秘書(shū)準備會(huì )議通知須知

　　在日新月異的現代社會(huì )中，需要使用通知的場(chǎng)合越來(lái)越多，各種類(lèi)型的通知各有不同的寫(xiě)法。相信許多人會(huì )覺(jué)得通知很難寫(xiě)吧，下面是小編為大家收集的秘書(shū)準備會(huì )議通知須知，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　會(huì )議通知：

　　按形式分，有口頭通知和書(shū)面通知；按通知的行為方式分，有面對面通知、電話(huà)通知、電腦通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。

　　書(shū)面通知按傳遞方式分，有內部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知；按作用又可分為預告通知和正式通知。會(huì )議邀請函、請柬也是會(huì )議通知的書(shū)面形式。

　　書(shū)面通知：

　　以寄、發(fā)書(shū)面文字的形式所進(jìn)行的會(huì )議通知。會(huì )議書(shū)面通知除具有正規莊重的特點(diǎn)外，也具有備忘和作為會(huì )議入場(chǎng)或報到憑證的作用。發(fā)會(huì )議通知要盡量早些，以便使與會(huì )人員接到通知后，有充足的時(shí)間準備和趕到會(huì )場(chǎng)，也便于會(huì )務(wù)人員安排回程的車(chē)、船、機票。有的會(huì )議對發(fā)通知有規定的時(shí)間，如人大常委會(huì )議的通知要在報到前1周至2周發(fā)出。當然，一般的會(huì )議沒(méi)有必要過(guò)早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會(huì )期。做好發(fā)通知這項工作，需要在平時(shí)打好基礎，不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時(shí)修正。機關(guān)單位內部所發(fā)的書(shū)面通知，要求當事人簽名，當事人不在，請別人代轉通知，也要求代轉通知人簽名，事后通知人要追蹤落實(shí)。

　　電報通知：

　　寫(xiě)電報時(shí)要求在明了的基礎上做到簡(jiǎn)潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項內容都要寫(xiě)得明確具體，不能讓對方猜測。在不能確認被通知單位或個(gè)人是否參會(huì )時(shí)，應要求對方接到通知后回電。

　　傳真和電腦通知：

　　務(wù)必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是個(gè)別地方不清晰，可以通過(guò)電話(huà)方式告訴對方。如果整頁(yè)模糊不清，就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清，就要考慮采取電話(huà)方式了，讓對方做好電話(huà)通知的記錄。

　　墻報通知：

　　墻報通知要求寫(xiě)清何事、何時(shí)、何地、何人這幾個(gè)要素。如果參會(huì )對象無(wú)法預計(比如一些自由參會(huì )的演講會(huì )、報告會(huì ))，要安排大一點(diǎn)的會(huì )場(chǎng)才行，以免到會(huì )人數太多，會(huì )場(chǎng)容納不下，造成不好的效果。

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