企業(yè)內部采購審計報告范文

　　審 計 報 告

　　(供銷(xiāo)部采購職能審計)

　　編號：

　　導 言

　　根據我們的年度工作計劃和總經(jīng)理辦公會(huì )議安排，我們自X年X月X日至X年X月X日，就供銷(xiāo)部X年X—X月份的采購職能履行情況進(jìn)行了審計。我們的審計工作是按照國際內部審計師協(xié)會(huì )頒布的內部審計實(shí)務(wù)標準開(kāi)展的，同時(shí)在對該部門(mén)的內部控制審計時(shí)，參照了由C0SO發(fā)布的《企業(yè)內部控制框架》的相關(guān)標準。本報告分為導言、摘要、聲明、正文、附件等四個(gè)部分。

　　聲 明

　　以下的聲明是我們出具審計報告的前提假設，我們認為認真閱讀本聲明，有助于準確理解報告內容，特別是審計發(fā)現和審計建議：

　　1、建立健全采購業(yè)務(wù)的控制制度，最小化控制風(fēng)險，并有效履行采購職能，是供銷(xiāo)部管理層及全體員工的責任;我們的責任是通過(guò)實(shí)施必要的審計程序，對采購職能控制制度的健全性、執行有效性、采購職能的經(jīng)濟性和效果進(jìn)行確認，并提供相應的改進(jìn)建議。

　　2、在審計過(guò)程中，我們從洛礦動(dòng)供科、財務(wù)部、供銷(xiāo)部收集了一些相應的基礎數據，這些數據的真實(shí)性、完整性由提供單位承擔;我們在對數據進(jìn)行分析性復核的基礎上決定是否采用。

　　3、鑒于審計時(shí)間比較緊張及內部審計權限的限制，我們未執行對個(gè)別采購品種采購價(jià)格的經(jīng)濟性進(jìn)行外調的程序。

　　4、對于已經(jīng)多次提到的控制缺陷，比如供應商檔案建立、供應商評價(jià)、專(zhuān)業(yè)能力等，我們已經(jīng)從審計發(fā)現中刪除或者未展開(kāi)討論。

　　5、除特別指明的日期外，其他業(yè)務(wù)的審計截止日期為X年X月X日，審計報告日期為X年X月X日。

　　6、由于審計報告不是采購業(yè)務(wù)工作總結，所以在報告中更多關(guān)注的是控制缺陷，而未探討其經(jīng)驗和先進(jìn)做法，這并不表明供銷(xiāo)部的工作沒(méi)有值得推廣的經(jīng)驗和做法。

　　7、對采購預算的強調并非針對資金支付的及時(shí)性，而主要是其編制的準確性，以及對預算控制的損害。

　　正 文

　　一、供銷(xiāo)部的基本情況

　　供銷(xiāo)部是我公司的一個(gè)重要部門(mén)，承擔著(zhù)全公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設所需材料物資、機械設備的采購供應以及電解銅、銅精礦、粗銅等產(chǎn)成品及其副產(chǎn)品硫酸、伴生品鐵粉的銷(xiāo)售工作。

　　目前，供銷(xiāo)部共有從業(yè)人員11名，平均年齡40歲，平均學(xué)歷為大專(zhuān)，平均為五龍服務(wù)71個(gè)月。

　　據統計，供銷(xiāo)部采購的各類(lèi)物資設備共47大類(lèi)，約4200個(gè)不同規格的品種。從X年元月自X年10月末，供銷(xiāo)部共采購各類(lèi)物資設備14683萬(wàn)元，平均勞動(dòng)生產(chǎn)率350萬(wàn)元/人.年。供銷(xiāo)部的全體員工通過(guò)艱辛努力，基本上完成了正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設的材料物資、機械設備供應任務(wù)，認真履行了控制制度賦予的部門(mén)職責。

　　二、審計目的、依據

　　在編制采購職能審計方案中確定的審計目的主要包括：

　　1、確定采購業(yè)務(wù)的控制制度是否健全、合理;

　　2、確定采購業(yè)務(wù)控制制度的執行是否有效;

