦公費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、會(huì )議費、勞保費、差費、汽車(chē)費用等等錄入ERP系統。
管理規劃部對各預算部門(mén)的預算初稿進(jìn)行審核，審查是否符合其企業(yè)戰略目標,是否在可接受的范圍內，是否可行,對于不符合企業(yè)發(fā)展戰略或預算目標的事項，對于審查平衡中發(fā)現的問(wèn)題，管理層與各分廠(chǎng)部室就本預算出現的問(wèn)題進(jìn)行相互溝通,討論、協(xié)商、通過(guò)雙向溝通提出修改意見(jiàn)予以修改。管理規劃部對各預算執行單位上報的預算草案在ERP系統進(jìn)行匯總。經(jīng)最高管理層審議批準后的企業(yè)年度總預算由管理規劃部下達各預算執行單位執行。這ERP系統中一目了然,既節省了時(shí)間成本又能實(shí)時(shí)監控。
二、預算的執行及控制現
就管理費用預算舉例，管理費用是一個(gè)綜合的預算項，企業(yè)細分為辦公費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、會(huì )議費、勞保費、差費、汽車(chē)費用等。只要“管理費用”這個(gè)預算總項的額度不超出預算,各車(chē)間部室就可以繼續報銷(xiāo),否則發(fā)生的費用財務(wù)部門(mén)有權不予報銷(xiāo)。管理費用在ERP中是按月控制，當有部門(mén)預算超標時(shí),在錄入費用時(shí)系統會(huì )提示該部門(mén)費用超標，這有利于財務(wù)部門(mén)及時(shí)掌控，告知該部門(mén)因為預算超標,不能報銷(xiāo)。財務(wù)就達到了事中控制,不在被動(dòng)的事后控制,從而對費用加以控制。
為了保證預算的權威性,預算一旦形成,在企業(yè)就好比是法律，一般是不予調整的，如因特殊情況需要調整預算的，需由預算部門(mén)提出申請,報管理規劃部審批,經(jīng)層層審核，由總經(jīng)理簽署意見(jiàn)后做預算調整,這樣各部門(mén)在報預算時(shí)就更加謹慎。
預算的實(shí)時(shí)控制。ERP系統更直觀(guān)的了解到各部室當年發(fā)生的費用，節約與超支及預算執行情況。還能與預算目標進(jìn)行對比,找出差異,分析原因，并根據差異的大小和性質(zhì),及時(shí)發(fā)現和解決預算執行過(guò)程中出現的問(wèn)題和存在的風(fēng)險，為預算控制提供目標、方向和重點(diǎn)，提出相應的改進(jìn)性措施。通過(guò)建立成本費用控制系統明確責任主體,并對其進(jìn)行責任預算、責任核算、業(yè)績(jì)考核、報告及評價(jià)，實(shí)現成本費用的事前、事中、事后的全程有效控制。
依靠ERP系統實(shí)現了全面預算管理系統與財務(wù)核算系統的對接,費用的發(fā)生必須按照有計劃(預算)、有審批的原則進(jìn)行控制管理,通過(guò)健全費用審批制度，明確審批的人員及其權限,監督預算執行,減少超額度、超標準、亂開(kāi)口子和造假等不正�，F象的發(fā)生。
三、以財務(wù)為核心的全面預算管理有效的通過(guò)ERP系統來(lái)控制實(shí)施
(一)企業(yè)授權財務(wù)部門(mén)對期間費用進(jìn)行統一管理財務(wù)部門(mén)必須按照公司規定的費用開(kāi)支范圍和開(kāi)支標準,嚴格執行費用預算、費用標準和費用審批制度,對每一筆費用支出都進(jìn)行認真審核,違反規定的費用支出一律不予報銷(xiāo)。各車(chē)間部室必須建立健全成本核算制度,嚴格按成本核算操作規程傳遞、記錄、核算成本信息，并充分應用電子技術(shù)及統計分析方法揭示成本變化趨勢,用于成本決策。
(二)全面預算管理與ERP進(jìn)行有機的結合為此企業(yè)與軟件公司專(zhuān)門(mén)針對本企業(yè)實(shí)際情況開(kāi)發(fā)了本企業(yè)ERP預算管理系統,經(jīng)過(guò)幾年的努力和大量的測試,本企業(yè)初步建立起以現金流為紐帶、以成本費用控制為重點(diǎn)的全面預算管理,并初步實(shí)現了ERP系統與經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)會(huì )計、管理會(huì )計信息系統的協(xié)同。
