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會(huì )議通知的基礎寫(xiě)法
基礎的會(huì )議通知具備什么要件?下面就由CN人才網(wǎng)小編給大家介紹關(guān)于會(huì )議通知的基礎寫(xiě)法，希望對大家有幫助。
在一個(gè)完整的會(huì )議邀請中，至少應該包括會(huì )議時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì )者、會(huì )議目的、預期成果、會(huì )議議題、會(huì )議議程、提前準備的資訊7個(gè)要件：
1-會(huì )議時(shí)間地點(diǎn)
會(huì )議通知上，我們只能找到開(kāi)始時(shí)間、看不到會(huì )議的結束時(shí)間。這就讓被邀請者很郁悶，同時(shí)也會(huì )為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標注會(huì )議開(kāi)始時(shí)間與結束時(shí)間，同時(shí)建議大家能夠提前十分鐘到達。
2-參會(huì )者
誰(shuí)會(huì )來(lái)參加這個(gè)會(huì )議?這些人在會(huì )議中的分工是什么?如果可以的話(huà)，應該在會(huì )議邀請中明確標明。如 孫繼偉-會(huì )議主持，李二明-負責會(huì )議記錄，趙明洋―項目發(fā)言人等。
3-會(huì )議目的
在組織中經(jīng)常召開(kāi)的會(huì )議有兩類(lèi)：一類(lèi)是問(wèn)題解決類(lèi)的會(huì )議，另一類(lèi)是決策類(lèi)會(huì )議。其它類(lèi)型的會(huì )議，如信息收集類(lèi)、研討類(lèi)、報告會(huì )等，也可以采取其它方式進(jìn)行，不一定非要把參與者聚集在一起。
會(huì )議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時(shí)間長(cháng)度會(huì )有顯著(zhù)差別。問(wèn)題解決類(lèi)的會(huì )議，與會(huì )者首先要對問(wèn)題是什么達成共識，才可能探討相應的解決方案。同時(shí)，參會(huì )者還要具備解決問(wèn)題的專(zhuān)業(yè)知識與技能，才有可能達成會(huì )議目標。為了使參與者從一開(kāi)始就明晰會(huì )議的重點(diǎn)，會(huì )議主題可以以問(wèn)題的方式進(jìn)行設置，比如：“如何在第三季度完成250萬(wàn)銷(xiāo)售額?”
決策類(lèi)的會(huì )議，在會(huì )議初始要對會(huì )議決策方式達成共識：是采取一票否決的方式、少數服從多數的方式還是交由領(lǐng)導來(lái)做決定。這樣的好處在于，每一位參會(huì )者都知道自己的權利如何，可以最大限度的保障會(huì )議的成功進(jìn)行。
4-預期成果
會(huì )議結束以后，期望的預期成果是什么?是確定當前問(wèn)題的解決思路、還是就行動(dòng)方案達成團隊共識?還是建立一個(gè)流程的規范?
5-會(huì )議議題
為了使每一個(gè)會(huì )議過(guò)程更為聚焦，需要把大的會(huì )議主題拆分為多個(gè)議題，會(huì )議議題的作用在于引導參會(huì )者對會(huì )議主題層層深入，以更好的提升會(huì )議的效率。
會(huì )議議題根據會(huì )議目的不同，會(huì )有不同的設置。一般來(lái)講，會(huì )把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類(lèi)的議題放在最后。在議題設置過(guò)程中，要圍繞會(huì )議目的，找出具有較高關(guān)聯(lián)度的議題，并且注意議題的先后順序。
6-會(huì )議議程
很多時(shí)候，參會(huì )者進(jìn)入到會(huì )議室才會(huì )看到會(huì )議議程。尤其是部門(mén)內部會(huì )議上，參會(huì )者往往對會(huì )議要討論的議題數量、目標沒(méi)有太多了解，所以容易造成跑題、焦點(diǎn)問(wèn)題不集中的情況。所以會(huì )議議程是會(huì )議中很重要且不可或缺的內容。
會(huì )議的時(shí)間、議題都要有明確的時(shí)間節點(diǎn)，尤其是在過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節由誰(shuí)來(lái)發(fā)言?目標是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會(huì )議前就提供給參會(huì )者，大家也會(huì )有針對性的進(jìn)行準備。
7-提前準備的資訊
參會(huì )者在會(huì )議前根據會(huì )議主題進(jìn)行必要的資料收集，會(huì )對此次會(huì )議目標達成有很大幫助。
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