　　3、確定目前采購業(yè)務(wù)存在的缺陷并提出相應的改進(jìn)建議。

　　我們參照以下標準開(kāi)展采購職能審計工作：

　　1、公司內部控制制度文本中與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的政策、程序;

　　2、COSO發(fā)布的《企業(yè)內部控制框架》;

　　3、財政部發(fā)布的《企業(yè)內部控制具體規范-采購與付款》和《企業(yè)內部控制具體規范-存貨》;

　　4、國際內部審計師協(xié)會(huì )(IIA)發(fā)布的內部審計實(shí)務(wù)標準與公告。

　　三、審計范圍、程序

　　審計方案確定的審計范圍包括：

　　1、供銷(xiāo)部2009年1—10月的采購業(yè)務(wù)，含采購合同、招標文件、采購結算文件、資金預算等;

　　2、對于分析性復核所需數據，則追溯至以前年度;

　　我們按照以下審計程序開(kāi)展審計工作，以收集充分、相關(guān)與可靠的審計證據：

　　1、審閱相關(guān)的內部控制制度，以確定采購制度的健全性、合理性;

　　2、對關(guān)鍵控制制度進(jìn)行穿行測試、并行測試、觀(guān)察，以確定制度執行的有效性;

　　3、詢(xún)問(wèn)業(yè)務(wù)人員，為初步審計意見(jiàn)提供佐證，尋求改進(jìn)采購工作的建議;

　　4、收集整理業(yè)務(wù)數據，進(jìn)行分析性復核。

　　四、審計發(fā)現

　　(一)控制制度的健全性與合理性

　　公司對采購業(yè)務(wù)的制度規范主要在《公司章程》、《財務(wù)管理制度》、《采購管理制度》、《工程項目管理制度》、《資金管理辦法》、《采購與付款管理辦法》中有所體現。這些制度分別就采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)中的請購與預算、供應商確定、合同訂立、采購與驗收、采購付款與記錄、報告分析等關(guān)鍵控制環(huán)節作了相應規定，同時(shí)對于內部控制中的共性問(wèn)題比如組織結構、職責分離、職業(yè)道德也作出了初步規范。詳見(jiàn)后附的《現行控制制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規定一覽表》。

　　對照由財政部頒布的《企業(yè)內部控制具體規范――采購與付款》的相關(guān)規定，我們可以發(fā)現，現行控制制度中對于采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的主要環(huán)節均作出了規定，但在以下幾方面未涉及或規定不夠明確：1、供應商確定環(huán)節的詢(xún)價(jià)、比價(jià)程序，招標程序過(guò)于籠統，可操作性不強;2、未規定業(yè)務(wù)員的定期輪崗;3、對于采購退貨的相關(guān)業(yè)務(wù)未規定;4、對供應商的檔案管理、供應商評價(jià)雖有提及，但未制定詳細規則;5、對采購質(zhì)量的鑒定及責任劃分未規定。

　　(二)控制制度執行的有效性

　　正如在《現行控制制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規定一覽表》中所列舉的一樣，供銷(xiāo)部在履行采購業(yè)務(wù)的相關(guān)制度時(shí)，有25項能有效執行，有效率為58.14%，未執行的條款7項，占比重16.28%，雖執行但效果或效率不明顯的11項，占比重25.58%。其中：

　　1、未執行“對庫存存貨的管理要根據――重要的少數和次要的多數――原則進(jìn)行分類(lèi)，實(shí)行ABC管理”

　　針對這一問(wèn)題，我們就五龍實(shí)業(yè)與五龍銅業(yè)的平均采購金額按照ABC管理的原則進(jìn)行了分類(lèi)梳理，在所有采購的39大類(lèi)物品(不包括設備類(lèi))中，可以將生產(chǎn)用藥劑等5類(lèi)物資作為A類(lèi)管理，采購金額約1041萬(wàn)元，占總比重約73.5%，對于A(yíng)類(lèi)物資應當重點(diǎn)關(guān)注，由供銷(xiāo)部負責人投入最多的精力和資源，密切掌握其合理庫存、供應商、價(jià)格變動(dòng)等信息;象電機車(chē)等15類(lèi)物品作為B類(lèi)管理，采購金額約308萬(wàn)元，占采購總比重約21.7%，對于B類(lèi)物品應當關(guān)注，但力度可以略低于A(yíng)類(lèi);象軸承、工具等19類(lèi)物品作為C類(lèi)物品，對于C類(lèi)物品可以交由一般人員管理和關(guān)注，供銷(xiāo)部門(mén)負責人則投入較小的精力和關(guān)注。通過(guò)實(shí)行ABC管理能夠讓管理者從紛繁的業(yè)務(wù)中解脫出來(lái)，將更多的資源分配到對生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)起著(zhù)關(guān)鍵作用的物品上。

