加強電子文件歸檔工作的思考論文
加強電子文件歸檔工作的思考論文
隨著(zhù)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統文件無(wú)法比擬的優(yōu)勢。在電子文件大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文肪有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問(wèn)題。
一、慎選電子文件歸檔方法與移交途徑
電子文件歸檔管理是近年來(lái)隨著(zhù)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時(shí)歸檔與有效利用，檔案部門(mén)必須在科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔的工作中，密切結合本單位辦公造化與信息管理工作的實(shí)際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設之中。
1、建立電子文件網(wǎng)絡(luò )歸檔專(zhuān)用系統。利用計算機網(wǎng)絡(luò )系統，建立電子文件歸檔專(zhuān)用子系統，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)專(zhuān)用系統傳遞給檔案部門(mén)。同時(shí)，檔案部門(mén)要與辦公造化與信息管理部門(mén)通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統一管理。
2、由計算機與信息管理部門(mén)負責電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計算機與信息管理部門(mén)具有一定的技術(shù)優(yōu)勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計算機與信息管理部門(mén)負責。由計算機與信息管理部門(mén)具體實(shí)行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動(dòng)，開(kāi)發(fā)集中統一的信息管理系統，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點(diǎn)”。
必須強調的是：無(wú)論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關(guān)注電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性；同時(shí)，檔案部門(mén)都必須積極參與其中，承擔業(yè)務(wù)指導與監督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用。
二、建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系
1、保障電子文件的真實(shí)性。無(wú)論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來(lái)生成、發(fā)送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過(guò)程中的各類(lèi)憑證信息真實(shí)、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發(fā)送、接收人員與時(shí)間。
2、保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時(shí)存在電子文件及相應的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實(shí)保證其在內容、格式以及相關(guān)說(shuō)明與描述上的完全一致。
3、保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時(shí)調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長(cháng)期有效，并確保能夠隨著(zhù)軟、硬件的升級換代而及時(shí)進(jìn)行有關(guān)電子文件的遷移作業(yè)。
4、保障電子文件的安全性。一般應于次年的6月底之前，將上一年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門(mén)進(jìn)行歸檔移交；有條件的單位，負責電子文件形成的計算機與信息管理等業(yè)務(wù)部門(mén)則應當于電子文件形成后的3個(gè)月內，將其向本單位檔案部門(mén)進(jìn)行在線(xiàn)移交。
檔案部門(mén)必須將計算機與信息管理等業(yè)務(wù)部門(mén)移交的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤(pán)，一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許使用軟磁盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等移動(dòng)存儲設備作為電子文件長(cháng)期保存的載體。
對于采取技術(shù)手段對內容進(jìn)行“加密”處理的電子文件，應當在解密后進(jìn)行脫機保存。在存儲電子文件的載體或者裝具上應當注明反映其內容的檢索標識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應當具體注明相應的密級與保密期限，并嚴格按照國家保密法律法規的規定進(jìn)行管理。
三、建立“三位一體”的電子文件管理運行模式
電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問(wèn)題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門(mén)是難以完成的。因此，應當采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計算機與信息管理部門(mén)“三位一體”的電子文件管理運行模式，各部門(mén)各司其職、各揚所長(cháng)。電子文件形成部門(mén)熟悉業(yè)務(wù)，了解電子文件歷史聯(lián)系，對于鑒定電子文件的價(jià)值富有“話(huà)語(yǔ)權”，是電子文件歸檔管理工作的主要責任者；檔案部門(mén)既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，歌謠 效地發(fā)揮統籌全局、把好關(guān)口的作用；而計算機與信息管理部門(mén)一方面作為電子文件的形成者，另一方面又作為設計與維護信息管理網(wǎng)絡(luò )、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實(shí)施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。
四、提高電子文件歸檔管理人員的素質(zhì)
從某種意義上說(shuō)，電子文件歸檔管理問(wèn)題是檔案管理工作中的一個(gè)新課題，需要掌握新的知識理論與技術(shù)手段。而現有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習與技術(shù)培訓等活動(dòng)，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實(shí)踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術(shù)，并要具有較強的寫(xiě)作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。
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