怎樣對會(huì )議進(jìn)行有效的策劃

　　良好的會(huì )議策劃是會(huì )議成功的第一步，一個(gè)能夠令與會(huì )者帶著(zhù)滿(mǎn)意離開(kāi)的會(huì )議，必定是一個(gè)策劃周密的會(huì )議。會(huì )議策劃過(guò)程中年有三個(gè)要素，即會(huì )議目標、與會(huì )者和會(huì )議方案。

　　1.會(huì )議目標

　　任何一個(gè)會(huì )議都必須是為了達到某個(gè)目標，會(huì )議的目標決定了會(huì )議策劃的很多環(huán)節，只有確定了會(huì )議的目標，才可以確定哪些人參加會(huì )議，相應地才可以確定會(huì )議的地點(diǎn)、會(huì )議的議程和和會(huì )議預算。譬如一個(gè)跨國公司亞太總部的年度計劃會(huì )議，其目標是要通過(guò)會(huì )議確定未來(lái)的經(jīng)營(yíng)戰略和營(yíng)銷(xiāo)計劃，很顯然，這樣的會(huì )議要求一個(gè)高級別的會(huì )議場(chǎng)地，擁有先進(jìn)的會(huì )議設施，而且有安全、保密等方面的高要求，這樣的會(huì )議顯然與一個(gè)政府部門(mén)組織的行業(yè)會(huì )議不一樣。因此，只有確定了明確的會(huì )議目標和為達到目標所安排的會(huì )議內容，才可以確定會(huì )議的其它要素。

　　當然，您的會(huì )議目標還與許多因素有關(guān)，也許由于一些與會(huì )議有關(guān)的客觀(guān)因素的限制，你的會(huì )議目標并不一定能全部達到，這樣就需要對您的計劃做一些調整。在這個(gè)過(guò)程中我們的會(huì )議顧問(wèn)將和您一起探討您的會(huì )議目標，并從中抓住重點(diǎn)，在會(huì )議資源方面進(jìn)行整合，確保您的關(guān)鍵目標能夠實(shí)現。

　　2.與會(huì )者

　　一旦明確了會(huì )議目標，就可以確定哪些人需要參加會(huì )議。除了與會(huì )議目標、會(huì )議內容直接相關(guān)的與會(huì )者以外，另兩類(lèi)人是經(jīng)常需要考慮的，一是是否需要邀請不同類(lèi)型的貴賓，比如政府官員、行業(yè)主管、或者是專(zhuān)家學(xué)者等，這些人員的.參加可以提升會(huì )議的層次。二是是否允許(或邀請)與會(huì )者攜帶家屬。如果是參加人數較少的中、高層會(huì )議，可以考慮邀請家屬參加，以增進(jìn)中、高層員工之間的感情。另外，如果是獎勵旅游，也可以邀請家屬參加，以激勵這些獲得獎勵的員工更好地工作。

　　3.會(huì )議方案

　　會(huì )議策劃的結果，是一套完善的會(huì )議方案，包括會(huì )議概要(會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、與會(huì )人員等)、會(huì )議日程及相關(guān)實(shí)務(wù)、會(huì )議預算三個(gè)部分。

　　在會(huì )議概要部分，確定會(huì )議主題至關(guān)重要，會(huì )議主題應該與會(huì )議目標一致，同時(shí)具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區域合作會(huì )議可以“展望未來(lái)”作為主題，公司年會(huì )可以“營(yíng)銷(xiāo)整合提升績(jì)效”為主題。為讓主題更加生動(dòng)形象及深入人心，可以通過(guò)圖形標志來(lái)表達主題，表現“展望未來(lái)”的標志可以是未來(lái)風(fēng)格的設計，“營(yíng)銷(xiāo)整合”的主題可以用“涓涓細流，匯成奔騰的河流”之類(lèi)的圖形表示。當然，也可以用會(huì )議主題的字母縮寫(xiě)作為會(huì )議標志。

　　會(huì )議日程是會(huì )議方案的主體部分，這里要考慮的是與會(huì )者的到達和離開(kāi)時(shí)間、每一個(gè)時(shí)段的活動(dòng)安排、會(huì )議內容等，除正式會(huì )議議程外，包括進(jìn)餐、娛樂(lè )和中間休息等，都需要盡可能詳盡準確的考慮和時(shí)間安排。此外，令人激動(dòng)人心的開(kāi)幕式和閉幕式是需要重點(diǎn)考慮的環(huán)節。會(huì )議日程經(jīng)常是一份由時(shí)間和事件組成的表格，但是很多會(huì )議重要事項，不能在日程表中詳細列舉，因此對于會(huì )議策劃人員來(lái)說(shuō)，一份詳盡的、包含了會(huì )議從策劃、實(shí)施到評估反饋每一個(gè)環(huán)節的相關(guān)事務(wù)列表是必須的，這實(shí)際上是會(huì )議組織的一份藍圖，如果能夠按圖索驥，會(huì )議自然能夠組織得井井有條，達到預定的會(huì )議目標。

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