(三)全面預算管理依靠ERP系統的數據支持為確保預算的有效執行,為預算控制發(fā)揮提供良好的信息平臺。ERP管理系統信息平臺使全面預算數據與財務(wù)核算數據能夠資源共享,全面預算管理系統能夠自動(dòng)從財務(wù)核算系統提取所需數據,并自動(dòng)形成相應的差異分析表,在憑證制單時(shí)進(jìn)行預算控制�？梢�(jiàn),這種編制預算的方式，自動(dòng)化程度明顯提高,各車(chē)間部室能夠協(xié)同完成預算工作,勞動(dòng)量明顯減輕,提高了全面預算管理的應用效果。
四、ERP參與預算為企業(yè)管理提供有力的數據支持，有效的推進(jìn)全員參與預算管理
ERP系統對預算事項的事中和在線(xiàn)控制的優(yōu)點(diǎn)是控制嚴格、數據準確，能及時(shí)有效的反饋到領(lǐng)導層，對預算執行預算也有一定的推動(dòng)作用。就不會(huì )出現預算管理,只是流于形式,無(wú)人執行監督,財務(wù)部門(mén)工作被動(dòng),執行不力無(wú)法參與到預算管理中去。通過(guò)良好的協(xié)調機制和快速的反應能力，及時(shí)正確地處理生產(chǎn)過(guò)程發(fā)生的異常情況,期間費用實(shí)行歸口分級管理。根據管理權限和管理責任相結合的原則,對期間費用實(shí)行權責制,并根據各項費用的具體情況,進(jìn)行層層分解,層層落實(shí)。年終根據預算進(jìn)行考核，對突破指標的部門(mén)、單位和個(gè)人要進(jìn)行懲罰，節約的給予獎勵。
將全面預算與ERP進(jìn)行結合,使用ERP系統將大大減少預算執行的工作量，為進(jìn)一步細化預算、硬化控制提供了現代化的手段，提高了工作效率的同時(shí),又減少了大量的人力物力成本，還能保證數據的可靠、資源共享方便有效地實(shí)現全面預算的編制，數據信息來(lái)源更真實(shí)有效，對各車(chē)間部室提供的數據資料有根有據，更具有說(shuō)服力。通過(guò)ERP系統把發(fā)生的相關(guān)費用整理出來(lái),直接傳遞到相關(guān)的車(chē)間部室，引起各車(chē)間部室的注意,控制成本費用。ERP這種數據信息的及時(shí)傳遞，既有效的控制了費用的發(fā)生,又有力的執行了預算。
通過(guò)ERP列示的數據信息,進(jìn)行對比分析,通過(guò)預算分析來(lái)改進(jìn)預算方法，完善預算評價(jià)指標，提出整改意見(jiàn)為績(jì)效考核提供數據支持。正確考核與評價(jià)領(lǐng)導者及全體職工的工作成果,實(shí)現預算的激勵與約束機制作用。讓預算管理發(fā)揮其真正的管理作用。
對企業(yè)推行ERP控制下的預算管理編制流程及執行情況，通過(guò)ERP系統來(lái)實(shí)現企業(yè)全面預算管理，數據信息的及時(shí)傳遞與共享,對預算進(jìn)行實(shí)時(shí)監控,從而避免浪費及一些錯誤的發(fā)生,從而達統一化,整體化,透明化。當前，企業(yè)信息能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通,動(dòng)態(tài)評估與綜合評估的有效結合，能夠對制造企業(yè)的技術(shù)層面進(jìn)行控制，同時(shí)也能發(fā)揮考核的真正作用。
五、結語(yǔ)
在ERP環(huán)境下,我國制造業(yè)的發(fā)展迎來(lái)了另一個(gè)春天,我們應抓住機遇,分析傳統環(huán)境下存在的問(wèn)題，利用新的環(huán)境,解決傳統環(huán)境下的問(wèn)題，完成制造業(yè)全面預算管理的設計和實(shí)現。
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