會(huì )議紀要怎么寫(xiě)
會(huì )議紀要是反映會(huì )議基本情況、重要精神和議定事項，并要求有關(guān)單位執行的一種紀實(shí)性文體。起草各類(lèi)會(huì )議紀要是辦公室的基本職能之一，也是文秘人員的一項基礎性、經(jīng)常性工作。根據筆者的經(jīng)驗，寫(xiě)好會(huì )議紀要需要做好以下幾方面的工作。
一、預測會(huì )議內容
凡事預則立，不預則廢。會(huì )前對參會(huì )人員和研究議題有一個(gè)大致的了解，對起草會(huì )議紀要有很大的幫助。
(一)根據參會(huì )人員預測會(huì )議內容。會(huì )議記錄人應在會(huì )前弄清楚會(huì )議研究的議題，再根據會(huì )議召集人、主要匯報人的職務(wù)、哪些部門(mén)負責人參加本議題的研究等情況，大致推測會(huì )議將做出什么樣的決策，這樣就對會(huì )議有了一個(gè)整體的把握，便于做好會(huì )議記錄。特別是對沒(méi)有書(shū)面匯報材料的會(huì )議，這種推測顯得尤為重要。
(二)根據會(huì )議材料預測討論焦點(diǎn)。如果記錄人有書(shū)面匯報材料，應該在會(huì )前快速瀏覽材料內容，弄清楚匯報單位提出的具體請求或建議。一般來(lái)說(shuō)，匯報單位請求解決的具體困難和問(wèn)題往往就是會(huì )議討論的重點(diǎn)，會(huì )議最后一般都會(huì )對這些內容進(jìn)行總結，即最后“拍板”。會(huì )前對這些內容有所了解，會(huì )中就可以有針對性地進(jìn)行重點(diǎn)記錄。
二、做好會(huì )議記錄
會(huì )議記錄是會(huì )議紀要的初稿，好的會(huì )議記錄稍做加工就可以作為會(huì )議紀要。因此，做好會(huì )議記錄對于寫(xiě)好會(huì )議紀要十分重要。
(一)突出重點(diǎn)記錄。一般情況下，每個(gè)議題討論到最后，會(huì )議召集人都會(huì )做總結性發(fā)言。這個(gè)發(fā)言是在歸納會(huì )議討論情況，形成一致意見(jiàn)基礎上做出的會(huì )議結論，也是會(huì )議紀要的主要內容，要盡可能一字不漏地記錄下來(lái)。同時(shí)，對于某項工作，分管副職的發(fā)言往往操作性很強，對于落實(shí)會(huì )議精神十分重要，也要重點(diǎn)記錄。
(二)有針對性記錄。無(wú)論什么工作，上會(huì )研究時(shí)都會(huì )有需要解決的具體問(wèn)題。記錄時(shí)要注意記清楚每個(gè)人的發(fā)言中關(guān)于這些問(wèn)題的具體表態(tài)。如：某項工作由誰(shuí)牽頭，哪些單位配合;給哪個(gè)單位或部門(mén)多少錢(qián)，什么名目，怎么使用，等等。這些內容往往是會(huì )議紀要的核心內容，要嚴格按照主要負責人的原話(huà)記錄，做到一字不差。
(三)注重細節記錄。會(huì )議討論階段，大家就某個(gè)具體問(wèn)題紛紛發(fā)表意見(jiàn)，會(huì )議召集人可能會(huì )對某位同志的某個(gè)觀(guān)點(diǎn)表示明確的贊成或反對。這些意見(jiàn)中特別是涉及到具體工作措施、人員分配、經(jīng)費安排等問(wèn)題的，不管會(huì )議總結時(shí)是否再次提到，都應該把這些細節問(wèn)題記錄清楚，寫(xiě)進(jìn)會(huì )議紀要。
三、會(huì )后擬稿
會(huì )議紀要有其規范的格式，在擬稿時(shí)，除了要抓住中心、突出重點(diǎn)、條理清晰、語(yǔ)言精煉以外，還要注意文體格式和語(yǔ)言規范。一般來(lái)說(shuō)，會(huì )議紀要包括標題和正文兩部分，每一部分都有相對固定的寫(xiě)作格式。
(一)標題的寫(xiě)法
會(huì )議紀要的標題有“單標題”和“雙標題”兩種，以“單標題”居多。
1.單標題的寫(xiě)法。最常用的標題寫(xiě)法是由“單位+會(huì )議名稱(chēng)+文種類(lèi)別(紀要)”組成。如“xx市政府關(guān)于提高城鄉居民最低生活保障標準的會(huì )議紀要”;有的會(huì )議也可用會(huì )議地點(diǎn)作標題，如“兩型社會(huì )建設長(cháng)沙會(huì )議紀要”;有時(shí)也可把會(huì )議的主要內容在標題里揭示出來(lái)，類(lèi)似文件標題，如“關(guān)于長(cháng)、株、潭三市統一電話(huà)區號的會(huì )議紀要”、“關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導同志批示做好xx文物保護工作的會(huì )議紀要”。
2.雙標題的寫(xiě)法。這種紀要一般有正副兩個(gè)標題，正標題概括會(huì )議主題，副標題與單標題的寫(xiě)法相同，由“會(huì )議名稱(chēng)+文種”組成。如：“在比較中找差距——xx現場(chǎng)會(huì )議紀要”。
(二)正文的寫(xiě)法
會(huì )議紀要正文一般分為導言和主體兩個(gè)部分。導言部分概述會(huì )議基本情況，主體部分記述會(huì )議內容。
