一定要知道的各種會(huì )議通知
歡迎來(lái)到CN人才網(wǎng)，今天小編給大家介紹的是一定要知道的各種會(huì )議通知，希望對大家有幫助。
一、要求準備匯報材料的會(huì )議通知
有的會(huì )議要求企業(yè)與會(huì )代表準備匯報材料。
這樣的會(huì )議通知發(fā)出應當盡量提前，早出“安民告示”，給與會(huì )代表單位留有充足的準備時(shí)間，這有利于提高會(huì )議的質(zhì)量。如例1《通知》，成文時(shí)間是xxx4年2月10日，距離3月19日開(kāi)會(huì )，準備時(shí)間應當是綽綽有余的。
例1分析�！锻ㄖ返恼牟糠�，“通知緣由”：講清了開(kāi)會(huì )依據、會(huì )議組織者、開(kāi)會(huì )時(shí)間、會(huì )議名稱(chēng)。然后，用承啟語(yǔ)轉入“通知事項”：包括通知具體會(huì )議時(shí)間和報到日期、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議內容、參加會(huì )議的人員和名額、會(huì )議接站安排、各單位應準備的匯報資料內容、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)和傳真等。其“執行要求”：主要是提出參加會(huì )議的人員名單回執時(shí)限、要求機場(chǎng)、火車(chē)站接站信息溝通時(shí)限、要各單位準備匯報資料等。
【例1】
××××集團公司關(guān)于召開(kāi)物資工作會(huì )議的通知
各直屬公司、總廠(chǎng)、廠(chǎng)、院：
為了貫徹中央經(jīng)濟工作會(huì )議精神，集團公司定于3月中旬召開(kāi)xxx4年度物資工作會(huì )議�，F將有關(guān)事項通知如下：
一、會(huì )議時(shí)間：xxx4年3月19日至21日，會(huì )期3天，3月18日報到。
二、會(huì )議地點(diǎn)：北京××賓館(北京××區××路×號)。
三、會(huì )議內容：
1.貫徹中央經(jīng)濟工作會(huì )議、總公司第××次經(jīng)理(廠(chǎng)長(cháng))會(huì )議以及固定資產(chǎn)投資工作會(huì )議精神。
2.總結xxx3年物資供應工作經(jīng)驗，進(jìn)行經(jīng)驗交流和表彰獎勵。
3.部署xxx4年物資供應工作。
四、參加會(huì )議的人員和名額見(jiàn)附表。參加會(huì )議的人員名單回執請于3月8日前報到××公司經(jīng)理部。
五、3月18日報到當天，首都機場(chǎng)全天接站�；疖�(chē)站憑電報、傳真或電話(huà)接站。會(huì )議代表請于3月15日前將到達日期及所乘車(chē)次、航班告××公司經(jīng)理部。
六、請各單位按會(huì )議內容做好以下準備：
1.本單位貫徹落實(shí)總公司實(shí)行統一組織訂貨的做法、經(jīng)驗、體會(huì );
2.對進(jìn)一步深化物資流通體制改革的意見(jiàn)和建議;
3.本單位xxx4年物資需求計劃。
七、聯(lián)系人：xxxx
聯(lián)系電話(huà)：xxxxxxxxxxxx
傳 真：xxxxxxxxxxx
(××××集團公司印章)
xxx年二月十日
例1《通知》屬于復雜性會(huì )議通知。標題寫(xiě)明了會(huì )議名稱(chēng)。正文約400字，在點(diǎn)明會(huì )議目的后，用“現將有關(guān)事項通知如下”的承啟語(yǔ)導入會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、內容并告知接站情況;最后對參加會(huì )議的單位提出三點(diǎn)要求。其文字之簡(jiǎn)練，內容之全面，條理之清楚，自不待言。
這里特別提請讀者注意的是，例1《通知》中幾個(gè)時(shí)限的確定，都是有講究的。
xxx4年2月10日發(fā)文(距開(kāi)會(huì )37天)，已如上述，時(shí)間、空間足夠與會(huì )單位作相應準備。要求3月8日前報來(lái)參加會(huì )議的人員名單回執(距發(fā)文17天，距開(kāi)會(huì )11天)，既是讓與會(huì )單位有足夠時(shí)間研究確定與會(huì )人員名單，又是讓會(huì )議組織者能夠根據與會(huì )人員級別和專(zhuān)業(yè)(涉及討論分組以及小組召集人、記錄員的遴選)、性別(涉及住房調配)、是否少數民族(涉及是否需要分餐或特殊照顧)等等比較從容地進(jìn)行各項會(huì )務(wù)安排。