　　需要說(shuō)明的是：一、上述分析是基于洛礦的材料物資系統的數據都真實(shí)準確的假設上的，如果數據有所出入，則需另行對ABC分類(lèi);二是鑒于時(shí)間、數據取得等因素的制約，我們僅僅按大類(lèi)進(jìn)行了ABC分析，如果從便于管理出發(fā)，則需要根據這一原則將采購物品ABC分類(lèi)到具體品種上去;三是我們的分析僅僅考慮了采購金額這一因素，在實(shí)際操作中還應當綜合考慮單次采購成本、采購周期、物品的易取得性等其他因素;這正是供銷(xiāo)部門(mén)下一步應當考慮的工作。

　　2、未有效執行“應當參考上月品種單價(jià)，并結合貨款拖欠的實(shí)際情況，編制采購資金預算表”

　　準確編制預算是實(shí)施控制活動(dòng)的重要方法之一，物資采購資金支出平均每年約3000多萬(wàn)元，占公司資金總流出的30%以上，采購預算編制的準確與否直接關(guān)系著(zhù)公司總體資金預算，目前，不僅是供銷(xiāo)部的資金預算編制不準確，財務(wù)部在編制總體資金預算時(shí)，也未遵照規范的編制程序，使得預算的作用大打折扣，并未真正發(fā)揮預算的控制職能。以下是X年—X年1-10月的采購資金預算及其執行情況表：

　　(略)

　　從上表可以看出，采購預算的執行情況不是太好，經(jīng)分析：資金短缺并非主要原因，因為在X-X年公司的資金實(shí)際上是寬裕的，而其完成率也僅僅是61.3%和66.7%;拖延供應商貨款也不是主要原因，因為如果經(jīng)常的拖延貨款，那么我們應付給供應商的貨款就應高達8000余萬(wàn)元，而實(shí)際上每年平均應付供應商貨款在300萬(wàn)元左右。通過(guò)進(jìn)一步深入了解，采購預算完成率之所以這樣低的原因是未規范地編制預算，其中包括兩個(gè)方面：一是對于上月已經(jīng)列入預算，但未支付的貨款，在編制當月預算時(shí)又重新增加預算，這樣就無(wú)形中虛列了大筆預算;另一個(gè)是在編制預算時(shí)的公式――當月采購預算額=本月采購總額+以前月份采購當月應當支付的資金-當月采購應當以后月份支付的資金，遺憾的是供銷(xiāo)部在編制預算時(shí)并未采用規范的方式。

　　3、未有效執行“10萬(wàn)元以上大型設備和材料必須組織招標”

　　我們對2009年1—10月份所有超過(guò)10萬(wàn)元的采購合同進(jìn)行了分析，發(fā)現：在此期間單次采購金額在10萬(wàn)元以上的合同共45宗，涉及金額1327.62萬(wàn)元，其中通過(guò)招標確定供應商的23宗，合同金額890.2萬(wàn)元，占總金額的67.05%;通過(guò)比價(jià)程序確定供應商的20宗，合同金額364萬(wàn)元，占總金額的27.4%。

　　4、未有效執行“供應商確立后，1000元以上的材料物資必須簽訂合同”

　　X年1—9月份，供銷(xiāo)部共簽訂各類(lèi)采購合同335份，我們通過(guò)隨機方式抽取了52份合同，分別就合同是否進(jìn)行了比價(jià)程序、合同簽訂是否逐級審批、實(shí)際采購數量是否與合同數量存在較大出入等方面作了認真審查，經(jīng)審查發(fā)現：合同訂立程序執行有效的份數計37份，金額569919元，分別占到樣本總數的71%和73.6%，那么根據統計學(xué)原理，我們可以有95%的把握確定――當年按規定程序簽訂的有效采購合同在235份至306份之間，合同金額在1213至1682萬(wàn)元之間。