1.導言部分的寫(xiě)法。導言概述會(huì )議基本情況，包括會(huì )議時(shí)間、會(huì )期、會(huì )址、主持人、出席人、列席人等。具體寫(xiě)法常見(jiàn)的有兩種：一是平列式。將會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、列席人、記錄人等基本情況采用分條列出的寫(xiě)法，每項內容作一個(gè)自然段列出。有時(shí)“主持人”可以不列，“出席人”中的第一個(gè)人即為主持人;“列席人”也根據會(huì )議具體情況，有的'會(huì )議沒(méi)有列席人。二是魚(yú)貫式。將會(huì )議的基本情況作為一個(gè)自然段，簡(jiǎn)要描述一些會(huì )議背景及會(huì )議的基本情況，描述的內容與前一種寫(xiě)法相同，使人看后能對會(huì )議有整體的了解。這種寫(xiě)法一般將出席會(huì )議單位寫(xiě)在導言部分，具體與會(huì )人員的姓名寫(xiě)在正文之后。
2.主體部分的寫(xiě)法。這部分主要是寫(xiě)會(huì )議精神和議定事項，是紀要的主要部分，常見(jiàn)的寫(xiě)法有三種：一是條文式寫(xiě)法。以會(huì )議召集人的總結發(fā)言為基礎，將會(huì )議議定事項分成幾條具體意見(jiàn)寫(xiě)出來(lái)。如：同意開(kāi)展什么工作，給多少資金，由哪個(gè)部門(mén)負責(有時(shí)還需要點(diǎn)名由誰(shuí)牽頭)，工作中要注意哪幾個(gè)問(wèn)題，等等。辦公會(huì )議紀要、工作會(huì )議紀要多用這種寫(xiě)法。二是綜述式寫(xiě)法。即把會(huì )議的主要內容分成幾個(gè)部分，分別加上標號或小標題，分項來(lái)寫(xiě)。這種寫(xiě)法側重于橫向分析闡述，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務(wù)、政策措施等的闡述，對問(wèn)題的分析比較全面、透徹，有一定的理論指導意義。這種紀要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì )、深入貫徹落實(shí)的重大會(huì )議。三是摘記式寫(xiě)法。這種寫(xiě)法是把會(huì )議中具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或邏輯順序分別闡述。這種寫(xiě)法能夠如實(shí)反映與會(huì )人員的意見(jiàn)。一般來(lái)說(shuō)，重要的座談會(huì )或需要了解與會(huì )人員不同意見(jiàn)的會(huì )議紀要，可采用這種寫(xiě)法。
(三)其他注意事項
會(huì )議紀要的稱(chēng)謂有特殊性，一般采用第三人稱(chēng)寫(xiě)法。會(huì )議紀要以整個(gè)會(huì )議的名義表述，反映的是與會(huì )人員的集體意志，必須概括會(huì )議的共同決定，常以“會(huì )議”作為表述主體，如“會(huì )議認為”、“會(huì )議指出”、“會(huì )議決定”、“會(huì )議要求”、“會(huì )議號召”、“與會(huì )代表一致表示”等。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題，則需要分別論述并寫(xiě)明分歧所在。由于會(huì )議紀要不可能全面記述所研究事項的各個(gè)方面，加上隨著(zhù)時(shí)間的推移，所研究的事情也會(huì )發(fā)生變化，因此，如果會(huì )議同意某件事情，一般采用“原則同意……”的寫(xiě)法。涉及具體工作時(shí)，不管領(lǐng)導是否強調，一般都加上“依法按程序辦理
”、“按程序報批”等內容。同時(shí)，會(huì )議紀要還應注意如實(shí)反映會(huì )議內容，不講究語(yǔ)言的華美和結構的精巧，不能離開(kāi)會(huì )議實(shí)際搞再創(chuàng )作，不能人為拔高、深化和填平補齊。
此外，如果是需要下發(fā)并要求下級單位貫徹執行的會(huì )議紀要，一般還應有文號。文號寫(xiě)在標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱(chēng)標出，并用“【】”括入，如：【XX】67號。辦公會(huì )議紀要對文號一般沒(méi)有必須的要求，但是在辦公例會(huì )中一般要有文號，如“第xx期”、“第xx次”，寫(xiě)在標題的正下方。會(huì )議紀要的時(shí)間可以寫(xiě)在標題的下方，也可以寫(xiě)在正文的右下方主辦單位的下面，用漢字寫(xiě)明年、月、日，如“20xx年x月x日”。會(huì )議紀要一般不加蓋公章，發(fā)送單位和印數根據會(huì )議實(shí)際情況確定。
會(huì )議議定事項是本單位、本地區、本系統開(kāi)展工作的依據。好的會(huì )議紀要應該具備及時(shí)性、準確性、合法性和可操作性等特點(diǎn)。每個(gè)辦公室人員都應該掌握起草會(huì )議紀要的基本技能。
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