要求3月15日前報來(lái)參加會(huì )議的人員到達日期及所乘車(chē)次、航班(距開(kāi)會(huì )4天)，是因為各與會(huì )單位情況千差萬(wàn)別、事情也千變萬(wàn)化，如果過(guò)早確定出差方式(飛機、火車(chē))以及航班、車(chē)次，不現實(shí)，到頭來(lái)還可能生變。但，這時(shí)間也不能再往后推遲，比如推后到緊挨開(kāi)會(huì )的前夕。因為，從會(huì )議通知看，會(huì )議代表來(lái)自四面八方，會(huì )議組織者還要調配足夠數量的各種車(chē)型的車(chē)輛、駕駛員、接待員，保證集中到達的有大客車(chē)或面包車(chē)接，零星到達的有小轎車(chē)接;接到之后，馬上能送到住地，減少在機場(chǎng)、火車(chē)站或者路途上潴留的時(shí)間，讓代表休息好，保證會(huì )開(kāi)好。
二、告之參加訂貨會(huì )的會(huì )議通知
【例2】
關(guān)于召開(kāi)xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì )的通知
各用戶(hù)單位：
我公司計劃于xxx1年12月在廣州召開(kāi)xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì )。為開(kāi)好會(huì )議，現將有關(guān)事項通知如下：
一、會(huì )議時(shí)間：xxx4年12月15日至18日，會(huì )期4天。12月14日報到。
二、會(huì )議地點(diǎn)：廣州紫荊苑賓館(廣州天河區林和東路1518號)。
三、參會(huì )名額：由于會(huì )議場(chǎng)所和住宿條件所限，各與會(huì )單位參加會(huì )議的名額，以每單位不超過(guò)2人為限，請勿超員。參加會(huì )議的人員名單回執請于12月5日前通過(guò)電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過(guò)普通郵件寄至我公司供銷(xiāo)公司經(jīng)理辦公室。
四、接站安排：會(huì )議代表到達廣州日期及所乘車(chē)次、航班請于12月10日前告我公司供銷(xiāo)公司經(jīng)理辦公室。12月14日報到當天，廣州白云機場(chǎng)全天接站。乘坐其它時(shí)間航班飛機的以及火車(chē)的則憑電子郵件、傳真或電話(huà)通知接站。
五、資料準備：請各單位參加會(huì )議代表提前做好相關(guān)準備。如有可能，請提前將貴單位xxx5年計劃需我公司供應的產(chǎn)品種類(lèi)、數量明細表，與貴單位參加會(huì )議人員名單回執一起通過(guò)電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過(guò)普通郵件寄至我公司供銷(xiāo)公司經(jīng)理辦公室，以便我們及早做好產(chǎn)品供應平衡工作。
六、聯(lián)系方式：
1. 聯(lián)系人：xxxx。
2. 電 話(huà)：xxxxxxxxx。
3. 傳 真：xxxxxxxxx。
4. E-Mail: xxxxxxxxx@yahoo.com.cn
5. 郵 編：xxxxxx
6. 地 址：××市××區興華路888號××石化供銷(xiāo)公司經(jīng)理辦公室
(××石油化工股份有限公司印章)
xxx年十一月一日
我們已經(jīng)討論過(guò)例1《通知》，再來(lái)檢視例2《通知》，類(lèi)似地，其正文部分“通知緣由”、“通知事項”和“執行要求”三項一應俱全，且擬稿者為會(huì )議、為準備與會(huì )的用戶(hù)考慮甚周，還與時(shí)俱進(jìn)地引用了電子郵件這樣快捷、準確、方便的聯(lián)系方式，本來(lái)是無(wú)須多費口舌進(jìn)行分析的。但仔細琢磨之后，問(wèn)題“暴露”出來(lái)了。