　　5、未有效執行“對于供貨發(fā)票和入庫手續齊全的業(yè)務(wù)，供銷(xiāo)部應于手續齊全之日起五個(gè)工作日內辦理結束與財務(wù)部的結算工作”

　　根據部門(mén)職責的劃分和不相容職責分離的原則，供銷(xiāo)部系采購業(yè)務(wù)執行部門(mén)，財務(wù)部系應付帳款部門(mén)。當采購業(yè)務(wù)的相關(guān)手續齊全時(shí)，供銷(xiāo)部必須及時(shí)提交財務(wù)部結算，而不是象目前那樣將所有手續保管在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中，因為這樣一方面有損于會(huì )計核算的及時(shí)性原則，另一方面手續的多頭存放不利于安全。據不完全統計，截止2009年12月31日，在供銷(xiāo)部業(yè)務(wù)員處超期存放而未及時(shí)結算的采購業(yè)務(wù)計72.52萬(wàn)元，其中時(shí)間最長(cháng)的157天，最短的4天。如果根據《采購與付款管理辦法》第三十條的規定，則應處罰相關(guān)人員355元，考慮到相關(guān)部門(mén)之間未能有效溝通，不僅僅是供銷(xiāo)部的責任，故予以警告。

　　(三)經(jīng)營(yíng)效率、效果方面

　　在對采購業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)效率的審計時(shí)，鑒于時(shí)間緊、權力有限、相應數據取得成本太高等方面的制約，我們著(zhù)重考慮了采購業(yè)務(wù)對材料存貨周轉率、采購質(zhì)量對生產(chǎn)成本的整體影響，而沒(méi)有就個(gè)別品種的采購價(jià)格是否過(guò)高問(wèn)題作深入探討。

　　1、材料周轉緩慢，庫存成本較大

　　經(jīng)統計，洛礦2008年和2009年1-10月的平均材料庫存(均不含設備)分別為580.73萬(wàn)元和485.79萬(wàn)元，平均周轉天數達到194天和181天。這樣的周轉率是否先進(jìn)合理?由于沒(méi)能獲得行業(yè)數據，我們不好下結論。不過(guò)，我們對截止2009年末，超過(guò)180天庫齡的庫存材料作了簡(jiǎn)單統計，其中超過(guò)180天的庫存為111.34萬(wàn)元。

　　同時(shí)，我們也分別對洛礦的選礦和冶煉環(huán)節制造成本中的材料消耗情況作了統計(具體數據見(jiàn)附表)，從表中可以看出：每生產(chǎn)一噸銅精礦含銅，需要消耗材料約3000元(占其制造成本的25%)，每生產(chǎn)一噸電解銅，需要消耗材料約2000元;如果每年的銅精礦含量和電銅產(chǎn)量分別為2200噸和3000噸的話(huà)，則年材料消耗總額約1260萬(wàn)元;如果材料儲備期分別確定為3個(gè)月、4個(gè)月的話(huà)，平均材料庫存應分別為315萬(wàn)元和420萬(wàn)元，那么2009年期末的實(shí)際庫存將分別超過(guò)229萬(wàn)元和124萬(wàn)元，除增加的保管成本、材料的貶值不便計算外，每年僅增加的利息費用約13萬(wàn)元。

　　之所以出現這種現象的原因，我們認為：一是材料請購時(shí)未認真考慮庫存現狀;二是供銷(xiāo)部對生產(chǎn)單位的請購計劃審核不嚴;三是截止目前，我們仍未建立起材料物資的合理庫存、安全庫存、經(jīng)濟訂貨批量等控制措施;四是這些庫存中仍然存在相當比例的積壓、不對路、型號不符、質(zhì)量缺陷等問(wèn)題的物品。那么更深層次的原因，可能是采購業(yè)務(wù)的信息化開(kāi)展嚴重滯后，采購業(yè)務(wù)員對生產(chǎn)單位的實(shí)際情況不夠了解，采購部門(mén)與生產(chǎn)使用單位溝通不夠流暢。

