2015商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作基礎知識

　　為了更有效地學(xué)習并運用有關(guān)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的基本內容。

　　(一)商務(wù)文書(shū)的分類(lèi)

　　在實(shí)際工作中，大家可能會(huì )遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書(shū)，根據其形式和內容用途可以大致將其劃分為以下的類(lèi)型：

　　1. 按形式來(lái)劃分

　　以形式作為劃分標準，商務(wù)文書(shū)可以大致分為以下兩類(lèi)：

　　固定格式的商務(wù)文書(shū)

　　常見(jiàn)的固定格式的商務(wù)文書(shū)主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復。相比較而言，這類(lèi)商務(wù)文書(shū)的格式是有比較規范的要求的。

　　非固定格式的商務(wù)文書(shū)

　　而所謂非固定格式的商務(wù)文書(shū)，在日常工作中則往往應用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著(zhù)計算機和網(wǎng)絡(luò )一起興起的電子郵件。

　　2. 按內容用途來(lái)劃分

　　以?xún)热菀约坝猛咀鳛閯澐謽藴�，商�?wù)文書(shū)則又可以分為以下兩類(lèi)：

　　通用的商務(wù)文書(shū)

　　常見(jiàn)的通用商務(wù)文書(shū)主要有：通知、會(huì )議紀要、請示、批復、總結、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務(wù)文書(shū)而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內容中將對它們的寫(xiě)作方法進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的討論。

　　禮儀性的商務(wù)文書(shū)

　　而所謂禮儀性的商務(wù)文書(shū)，則主要是指賀信、賀電、邀請書(shū)、請柬以及慰問(wèn)信。

　　(二)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的作用

　　正如前文所提到的，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作是很多人工作的一部分;而每個(gè)人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過(guò)公心來(lái)實(shí)現——公司或單位好，個(gè)人才可以好。因此，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。

　　《福布斯》雜志的創(chuàng )始人——馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說(shuō)“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機會(huì )，幫助你擺脫困境，或者為你帶來(lái)財富”。也就是說(shuō)，寫(xiě)好商務(wù)文書(shū)在一定程度上能夠給大家帶來(lái)很大的經(jīng)濟利益。

　　【案例1】

　　單向溝通的表現

　　日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說(shuō)短信。在一般情況下，無(wú)論對方是否想接收短信，只要手機開(kāi)著(zhù)他就會(huì )收到，并且往往根據他自己當時(shí)的心情去詮釋短信的內容。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會(huì )和誤解。

　　(三)學(xué)習商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的關(guān)鍵

　　商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的核心內容包括以下幾個(gè)部分，這些內容也就是本課程的主要構成：

　　商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作步驟以及相應的重點(diǎn);

　　商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作技巧;

　　商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的注意事項;

　　商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作應掌握的范例。

　　(四)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特點(diǎn)與要素

　　1. 商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特點(diǎn)。提煉出商務(wù)文書(shū)以下的特點(diǎn)：

　　簡(jiǎn)明

　　正所謂“句中無(wú)余字，篇內無(wú)贅語(yǔ)”，“簡(jiǎn)明”是商務(wù)文書(shū)首要特點(diǎn)。

　　準確

　　而所謂“準確”，就是要求商務(wù)文書(shū)要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門(mén)閉戶(hù)掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個(gè)意思重復三次。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作應追求盡量用一段話(huà)、一句話(huà)甚至是一個(gè)詞將核心意思表達出來(lái)。

　　樸實(shí)

　　所謂“樸實(shí)”，就是指在商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個(gè)方面顯示自己的實(shí)力和水平了。

　　莊重

　　所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書(shū)中對整體風(fēng)格的把握不要過(guò)于詼諧幽默，太多的玩笑會(huì )極大地影響文書(shū)的嚴肅性。

　　規范

　　商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作在很多方面還具有規范性強的特點(diǎn)，其中標點(diǎn)符號的規范性就尤為重要，但是卻往往被大家所忽視。

　　2. 商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的要素

　　商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作有以下四個(gè)要素：

　　主旨

　　所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書(shū)的中心思想，即作者所要表達的意思。就是應該對方看到該商務(wù)文書(shū)后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動(dòng)。在主旨方面，應該遵循“正確、務(wù)實(shí)、集中、鮮明”的原則。

　　材料

　　好的商務(wù)文書(shū)不是一蹴而就，需要圍繞作者的主旨來(lái)收集很多相關(guān)方面的素材。在材料方面，應該遵循“收集要多、選擇要嚴、使用要巧”的原則。

　　結構

　　好的商務(wù)文書(shū)還應該具有良好的結構，否則會(huì )導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時(shí)間，而需要去強調的內容則被相應的弱化。在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

　　語(yǔ)言

　　如果說(shuō)主旨、材料以及結構構成了商務(wù)文書(shū)的骨骼，那么在其中行文的語(yǔ)言就是對其進(jìn)行填充和豐富的血肉。在語(yǔ)言方面，應該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重、表達規范準確簡(jiǎn)練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫(xiě)檢查以保證用詞的準確。

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