國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第一章總則第二條定義，“行政機關(guān)的公文(包括電報，下同)，是行政機關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具�！薄巴ㄖ笔欠ǘü牡囊环N，“適用于批轉下級機關(guān)的公文，轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項，任免人員”，自然是“具有法定效力和規范體式的文書(shū)”。而××石油化工股份有限公司與各用戶(hù)單位之間并不存在上下級隸屬關(guān)系，前者無(wú)權對后者發(fā)送任何類(lèi)型的通知，只能以“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項”的“函”告知(也類(lèi)似“通知”)有關(guān)事宜。
故而，例2《通知》的標題“關(guān)于召開(kāi)xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì )的通知”宜改為“關(guān)于召開(kāi)xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì )的函”;相應地，承啟語(yǔ)“現將有關(guān)事項通知如下”則宜改一字而為“現將有關(guān)事項函告如下”。如此，例文中多處使用“請”、“貴單位”等敬辭既符合雙方是不相隸屬的關(guān)系，也符合“函”這一文種的體式的要求。
三、表格式通知
1.格式固定、出手快捷的類(lèi)表格式會(huì )議通知
我原先所在xxx石化公司的年輕同事，善于動(dòng)腦筋，因事因人制宜。他們通過(guò)電腦制作公司領(lǐng)導班子中心組學(xué)習會(huì )議通知(見(jiàn)例3《通知》)，非常簡(jiǎn)便。
其中，“學(xué)習地點(diǎn)”、“主持人”、“參加人員”、“列席人員”一般固定不變;“學(xué)習時(shí)間”的年、月、日、時(shí)、分等時(shí)間單位是不會(huì )變的，每次擬寫(xiě)通知時(shí)只要變動(dòng)月份、日期、星期、上下午和鐘點(diǎn)數就行了;只有“學(xué)習內容”每次要根據不同的具體要求鍵入。印好后，只要填上某某某領(lǐng)導同志的名字即可分送。
這樣表格化的會(huì )議通知，擬寫(xiě)簡(jiǎn)單，填充即成，受文者一目了然，效率高，效果好，減輕了秘書(shū)的勞動(dòng)強度，公文格式上也是可行的。這種通知一般宜在企業(yè)內部應用。
【例3】
公司領(lǐng)導班子中心組學(xué)習通知
�。�
定于xxx4年2月28日進(jìn)行公司領(lǐng)導班子中心組學(xué)習，具體事項通知如下：
一、學(xué)習時(shí)間：2月28日(星期六)上午9：00
二、學(xué)習地點(diǎn)：公司大樓3302會(huì )議室
三、主持人：xxx
四、參加人員：全體公司領(lǐng)導
五、列席人員：組織部、宣傳部、公司紀委、黨辦負責人
六、學(xué)習內容：
1.吳官正在中央紀委第三次全體會(huì )議上的講話(huà)
2.王作然在集團公司紀檢監察工作會(huì )議上的講話(huà)
xxx石化有限責任公司黨辦
xxx石化股份有限公司黨辦
xxx年二月二十六日
2.邀請函式會(huì )議通知
無(wú)獨有偶，以邀請函形式出現的會(huì )議通知(即實(shí)際是起會(huì )議“通知”作用)也是表格式的(見(jiàn)例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化產(chǎn)品訂貨會(huì )函更簡(jiǎn)單。其標題既省略了發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(xxx石化供銷(xiāo)公司)，也簡(jiǎn)化了事由或主要內容(概括為無(wú)所不包的“邀請”二字)，只有文種是明確的(函)。正文則如同填充題，確實(shí)擬寫(xiě)容易，簡(jiǎn)單明了，使復雜性的會(huì )議通知或函變?yōu)楹?jiǎn)單性的，給了我們探索某些公文制作模式化的可能性以有益的啟示。
【例4】
邀 請 函
****公司 ：
茲定于****年**月**日起在**市召開(kāi)****年xxx石化**產(chǎn)品用戶(hù)座談會(huì )。謹邀貴單位一名代表參加。
具體通知如下：
1.報到時(shí)間：****年**月**日;
2.會(huì )議地點(diǎn)：**市****;
3.會(huì )務(wù)費：****元/人;
請貴單位盡快回復與會(huì )代表名單，以便預定飛機票;
聯(lián)系人：供銷(xiāo)公司經(jīng)理辦***;
聯(lián)系電話(huà)：(025)******* 。