　　2、招標程序不夠科學(xué)，對采購質(zhì)量的重視程度有待加強

　　今年供銷(xiāo)部組織招標27次，涉及金額2785萬(wàn)元，從招標過(guò)程來(lái)看，一方面招標的準備工作不充分，表現在未掌握采購物品的標底，以及對材料的技術(shù)要求(象正常的使用期限等)未明確;另一方面對投標人的資質(zhì)預審不嚴，致使一些不符合條件者參與了投標，甚至中標;再一方面對供應商的確定過(guò)高地側重了價(jià)格。由于招標程序不夠科學(xué)，致使個(gè)別不合格供應商中標，這就會(huì )購入一些質(zhì)量存在瑕疵的材料，從而影響到生產(chǎn)。

　　比如，在洛礦統計的X年度材料質(zhì)量影響生產(chǎn)的數據中，鋼板、電纜、鑄模、襯板、過(guò)濾布等物品或質(zhì)量存在瑕疵，或使用時(shí)間嚴重短于標準使得造成使用單位直接損失約26萬(wàn)元。

　　五、審計意見(jiàn)

　　經(jīng)審計，我們認為：供銷(xiāo)部基本上保障了公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設的物資供應，在相當程度上履行了部門(mén)職責;供銷(xiāo)部的采購業(yè)務(wù)控制環(huán)境、風(fēng)險評估是合適的，控制活動(dòng)、信息與溝通、持續監控有待于加強;控制活動(dòng)、信息與溝通、持續監控的相關(guān)制度的執行有效性仍然需要強化，主要表現在采購預算的準確編制、存貨的分類(lèi)管理、業(yè)務(wù)員的定期輪崗、業(yè)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)勝任能力、科學(xué)招標、供應商信息建立與完善、采購業(yè)務(wù)的報告分析、采購的信息化等方面。

　　六、審計建議

　　針對以上審計發(fā)現，在與供銷(xiāo)部充分溝通的基礎上，我們提出以下建議，供管理層參考：

　　1、進(jìn)一步完善相關(guān)采購制度并提高其執行的有效性

　　目前需要進(jìn)一步完善的控制制度包括供應商的確定(詢(xún)價(jià)、比價(jià)、招標規則的細化)、招標的具體辦法、采購質(zhì)量控制、采購業(yè)務(wù)的信息化(包括采購業(yè)務(wù)信息化和供應商檔案信息化)等;

　　2、加強業(yè)務(wù)學(xué)習，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　采購業(yè)務(wù)也是一門(mén)科學(xué)，也遵循一定的規律，通過(guò)持續不斷的學(xué)習與培訓，可以掌握科學(xué)的理論和先進(jìn)理念，從而最大限度地提高采購工作的效率和效果;

　　3、科學(xué)招標，力求實(shí)現采購業(yè)務(wù)的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉

　　質(zhì)優(yōu)價(jià)廉是采購職能的目標，其中質(zhì)優(yōu)居于首位。實(shí)現這一目標的方式應當包括兩個(gè)方面：一是對使用單位的基本情況了如指掌，二是科學(xué)招標。

　　4、加強采購預算管理和信息化建設

　　一是，從采購業(yè)務(wù)信息化入手，做好采購物品的合理庫存、正常庫齡、安全庫存、經(jīng)濟訂貨量等各項基礎工作，從而提高采購預算編制的準確性;二是，采購資金預算由供銷(xiāo)部根據采購合同提出初步方案，由財務(wù)部按照規范的編制程序進(jìn)行編制，以便真正發(fā)揮預算的控制職能。

　　附 件

　　1、xx年采購情況統計表(表4)

　　2、現行制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規定一覽表(表5)

　　3、供銷(xiāo)部xx采購預算執行情況統計表(表6)

　　4、洛礦、冶煉廠(chǎng)近年材料消耗成本統計表(3)

　　5、供銷(xiāo)部的反饋意見(jiàn)

　　內控審計部

　　X年X月X日

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