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會(huì )議記錄的及寫(xiě)法特點(diǎn)
工程項目開(kāi)工前，監理人員應參加由建設單位主持召開(kāi)的第一次工地會(huì )議。監理人員可以協(xié)助建設單位主持。
第一次工地會(huì )議包括以下內容：
1、建設單位、承包單位和監理單位分別介紹各自駐現場(chǎng)的組織機構、人員極其分工;
2、建設單位根據委托監理合同宣布對總監理工程師的授權;
3、建設單位介紹工程開(kāi)工準備情況;
4、承包單位介紹施工準備情況;
5、建設單位和總監理工程師對施工準備情況提出意見(jiàn)和要求;
6、總監理工程師介紹監理規劃的主要內容，向承包單位進(jìn)行監理工作交底;
7、研究確定各方在施工過(guò)程中參加工地例會(huì )的主要人員，召開(kāi)工地例會(huì )的周期、地點(diǎn)及主要議題。
第一次工地會(huì )議紀要由項目監理機構負責起草，并經(jīng)與會(huì )各方
代表會(huì )簽，項目總監理工程師簽發(fā)。
一、會(huì )議記錄的含義、作用和特點(diǎn)
(一)會(huì )議記錄的含義
會(huì )議記錄是由會(huì )議組織者指定專(zhuān)人，如實(shí)、準確地記錄會(huì )議的組織情況和會(huì )議內容的一種機關(guān)應用性文書(shū)。會(huì )議記錄一般用于比較重要的會(huì )議或正式的會(huì )議，它要求真實(shí)、全面地反映會(huì )議的本來(lái)面貌。
(二)會(huì )議記錄的作用
會(huì )議記錄的特點(diǎn)體現在三個(gè)方面：
1.依據作用
會(huì )議記錄忠實(shí)地記錄了會(huì )議的全貌。會(huì )議精神、會(huì )議形成的決定和決議、會(huì )議對重大問(wèn)題作出的安排，如果在會(huì )議后期需要形成文件，要以會(huì )議記錄為依據;如果不形成文件，與會(huì )者在會(huì )后傳達貫徹會(huì )議精神和決定是否準確，也要以會(huì )議記錄為依據進(jìn)行檢驗。
2.素材作用
會(huì )議進(jìn)行過(guò)程中連續編發(fā)的會(huì )議簡(jiǎn)報，以及會(huì )議后期制作的會(huì )議紀要，都要以會(huì )議記錄為重要素材。會(huì )議簡(jiǎn)報和會(huì )議紀要可以對會(huì )議記錄進(jìn)行一定的綜合、提要，但不得對會(huì )議記錄所確認的內容進(jìn)行歪曲和纂改�？梢哉f(shuō)，會(huì )議記錄是形成會(huì )議簡(jiǎn)報和會(huì )議紀要的基礎。
3.備忘作用
會(huì )議記錄可以作用會(huì )議情況和會(huì )議內容的原始憑證。時(shí)過(guò)境遷，有關(guān)會(huì )議的內容和情況可能無(wú)法在記憶中復現了，甚至當時(shí)作出的重要決定可能也記不清了，這時(shí)就不妨查查會(huì )議記錄。會(huì )議記錄還可以成為一個(gè)部門(mén)和單位的歷史資料，若干年后，通過(guò)大量會(huì )議記錄可以了解這個(gè)單位的歷史進(jìn)程和發(fā)展狀況。
(三)會(huì )議記錄的特點(diǎn)
1.真實(shí)性
會(huì )議記錄的執筆者與其他文章的寫(xiě)作者有一個(gè)重要的區別，那就是他只有記錄權沒(méi)有改造權。會(huì )議是個(gè)什么樣就記成什么樣，與會(huì )者發(fā)言時(shí)說(shuō)了些什么就記下什么，記錄者不能進(jìn)行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴。
2.原始形態(tài)性
會(huì )議記錄是會(huì )議情況和內容的原始化的記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理，未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上，它跟會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要有著(zhù)很大不同。會(huì )議簡(jiǎn)報和會(huì )議紀要也是真實(shí)的，但不是原始的。雖然在內容上可能沒(méi)有太大差別，但在存在形態(tài)上，會(huì )議記錄跟會(huì )議簡(jiǎn)報和會(huì )議紀要的差異甚大。
3.完整性
會(huì )議記錄對會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況，對領(lǐng)導講話(huà)、與會(huì )者的發(fā)言、討論和爭議、形成的決議和決定等內容，都要記錄下來(lái)，一般沒(méi)有太多的選擇性。
二、會(huì )議記錄的寫(xiě)法
(一)標題
標題由會(huì )議名稱(chēng)加文體名稱(chēng)組成，就是《××××會(huì )議記錄》。如果使用的是專(zhuān)用的會(huì )議記錄本，連記錄二字也可省略，只寫(xiě)會(huì )議名稱(chēng)即可。
(二)會(huì )議組織概況
1.會(huì )議時(shí)間
要寫(xiě)明年、月、日，上午、下午或晚上，×時(shí)×分至×時(shí)×分。
2.開(kāi)會(huì )地點(diǎn)
如：××會(huì )議室、××禮堂、××現場(chǎng)等。
3.主持人的職務(wù)，姓名
如：校黨委書(shū)記×××、公司總經(jīng)理×××。
4.出席人
根據會(huì )議的性質(zhì)、規模和重要程度的不同，出席人一項的詳略也會(huì )有所不同。
有時(shí)可以只顯示身份和人數，如各院系黨總支書(shū)記和直屬黨支部書(shū)記31人、各部門(mén)經(jīng)理、全體與會(huì )代表等。
如果出席人身份復雜，如既有上級領(lǐng)導，又有本單位各部門(mén)的主要領(lǐng)導，還有各種有關(guān)人員，最好將主要人員的職務(wù)、姓名一一列出，其他有關(guān)人員則分類(lèi)列出。
5.列席人
包括列席人的身份、姓名，可參照出席人的記錄方法。
6.缺席人
如有重要人物缺席，應作出記錄。
7.記錄人
包括記錄人的姓名和部門(mén)。如：××(××辦公室秘書(shū))。
(三)會(huì )議內容
這部分隨著(zhù)會(huì )議的進(jìn)展一步步完成，沒(méi)有具體的固定模式。一般包含有以下方面：
會(huì )議的議題、宗旨、目的;
會(huì )議議程;
會(huì )議報告和講話(huà);
會(huì )議討論和發(fā)言;
會(huì )議的表決情況;
會(huì )議決定和決議;
會(huì )議的遺留問(wèn)題。
這些是一般會(huì )議都有的項目，但側重點(diǎn)會(huì )有所不同，先后次序會(huì )有所不同。
(四)結尾
可將主持人宣布的散會(huì )一項記入，也可以將散會(huì )一項略去不記。
最后，由主持人和記錄人對記錄進(jìn)行認真校核后，分別簽上姓名，以示對此負責。
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